Comment sauvegarder les enregistrements de vos réunions

Les enregistrements de réunions finissent là où l'appel a eu lieu. Zoom les enregistre dans un dossier sur l'ordinateur portable de l'hôte ou sur le cloud de Zoom, Microsoft Teams place les enregistrements dans OneDrive ou SharePoint, et Google Meet les dépose dans un dossier du Google Drive de l'organisateur. Les enregistrements peuvent également expirer en vertu d'une politique de rétention ou disparaître lorsque la personne qui a animé la réunion quitte l'entreprise.

Ce guide explique comment les équipes conservent habituellement les enregistrements de réunions, où ces copies ont tendance à se perdre et comment les sauvegarder dans une bibliothèque Fabric unique où chaque appel est transcrit et consultable en fonction de ce qui a été dit.

Comment les enregistrements de réunions sont habituellement conservés

L'approche la plus courante consiste à laisser les enregistrements là où l'outil de réunion les a placés. Cela ne demande aucun effort et convient très bien pour un appel ponctuel. Mais au fil des mois, les appels d'une équipe se retrouvent dispersés sur les comptes de plusieurs hôtes et sur trois plateformes différentes, et quiconque recherche la réunion de lancement client du printemps dernier doit savoir qui l'a animée et quel outil a été utilisé.

Certaines équipes téléchargent les enregistrements dans un dossier sur un lecteur partagé après chaque appel. Cela permet d'avoir un emplacement unique et une copie hors plateforme. Cependant, les fichiers sont volumineux, les téléchargements sont manuels et le dossier se remplit de noms comme zoom_0.mp4 qui ne disent rien de la discussion.

Les robots de réunion et les services de transcription conservent une archive consultable des appels auxquels ils ont participé. Les utilisateurs apprécient les transcriptions. L'archive réside généralement dans une application distincte, séparée des notes, des documents et des diapositives sur lesquels portait la réunion. Comment retrouver quelque chose que quelqu'un a dit dans une réunion examine ce problème de recherche plus en détail.

Étape 1 : Téléversez les enregistrements que vous avez déjà

Commencez par télécharger les enregistrements importants depuis Zoom, Teams et Meet, en vous concentrant sur les appels comportant des décisions, des engagements clients ou du contenu de formation qui méritent d'être conservés. Glissez les fichiers téléchargés dans Fabric sur le web ou sur le bureau, ou utilisez « Téléverser un fichier ». Le téléversement prend en charge de grandes quantités de fichiers à la fois, et les formats MP4, MOV, WebM, MP3, WAV et M4A sont tous pris en charge pour une transcription ultérieure.

Renommez les fichiers au fur et à mesure si vous le pouvez, ou ajoutez un commentaire avec le nom du client ou du projet. Fabric génère un court résumé de chaque élément et suggère des étiquettes, mais un libellé avec vos propres mots, tel que « Appel de renouvellement Acme, mars », reste très utile lorsque vous parcourez une longue liste d'enregistrements.

Étape 2 : Acheminez automatiquement les nouveaux enregistrements vers Fabric

Les enregistrements Google Meet atterrissent dans Google Drive. Une connexion Google Drive intègre ces fichiers dans Fabric grâce à une synchronisation bidirectionnelle approfondie, de sorte que les nouveaux enregistrements apparaissent sans téléchargement manuel. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Pour les enregistrements locaux de Zoom, installez l'application de bureau Fabric. Elle monte Fabric en tant que lecteur virtuel, vous permettant ainsi de définir l'emplacement d'enregistrement de Zoom dans ses paramètres vers un dossier de ce lecteur. Chaque enregistrement est ensuite sauvegardé directement dans Fabric, et les fichiers sur le lecteur n'occupent aucun espace sur votre ordinateur.

Étape 3 : Enregistrez les réunions futures dans Fabric

La sauvegarde la plus simple consiste à enregistrer directement dans Fabric dès le départ. Avec l'application de bureau installée, lancez un appel dans Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet : Fabric détecte la réunion et propose de lancer la transcription. Aucun robot ne rejoint l'appel. La transcription apparaît en temps réel, et vous pouvez y faire des recherches et poser des questions à l'IA pendant que la réunion se déroule.

Les notes que vous rédigez avant ou pendant l'appel s'affichent aux côtés de la transcription. Lorsque la réunion prend fin, Fabric analyse les deux ensemble et produit un compte-rendu. Pour les réunions en personne, démarrez une note de réunion manuellement dans n'importe quelle application Fabric. Notes de réunion et vocales par IA aborde ce sujet plus en détail, et comment prendre des notes de réunion sans qu'un robot ne rejoigne l'appel vous guide tout au long d'un premier appel. L'enregistrement des réunions nécessite un forfait payant.

Étape 4 : Transcrivez les enregistrements archivés et effectuez des recherches

Les enregistrements téléversés peuvent être transcrits afin que les paroles deviennent du texte consultable. Les transcriptions peuvent être modifiées, ce qui est très pratique pour les noms de produits et de personnes. La transcription nécessite un forfait payant.

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et saisissez ce dont vous vous souvenez. La fonction de recherche trouve des correspondances selon le sens dans l'ensemble des transcriptions et dans le reste de votre bibliothèque, et les résultats vous amènent à l'horodatage exact. Mettez une expression entre guillemets, comme « conditions de paiement net 60 », lorsque vous avez besoin des termes exacts.

Pour obtenir des réponses issues de plusieurs appels, ouvrez le dossier des enregistrements et demandez à l'assistant IA, par exemple : « qu'a dit le client à propos de la date de lancement lors de nos cinq derniers appels ? ». Il cite chaque source avec un horodatage sur lequel vous pouvez cliquer pour réécouter ce passage.

Étape 5 : Donnez à l'équipe l'accès à l'archive

Placez les enregistrements dans un espace partagé afin que toute l'équipe puisse y faire des recherches, et pas seulement la personne qui a animé la réunion. Les rôles et autorisations peuvent être configurés au niveau de l'espace et du fichier, avec des rôles de lecteur, commentateur, éditeur et administrateur. Un commentateur peut laisser des commentaires horodatés sur un enregistrement, ce qui est idéal pour signaler les moments qu'un collègue devrait écouter.

Pour les enregistrements contenant des discussions sensibles, ajoutez un mot de passe avec le forfait Pro ou Team ; il n'y a pas de réinitialisation possible, veillez donc à le conserver en lieu sûr. Les tarifs pour les équipes sont disponibles sur la page des forfaits pour les équipes.

Foire aux questions

Où sont enregistrés les enregistrements Zoom et comment puis-je les sauvegarder ?

Les enregistrements locaux vont dans un dossier sur l'ordinateur de l'hôte, et les enregistrements sur le cloud restent dans le compte Zoom de l'hôte. Téléchargez ceux dont vous avez besoin et téléversez-les dans Fabric, ou définissez le dossier d'enregistrement local de Zoom sur un dossier du lecteur de bureau Fabric.

Comment sauvegarder les enregistrements Google Meet ?

Meet sauvegarde les enregistrements dans le Google Drive de l'organisateur. Connectez Google Drive à Fabric et les fichiers se synchroniseront dans les deux sens. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Comment sauvegarder les enregistrements Microsoft Teams ?

Téléchargez l'enregistrement depuis OneDrive ou SharePoint, où Teams le stocke, et téléversez-le dans Fabric. Pour les futurs appels, enregistrez avec l'application de bureau Fabric, qui détecte les réunions Teams.

Puis-je enregistrer des réunions sans qu'un robot n'y participe ?

Oui. L'application de bureau Fabric détecte les appels dans Zoom, Teams et Google Meet et les transcrit sans robot. Cela nécessite un forfait payant.

Puis-je rechercher dans d'anciens enregistrements de réunion quelque chose qui a été dit ?

Oui, une fois qu'ils sont transcrits. La recherche s'étend aux transcriptions et les résultats s'ouvrent à l'horodatage exact.

Les enregistrements de réunions vont-ils remplir mon ordinateur portable ?

Pas si vous les conservez sur le lecteur de bureau Fabric. Les enregistrements qui s'y trouvent sont lus en streaming et ne prennent pas de place sur l'ordinateur, ce qui est particulièrement important pour les fichiers MP4 d'une heure.

Puis-je poser des questions à l'IA à propos d'un ensemble d'enregistrements de réunions ?

Oui. Ouvrez le dossier et l'assistant IA, ou faites un clic droit sur le dossier et ajoutez-le au contexte de l'assistant. Les réponses mentionnent les horodatages dans les enregistrements.

Quels formats de fichiers puis-je téléverser et transcrire ?

Les vidéos aux formats MP4, MOV et WebM, et les audios aux formats MP3, WAV et M4A. La transcription nécessite un forfait payant.