Comment sauvegarder vos documents

Les documents sont les fichiers sur lesquels les gens travaillent tous les jours, ce qui explique en partie pourquoi leurs sauvegardes deviennent désordonnées. Une proposition existe sous la forme d'un fichier Word sur le bureau, d'une version plus récente en pièce jointe d'un e-mail et d'un Google Doc modifié par quelqu'un d'autre. Les feuilles de calcul pour le budget du ménage se trouvent dans Documents sur un ordinateur portable, et la présentation pour l'intervention de la semaine prochaine est sur une clé USB dans un sac.

Ce guide examine la manière dont les gens sauvegardent habituellement leurs documents, les failles qui apparaissent dans la pratique, et comment conserver vos fichiers Word, présentations, feuilles de calcul et fichiers texte dans Fabric afin qu'ils soient stockés hors de votre ordinateur et consultables d'après leur contenu.

Comment les gens sauvegardent habituellement leurs documents

De nombreux ordinateurs portables peuvent sauvegarder les dossiers Bureau et Documents sur le cloud, via OneDrive sous Windows ou iCloud Drive sur Mac, et cette option est souvent activée lors de la configuration. C'est un bon point de départ. Les fichiers enregistrés ailleurs, comme dans Téléchargements ou dans un dossier de projet sur un disque externe, restent en dehors de ce cadre, et la copie est liée au compte d'une seule plateforme.

Google Drive ou Dropbox pour ordinateur de bureau fournissent un dossier synchronisé qui fonctionne à la fois sur Mac et Windows. Ils protègent tout ce que vous y enregistrez. Cependant, dans un dossier partagé, plusieurs versions du même fichier ont tendance à s'accumuler, et savoir laquelle est la version actuelle dépend de noms de fichiers tels que proposition_v3_FINAL_modifs.docx.

S'envoyer des documents par e-mail ou à un collègue reste une méthode de sauvegarde informelle courante. Chaque e-mail contient effectivement une copie. Avec le temps, la boîte de réception devient l'archive, et trouver la bonne version implique de rechercher les pièces jointes par date. Comment savoir quelle version d'un fichier est la plus récente aborde cette difficulté particulière.

Étape 1 : Copiez vos documents existants dans Fabric

Commencez par les dossiers qu'il serait douloureux de perdre : projets professionnels, contrats, démarches administratives personnelles, écrits. Dans l'application web ou pour ordinateur de Fabric, glissez-déposez les fichiers ou cliquez sur Téléverser un fichier. Le téléversement prend en charge un grand nombre de fichiers à la fois, et les formats courants sont reconnus comme documents : DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON, fichiers PowerPoint en PPT et PPTX, feuilles de calcul en CSV et XLSX, et livres numériques EPUB.

Si vous consolidez les données de plusieurs services, procédez un par un et vérifiez que chaque dossier est bien arrivé avant de continuer. Comment consolider le stockage cloud propose un plan plus complet pour cela.

Étape 2 : Travaillez depuis le lecteur Fabric sur votre ordinateur

Installez l'application pour ordinateur Fabric pour Mac, Windows ou Linux. Elle monte Fabric comme un lecteur virtuel, ce qui vous permet d'ouvrir un DOCX dans Word, de le modifier et de le réenregistrer, exactement comme vous le feriez depuis un dossier local. Chaque sauvegarde est envoyée vers Fabric, intégrant ainsi la sauvegarde à vos habitudes de travail plutôt que d'en faire une tâche distincte.

Rien sur le lecteur n'est stocké localement ; les documents sont diffusés à la demande lors de leur ouverture. Une équipe peut travailler depuis un lecteur partagé de cette façon, permettant aux collègues d'ouvrir la même copie. Comment configurer un lecteur partagé pour votre équipe détaille cette mise en place.

Étape 3 : Importez des documents depuis des applications cloud

Les fichiers Google Docs, Sheets et Slides peuvent être intégrés dans Fabric via une connexion Google Drive. Il s'agit d'une synchronisation bidirectionnelle approfondie : les fichiers sont donc créés dans Fabric et les modifications se répercutent dans les deux sens. Les documents Notion peuvent également être importés via une connexion. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Les documents reçus par e-mail peuvent être transférés vers votre adresse e-mail Fabric, qui accepte les messages provenant de l'adresse de votre compte vérifié. Sur un téléphone, utilisez le menu de partage dans n'importe quelle application pour envoyer un fichier vers Fabric.

Étape 4 : Retrouvez des documents grâce à leur contenu

Fabric traite chaque document dès son arrivée. Il crée des représentations vectorielles (embeddings) pour la recherche sémantique, rédige un bref résumé, extrait des attributs tels que les thématiques et suggère des tags. Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) et décrivez le fichier. La recherche analyse le texte à l'intérieur des documents, ce qui permet à « la présentation avec le plan de recrutement 2025 » de retrouver un fichier nommé Presentation_v7.pptx.

Utilisez des guillemets pour les expressions exactes, et filtrez par tag, emplacement ou type d'élément. Si vous préférez des dossiers, gardez-les simples ; les collections intelligentes que vous configurez peuvent s'alimenter d'elles-mêmes à partir du contenu de chaque fichier.

Des noms de fichiers pertinents restent utiles lorsque vous partagez des fichiers avec d'autres personnes ou que vous parcourez visuellement un dossier. Les conventions de nommage de fichiers suggèrent des structures qui tiennent l'épreuve du temps, comme le fait de mettre la date en premier pour que les fichiers se classent dans l'ordre. Pour vos propres recherches, décrire le contenu est généralement plus rapide que de se souvenir d'un nom.

Étape 5 : Lisez, annotez et posez des questions partout

Les documents sauvegardés sont disponibles sur le web, les applications pour ordinateur et les applications iOS et Android. Vous pouvez surligner et commenter des fichiers texte, et partager un document avec des collègues avec les rôles de lecteur, commentateur ou éditeur.

L'assistant IA peut lire vos documents, y compris les feuilles de calcul XLSX. Ouvrez un dossier et demandez, par exemple : « laquelle de ces propositions indiquait un tarif journalier supérieur à 800 ? », et il répondra avec des liens cliquables vers les fichiers utilisés. Il peut également modifier directement les documents, avec la possibilité d'accepter ou de refuser chaque modification.

Foire aux questions

Quelle est la meilleure façon de sauvegarder les documents sur mon ordinateur ?

Conservez une copie en dehors de l'ordinateur qui se met à jour au fur et à mesure que vous travaillez. L'enregistrement sur le lecteur Fabric pour ordinateur permet cela, puisque chaque sauvegarde va sur Fabric, et une copie locale ou externe occasionnelle vous offre une sécurité supplémentaire.

Quels formats de documents puis-je sauvegarder sur Fabric ?

Les documents DOCX, TXT, Markdown, HTML et JSON, les présentations PPT et PPTX, les feuilles de calcul CSV et XLSX, et les livres numériques EPUB, ainsi que les PDF.

Puis-je sauvegarder des Google Docs ?

Oui, via la connexion Google Drive, qui synchronise les fichiers dans les deux sens. Les connexions nécessitent un forfait payant.

Puis-je modifier des documents Word stockés dans Fabric ?

Oui. Avec l'application pour ordinateur, ouvrez le fichier depuis le lecteur Fabric dans Word, modifiez-le et réenregistrez-le au même endroit.

La sauvegarde de documents sur Fabric utilise-t-elle l'espace de stockage de mon ordinateur portable ?

Non. Le lecteur pour ordinateur diffuse chaque document au moment où vous l'ouvrez et n'en conserve aucun sur votre disque, de sorte qu'une vaste archive d'anciens projets n'occupe aucun espace de stockage local.

Puis-je effectuer des recherches à l'intérieur de mes documents sauvegardés ?

Oui. La recherche porte sur le texte situé à l'intérieur des documents et s'effectue par sens et par mot-clé. Les guillemets permettent d'obtenir des correspondances exactes.

Mon équipe peut-elle partager un même ensemble de documents sauvegardés ?

Oui. Partagez un espace ou un dossier avec les rôles de lecteur, commentateur, éditeur ou administrateur, ou travaillez depuis un lecteur partagé via l'application pour ordinateur. Les personnes extérieures à votre équipe peuvent ouvrir les liens partagés sans avoir à créer de compte.

Puis-je sauvegarder des documents avec le forfait gratuit ?

Oui. Les téléversements de fichiers et les notes sont inclus dans le forfait gratuit, qui comporte des limites de stockage et de taille de fichier. Les connexions nécessitent un forfait payant. Consultez les tarifs pour plus de détails.