Comment sauvegarder vos contrats

Les contrats sont ces documents que l'on ouvre rarement, mais dont on a cruellement besoin le moment venu. Un bail arrive à échéance pour son renouvellement, un client conteste une modalité de paiement, un contrat de travail se révèle contenir un délai de préavis que vous aviez oublié. À cet instant, la copie signée peut se trouver dans un compte de signature électronique auquel vous ne vous connectez plus, en pièce jointe enfouie dans la boîte de réception d'un ancien collègue, ou encore sous la forme d'un original papier dans un carton datant du dernier déménagement.

Ce guide présente les méthodes habituelles par lesquelles les particuliers et les petites entreprises conservent des copies de leurs contrats, les raisons pour lesquelles ces copies s'égarent, et la façon de sauvegarder chaque accord dans Fabric pour qu'il soit protégé, accessible sur n'importe quel appareil et interrogeable selon ses termes.

Comment conserve-t-on habituellement les copies de contrats

Les services de signature électronique tels que DocuSign et Dropbox Sign stockent l'accord finalisé sur le compte de l'expéditeur et envoient une copie par e-mail à chaque partie. C'est pratique le jour de la signature. Avec les années, les copies finalisées s'éparpillent sur plusieurs comptes et boîtes de réception, dont certains appartiennent à des personnes qui ont depuis quitté l'entreprise.

Les originaux papier restent essentiels pour certains accords, et un classeur ou une boîte d'archives est leur emplacement habituel. Il s'agit d'un exemplaire unique, situé dans un seul bâtiment, et vérifier une clause implique de retrouver d'abord le bon dossier.

Un dossier partagé sur le cloud nommé Contrats constitue le compromis le plus courant. Cela fonctionne quand quelqu'un y classe chaque accord sans tarder. Lorsque le classement prend du retard, le dossier contient la plupart des contrats mais pas tous, et des noms de fichiers comme Contrat_signe(2).pdf n'indiquent ni le client ni la version. Comment stocker des documents importants en ligne et en toute sécurité aborde la question plus large du lieu où les documents sensibles doivent être conservés.

Étape 1 : Rassembler vos contrats existants dans un dossier unique

Créez un dossier Contrats dans Fabric, ou un espace si une équipe doit l'utiliser. Téléchargez les accords finalisés depuis vos comptes de signature électronique et glissez-les dans le dossier, ou cliquez sur Téléverser un fichier ; le téléversement prend en charge de grandes quantités de fichiers à la fois. Les PDF signés et les brouillons modifiables au format DOCX peuvent cohabiter côte à côte.

Pour les originaux papier, photographiez chaque page avec votre téléphone ou numérisez-les, puis téléversez les images ou le PDF scanné. Fabric lit le texte dans les PDF et sur les pages photographiées, de sorte qu'un accord numérisé devient interrogeable au même titre que les documents numériques. Conservez également l'original papier ; pour certains contrats, c'est cette copie qui fait foi.

Étape 2 : Récupérer les nouveaux contrats dès leur signature

Lorsqu'une copie signée arrive par e-mail, transférez-la vers votre adresse e-mail Fabric. Fabric n'accepte que les messages provenant de l'adresse vérifiée de votre compte, et au sein d'une équipe, vous pouvez approuver des expéditeurs supplémentaires, afin qu'un collègue gérant les signatures puisse envoyer directement les accords.

Sur un téléphone, ouvrez la pièce jointe dans votre application de messagerie, appuyez sur Partager et choisissez Fabric. Téléchargez l'application iOS ou Android depuis la page de téléchargement mobile si ce n'est pas déjà fait. Vous pouvez ajouter un commentaire ou des étiquettes lors de l'enregistrement, comme le nom de la contrepartie et la date de renouvellement.

Étape 3 : Protéger le dossier avec un mot de passe

Les contrats contiennent souvent des tarifs, des données personnelles et des conditions que vous préféreriez ne pas dévoiler à toute personne ayant accès à votre espace de travail. Ajoutez une protection par mot de passe au dossier Contrats : faites un clic droit dessus, ou ouvrez-le et cliquez sur le menu à trois points, sélectionnez Ajouter une protection par mot de passe et saisissez un mot de passe. La protection par mot de passe est disponible sur les forfaits Pro et Team.

Un mot de passe sur un dossier s'applique également aux fichiers qui y sont ajoutés ultérieurement, protégeant ainsi les nouveaux contrats dès leur arrivée. Toute personne disposant de l'accès doit saisir le mot de passe, et l'accès reste valable pendant six heures avant d'être à nouveau requis. Il n'existe pas de réinitialisation de mot de passe, veillez donc à le conserver dans un gestionnaire de mots de passe.

Pour donner à un client l'accès uniquement à ses propres accords, créez un espace pour ce client et partagez-le avec lui ; il n'aura accès qu'à cet espace. Les rôles et autorisations déterminent ce que chaque personne peut faire.

Étape 4 : Retrouver une clause ou une date dès que nécessaire

Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). La recherche trouve des correspondances par sens et par mot-clé dans l'ensemble de vos contrats et ouvre les résultats à la page exacte. Mettez une expression entre guillemets, telle que « limitation de responsabilité » ou un numéro de contrat, pour une correspondance exacte, et filtrez par étiquette ou par dossier pour restreindre la recherche à un seul client.

Pour les questions portant sur plusieurs accords, ouvrez le dossier Contrats et interrogez l'assistant IA. Il restreint ses recherches à ce dossier et cite les contrats utilisés, vous permettant ainsi de demander quels contrats arrivent à renouvellement au prochain trimestre ou quel délai de préavis exige chaque fournisseur, avant de cliquer pour accéder directement à la clause. Considérez cette réponse comme un moyen rapide de localiser la bonne page ; l'appréciation juridique de la signification d'une clause relève toujours de votre responsabilité et de celle de votre avocat.

Pour mettre en place un suivi plus complet des renouvellements, consultez l'article sur la façon de faire le suivi des dates de renouvellement.

Étape 5 : Accéder aux contrats où que la question se pose

Les questions relatives aux contrats surviennent souvent loin du bureau : un propriétaire au téléphone, un fournisseur lors d'un salon professionnel, l'appel d'un client depuis la voiture. Fabric fonctionne sur le Web, sous forme d'application de bureau pour Mac, Windows et Linux, ainsi que sur iOS et Android. Ainsi, le contrat sauvegardé et sa recherche sont accessibles sur n'importe quel appareil dont vous disposez. La protection par mot de passe et l'analyse des liens nécessitent un forfait Pro ou Team ; consultez les tarifs pour découvrir les différences.

Foire aux questions

Où dois-je stocker les contrats signés ?

Dans un emplacement distinct du service de signature électronique et de votre boîte de réception, au sein d'un dossier unique sauvegardé et protégé. Fabric peut rassembler des PDF signés, des brouillons et des numérisations, avec une protection par mot de passe sur le dossier pour les forfaits Pro et Team.

Comment sauvegarder les contrats depuis DocuSign ?

Téléchargez les documents finalisés depuis votre compte DocuSign et téléversez-les dans Fabric, ou transférez les e-mails de finalisation contenant les pièces jointes vers votre adresse e-mail Fabric.

Puis-je sauvegarder des contrats papier ?

Oui. Photographiez ou numérisez chaque page et téléversez-la. Fabric lit le texte des pages photographiées et des PDF numérisés, les rendant ainsi interrogeables. Conservez également l'original papier.

Puis-je protéger un dossier de contrats par mot de passe ?

Oui, sur les forfaits Pro et Team. Le mot de passe s'applique aux fichiers ajoutés ultérieurement, l'accès dure six heures et il n'y a pas de réinitialisation possible ; pensez donc à le sauvegarder dans un gestionnaire de mots de passe.

Puis-je rechercher une clause spécifique dans l'ensemble de mes contrats ?

Oui. La recherche porte sur le texte présent au sein de vos contrats, et les guillemets permettent d'obtenir des correspondances exactes. Les résultats s'ouvrent directement à la page où apparaît la clause.

L'IA peut-elle m'indiquer la date de renouvellement de mes contrats ?

Vous pouvez interroger l'assistant IA sur un dossier de contrats ; il répondra en citant les documents utilisés. Vérifiez la clause citée avant d'agir, et soumettez toute question d'ordre juridique à un avocat.

Comment partager des contrats en toute sécurité avec un client ?

Créez un espace pour ce client et partagez-le avec lui, afin qu'il n'ait accès qu'à cet espace. Vous pouvez ajouter un mot de passe avec les forfaits Pro et Team.

Le stockage de contrats dans Fabric est-il confidentiel ?

Vous contrôlez les accès grâce aux paramètres de partage, aux rôles et aux mots de passe. La page relative à la sécurité explique comment Fabric protège vos données, et votre propre équipe juridique ou de conformité doit valider que cela correspond à vos exigences.