Comment poser des questions à l'IA à propos d'une feuille de calcul

Une feuille de calcul arrive souvent accompagnée d'une question. Votre banque exporte une année de transactions au format CSV et vous souhaitez savoir ce que vous avez dépensé en logiciels. Un collègue vous envoie un classeur de budget comportant six onglets et vous demande si la ligne marketing a augmenté. Un outil de sondage vous livre 400 lignes de réponses, et l'information utile se trouve quelque part dans la colonne de texte libre.

Ce guide explique comment les gens obtiennent habituellement des réponses à partir de feuilles de calcul, et comment en ajouter une à Fabric pour interroger son assistant IA en langage naturel, avec les documents associés au sein de la même conversation.

Comment les gens obtiennent habituellement des réponses à partir d'une feuille de calcul

Les filtres, les tris et les tableaux croisés dynamiques dans Excel ou Google Sheets sont les outils standards, et pour les personnes qui les utilisent au quotidien, ils sont rapides et précis. Pour les utilisateurs occasionnels, créer un tableau croisé dynamique pour répondre à une seule question peut prendre plus de temps que la question n'en mérite, et le résultat doit être recréé lorsque les données changent.

Les formules constituent l'étape suivante. SOMME.SI et RECHERCHEV répondent à la plupart des questions relatives aux totaux et aux correspondances, bien qu'elles nécessitent des données bien structurées et que la personne qui les rédige connaisse la disposition des colonnes. Les colonnes de texte libre, comme les commentaires de sondages ou les descriptions de transactions, sont quant à elles très difficiles à analyser avec des formules.

Beaucoup de personnes collent désormais des lignes dans ChatGPT ou importent le fichier dans un chatbot. Cela gère bien les questions sur le texte libre. Cependant, la feuille de calcul a tendance à arriver sans son contexte : les factures associées aux lignes de dépenses, le brief expliquant les catégories budgétaires, ou la version de l'année précédente pour comparaison.

Étape 1 : Ajouter la feuille de calcul à Fabric

Fabric prend en charge les fichiers CSV et XLSX, et l'IA peut les lire. Glissez-déposez le fichier dans l'application web ou de bureau, collez-le ou cliquez sur Importer un fichier. Les exports d'applications bancaires, d'outils de comptabilité et de plateformes de sondages sont généralement générés dans l'un de ces deux formats.

Pour les feuilles de calcul conservées dans Google Sheets, connectez Google Drive via la place de marché Fabric. La connexion Google Drive se synchronise dans les deux sens, de sorte que le fichier dans Fabric reste à jour au fur et à mesure que les utilisateurs le modifient. Les connexions nécessitent un abonnement payant. Les feuilles de calcul envoyées en pièces jointes par e-mail peuvent être transférées à votre adresse e-mail Fabric.

Étape 2 : Placer la feuille de calcul à côté de son contexte

Un tableau de chiffres répond à davantage de questions lorsque l'assistant peut voir à quoi ces chiffres font référence. Créez un dossier pour le projet et ajoutez la feuille de calcul ainsi que tout ce qui permet de l'expliquer : le brief du projet, les factures ou reçus liés à un export de dépenses, l'e-mail fixant les objectifs ou le classeur de l'année précédente.

Les freelances conservent souvent un dossier par client contenant le registre des factures, les contrats et les justificatifs de paiement réunis, ce qui correspond à l'organisation décrite dans comment organiser ses factures en tant que freelance. La même structure fonctionne pour un budget familial, un rapport de subvention ou un export de pipeline commercial.

Étape 3 : Poser des questions sur les données en langage naturel

Le dossier étant ouvert, lancez l'assistant IA, qui se limite aux fichiers présents dans ce dossier. Pour éviter de l'ouvrir, faites un clic droit sur le dossier et ajoutez-le au contexte de l'assistant.

Demandez ce pour quoi vous auriez autrement créé une formule, formulé exactement comme vous le diriez. « Quels fournisseurs apparaissent le plus souvent dans cet export ? » « Quelles sont les principales réclamations dans la colonne des commentaires ? » « Quelles lignes budgétaires sont plus élevées que dans le classeur de l'année dernière ? » « Certaines transactions du CSV n'ont-elles pas de facture correspondante dans ce dossier ? » Les questions qui croisent la feuille de calcul avec d'autres documents sont celles qui sont les plus difficiles à traiter manuellement.

Les réponses citent leurs sources avec des références cliquables, vous permettant ainsi d'ouvrir le fichier sur lequel l'assistant s'est appuyé. Pour les chiffres destinés à une déclaration fiscale, un rapport de conseil d'administration ou une facture, vérifiez-les par rapport à la feuille de calcul elle-même avant de les utiliser, tout comme vous vérifieriez le travail d'un collègue.

Étape 4 : Affiner avec des questions de suivi

Les questions sur les feuilles de calcul mènent généralement à d'autres questions. Si l'assistant indique que les dépenses en logiciels ont augmenté, demandez quels abonnements en sont à l'origine. S'il énumère les plaintes récurrentes du sondage, demandez quelques commentaires représentatifs pour chacune. Chaque échange permet d'affiner la réponse sans avoir à réécrire la demande initiale.

Les modèles disponibles proviennent de plusieurs laboratoires (Gemini, OpenAI, Claude, DeepSeek, Grok, Qwen et d'autres), tous réunis sous un seul abonnement. Si la réponse d'un modèle à une question sur les données semble inexacte, vous pouvez poser la même question à un autre et comparer.

Étape 5 : Enregistrer les conclusions et les automatiser selon un calendrier

Enregistrez une réponse utile sous forme de note afin que la conclusion reste à côté des données. Une note courte comme « Dépenses logicielles T3 : principales hausses et raisons » est plus facile à retrouver plus tard qu'une conversation, et la recherche Fabric la retrouvera par le sens lorsque vous la chercherez dans plusieurs mois.

Si la même analyse revient chaque semaine ou chaque mois, des agents d'arrière-plan peuvent s'exécuter selon un calendrier défini par vos soins, avec une consigne en langage naturel décrivant le travail et un contrôle sur les dossiers auxquels chaque agent peut accéder. L'analyse récurrente de données est l'une des utilisations les plus courantes. Les agents d'arrière-plan sont disponibles sur les forfaits Pro et Team.

Foire aux questions

L'IA peut-elle lire un fichier Excel ?

Oui. L'IA de Fabric peut lire les fichiers XLSX et CSV, vous pouvez donc poser des questions sur une feuille de calcul dès qu'elle se trouve dans Fabric.

Puis-je poser des questions à l'IA sur une feuille Google Sheets ?

Oui, en connectant Google Drive. La connexion se synchronise dans les deux sens et nécessite un abonnement payant.

Dois-je connaître les formules pour analyser une feuille de calcul avec l'IA ?

Non. Vous posez vos questions en langage naturel, comme « quel mois a enregistré les dépenses les plus élevées », et l'assistant répond à partir du fichier avec une référence que vous pouvez ouvrir.

L'IA peut-elle répondre à des questions en utilisant conjointement une feuille de calcul et d'autres documents ?

Oui. Placez-les dans un même dossier et ouvrez-y l'assistant. Il analyse tout ce qui se trouve dans le dossier, ce qui permet à une question de s'appuyer à la fois sur la feuille de calcul et sur les documents environnants.

Dois-je faire confiance aux chiffres fournis par l'IA ?

Considérez-les comme un point de départ et vérifiez tout chiffre sur lequel vous prévoyez de vous appuyer par rapport au fichier source. Les références citées vous y renvoient directement.

Puis-je analyser la colonne de texte libre dans un export de sondage ?

Oui. Demandez à l'assistant de regrouper les commentaires par thèmes ou d'extraire des exemples d'une réclamation particulière.

Comment poser des questions sur mes relevés bancaires ou mes factures ?

Importez l'export CSV ou les relevés eux-mêmes et interrogez l'assistant dans ce dossier. Le guide comment poser des questions à l'IA sur vos factures et documents traite des formalités administratives personnelles plus en détail.

Puis-je poser des questions à l'IA sur une feuille de calcul avec le forfait gratuit ?

Oui, avec une utilisation limitée de l'IA. La connexion Google Drive et les agents d'arrière-plan nécessitent des abonnements payants. La page Tarifs détaille le contenu de chaque forfait.

Puis-je travailler avec des feuilles de calcul depuis mon système de fichiers ?

Oui. L'application de bureau Fabric monte Fabric comme un disque sur Mac, Windows et Linux, ce qui vous permet d'enregistrer des exports directement dans un dossier Fabric.