Comment poser des questions à l'IA sur une présentation

Une revue trimestrielle de 70 diapositives arrive dans votre boîte de réception la veille de la réunion. Un fournisseur vous envoie une présentation commerciale dont les tarifs sont dissimulés quelque part dans les annexes. Une conférence que vous avez manquée est partagée par la suite sous la forme d'un fichier PowerPoint. Dans chaque cas, vous recherchez une information bien précise, mais la présentation suit l'ordre dans lequel elle doit être exposée, ce qui rend le repérage d'un simple chiffre particulièrement long.

Ce guide explique comment les utilisateurs obtiennent habituellement des réponses à partir de présentations de diapositives, et comment ajouter une présentation à Fabric pour poser des questions directes à son assistant IA, y compris des questions qui portent sur plusieurs présentations à la fois.

Comment obtient-on habituellement des réponses à partir d'une présentation ?

Faire défiler les diapositives dans PowerPoint, Keynote ou Google Slides est le réflexe habituel. Le mode Trieuse de diapositives permet de repérer la section souhaitée, et la fonction Rechercher fonctionne pour les mots exacts. Ces deux méthodes supposent toutefois de se rappeler le titre de la diapositive, sans compter que les présentations relèguent souvent les véritables détails dans des graphiques, des notes de bas de page ou des diapositives d'annexes intitulées « Informations complémentaires ».

Une autre méthode courante consiste à exporter la présentation au format PDF et à la téléverser dans un chatbot. Cela permet d'obtenir rapidement des réponses pour un seul fichier. Cependant, dès que la présentation est modifiée, il faut recommencer l'exportation. De plus, si vos questions nécessitent de consulter la version du trimestre précédent ou les notes de la réunion au cours de laquelle elle a été présentée, vous devez également téléverser ces documents.

Demander directement à la personne qui a créé la présentation est souvent la solution la plus rapide. Mais cela dépend de sa disponibilité, et la réponse reste confinée dans un message de discussion difficile à retrouver un mois plus tard.

Étape 1 : Ajouter la présentation à Fabric

Fabric prend en charge les fichiers PPT et PPTX. Glissez-déposez la présentation dans l'application web ou pour ordinateur, ou cliquez sur Téléverser un fichier. Sur un téléphone, ouvrez le fichier dans n'importe quelle application, appuyez sur Partager et sélectionnez Fabric.

Les présentations reçues par e-mail peuvent être transférées directement à votre adresse e-mail Fabric, ce qui enregistre la pièce jointe sans avoir à la télécharger au préalable. Elle accepte les e-mails provenant de l'adresse vérifiée de votre compte. Pour les présentations stockées dans Google Slides, connectez Google Drive via la place de marché Fabric : cliquez sur Installer, connectez-vous et accordez les autorisations nécessaires. Les connexions requièrent un forfait payant.

Étape 2 : Regrouper la présentation avec son contexte

Une présentation raconte rarement toute l'histoire à elle seule. Créez un dossier dédié et ajoutez-y les documents qui permettent de la comprendre : la version précédente, la feuille de calcul à partir de laquelle les graphiques ont été conçus, le brief auquel elle répond, ainsi que toutes les notes prises lors de sa présentation.

Si la présentation a été diffusée lors d'un appel, l'application pour ordinateur de Fabric peut transcrire la réunion sur Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet sans qu'aucun bot n'ait besoin de la rejoindre. Placez cette transcription dans le même dossier : l'assistant pourra ainsi s'appuyer aussi bien sur ce qui a été dit que sur ce qui a été montré pour vous répondre. La transcription nécessite un forfait payant. L'article Comment associer vos notes de réunion à la transcription vous explique comment gérer cet aspect.

Étape 3 : Poser des questions à l'assistant sur les diapositives

Ouvrez le dossier ainsi que l'assistant IA. Son champ d'action est automatiquement restreint à ce dossier, de sorte que ses réponses s'appuient uniquement sur la présentation et les fichiers associés. Vous pouvez également faire un clic droit sur le dossier pour l'ajouter au contexte de l'assistant sans avoir à l'ouvrir.

Posez-lui les questions que vous poseriez au présentateur : « Quel est le tarif proposé pour l'offre Entreprise ? », « Sur quel taux de croissance les prévisions reposent-elles ? », « Quelles sont les diapositives qui abordent le recrutement, et que disent-elles ? », « Résume les trois recommandations principales en un paragraphe chacune. » Les réponses citent leurs sources au moyen de références cliquables, ce qui vous permet d'ouvrir la présentation et de vérifier le chiffre dans son contexte.

C'est avec les questions de suivi que vous gagnerez le plus de temps. Si la réponse mentionne un risque, demandez quelles mesures d'atténuation la présentation propose. Si un chiffre vous paraît élevé, demandez à quels autres endroits du dossier il apparaît.

Étape 4 : Comparer deux présentations

En plaçant deux versions dans le même dossier, demandez à l'assistant ce qui a changé : « En quoi la feuille de route du T3 diffère-t-elle de celle du T2 ? », « Quels objectifs ont été modifiés entre la présentation de janvier et celle d'avril ? » Cela fonctionne également avec des présentations provenant de sources différentes, comme trois propositions de prestataires pour un même projet, où l'enjeu est de déterminer laquelle offre les meilleures conditions d'assistance.

Pour rechercher une expression précise, la recherche est plus rapide qu'une question. Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows), et placez les mots entre guillemets pour obtenir une correspondance exacte. Les filtres permettent d'affiner les résultats selon un dossier ou un type d'élément spécifique.

Étape 5 : Transformer les réponses en documents préparatoires prêts à être partagés

Enregistrez une réponse utile sous forme de note afin de l'intégrer à votre travail préparatoire : un résumé de la présentation, une liste de questions à soulever, ou encore un comparatif des options. Les notes dans Fabric peuvent être modifiées, et vous pouvez demander à l'assistant d'en peaufiner le contenu, en acceptant ou en rejetant chacune de ses suggestions.

Si vos collègues ont besoin du même contexte, partagez le dossier avec eux. Grâce aux dossiers partagés, vous définissez les autorisations de chaque utilisateur (lecteur, commentateur ou éditeur), et les personnes extérieures à votre espace de travail peuvent utiliser le lien partagé sans avoir à créer de compte.

Foire aux questions

L'IA peut-elle lire un fichier PowerPoint ?

Oui. Fabric lit les fichiers PPT et PPTX, et l'assistant IA peut répondre à vos questions sur une présentation dès lors qu'elle est importée dans Fabric.

Puis-je poser des questions sur une présentation Google Slides ?

Oui, via la connexion à Google Drive, qui nécessite un forfait payant. Une fois la connexion établie, vos présentations Google Slides sont accessibles pour la recherche et pour l'assistant.

Comment obtenir le résumé d'une longue présentation ?

Ouvrez le dossier contenant la présentation, lancez l'assistant IA et demandez-lui un résumé. Vous pouvez exiger un format précis, comme un paragraphe par section ou une liste des décisions prises.

L'IA peut-elle comparer deux versions d'une présentation ?

Placez les deux versions dans le même dossier et demandez à l'assistant ce qui a changé entre elles. Il analysera l'ensemble du contenu du dossier et citera les fichiers sur lesquels il s'est appuyé.

L'IA précisera-t-elle de quelle diapositive provient une réponse ?

Les réponses incluent des références de sources cliquables, vous permettant d'ouvrir le fichier cité et de consulter le passage sur lequel s'appuie la réponse.

Puis-je poser des questions sur les propos du présentateur, et pas seulement sur les diapositives ?

Oui, à condition d'avoir transcrit la réunion. Déposez la transcription dans le même dossier que la présentation : les réponses pourront alors faire référence aux horodatages de l'enregistrement. La transcription nécessite un forfait payant.

Comment trouver une diapositive précise sans faire appel à l'IA ?

Utilisez la barre de recherche. Placez les mots entre guillemets pour rechercher une correspondance exacte, et filtrez par dossier ou type d'élément pour affiner les résultats.

Puis-je interroger l'IA sur une présentation avec le forfait gratuit ?

Oui. Téléverser un fichier PowerPoint et poser des questions à l'assistant fonctionne avec le forfait gratuit, qui comprend une utilisation limitée de l'IA. La connexion à Google Drive et la transcription de réunions nécessitent un forfait payant, comme indiqué sur la page des tarifs individuels.

Mon équipe peut-elle poser des questions sur la même présentation ?

Oui. Partagez le dossier avec eux pour que chacun puisse utiliser l'assistant dessus. Les offres d'équipe sont présentées sur la page des tarifs pour les équipes.