So teilen Sie Präsentationen mit einem Kunden

Ein Pitch, ein Kampagnenkonzept oder ein Quartalsbericht endet meist damit, dass jemand auf Kundenseite fragt: „Können Sie die Präsentation rüberschicken?“ Die Präsentation wandert dann durch das Unternehmen: Die Marketingleitung leitet sie an den Finanzvorstand weiter, der sie zwischen zwei Meetings auf dem Smartphone liest, und jemand anderes öffnet eine ältere Version aus einem Thread von vor zwei Wochen.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Präsentationen üblicherweise an Kunden gesendet werden, was meist schiefgeht, sobald das Deck den Raum verlässt, und wie Sie PowerPoint- und Google Slides-Präsentationen aus Fabric als Links teilen können: einen pro Stakeholder, wenn Sie sehen möchten, wer hineingeschaut hat, mit der Möglichkeit, die Folien nach dem Meeting zu aktualisieren.

Wie Präsentationen üblicherweise an Kunden gesendet werden

Das Versenden der PPTX-Datei per E-Mail ist für viele Teams Gewohnheit. Dadurch bleibt die Präsentation bearbeitbar, was der Kunde möglicherweise für die interne Weiterverwendung wünscht. Präsentationen mit vielen Bildern können jedoch die Limits für E-Mail-Anhänge überschreiten, und wenn der Kunde nicht dieselben Schriftarten installiert hat, ersetzt PowerPoint diese durch andere und das Layout verschiebt sich.

Der Export als PDF sichert das Layout und verringert die Dateigröße – allerdings auf Kosten von Animationen und Sprechernotizen. Ein geteilter Google Slides-Link sorgt für eine einzige aktuelle Version und eignet sich für Kunden, die mit Google Workspace arbeiten; Teams, die vor Kunden mit Microsoft 365 präsentieren, stellen jedoch manchmal fest, dass Zugriffsanfragen und Anmeldeaufforderungen die Abläufe verlangsamen.

Gründer und Vertriebsteams, die wissen möchten, ob eine Präsentation gelesen wurde, nutzen häufig ein Dokumenten-Tracking-Tool wie DocSend. Das deckt das Tracking gut ab, ist jedoch ein weiteres Tool, das zwischen der Datei und der lesenden Person steht.

Schritt 1: Fügen Sie die Präsentation dem Bereich des Kunden hinzu

Laden Sie PPT- oder PPTX-Dateien in den Bereich des Kunden hoch, indem Sie sie hineinziehen oder auf „Datei hochladen“ klicken. Wenn Sie Präsentationen in Google Slides erstellen, verbinden Sie Google Drive über den Fabric-Marketplace, und Ihre Folien werden übernommen; die Google Drive-Verbindung synchronisiert in beide Richtungen, und Verbindungen erfordern einen kostenpflichtigen Plan.

Bewahren Sie Begleitmaterialien zusammen mit der Präsentation auf: die Recherche, auf der sie basiert, das Briefing, die Aufzeichnung des Pitch-Meetings. Wenn der Kunde eine Folgefrage stellt, befindet sich die Antwort wahrscheinlich im selben Bereich. Wie Sie Kundenarbeiten professionell übergeben bietet umfassendere Ratschläge zur Gestaltung einer solchen Übergabe.

Schritt 2: Veröffentlichen Sie einen separaten Link für jeden Stakeholder

Klicken Sie auf „Freigeben“, um das Freigabefenster zu öffnen, öffnen Sie den Tab „Veröffentlichen“ und klicken Sie auf „Link erstellen“. Benennen Sie den Link nach der Person, die ihn erhält, z. B. „Dana, CMO“, und aktivieren Sie die Erfassung von Engagement-Analysen. Wiederholen Sie dies für jeden Stakeholder; Sie können beliebig viele Veröffentlichungslinks erstellen, jeweils mit eigenen Einstellungen. Kopieren Sie jeden Link und senden Sie ihn an die entsprechende Person.

Jeder Link erhält sein eigenes Diagramm über die Zugriffe im Zeitverlauf sowie Besuchsdaten, den Standort und das Gerät jedes Besuchers. Die Analysen nennen die Besucher nicht namentlich, weshalb ein namentlich benannter Link pro Person wichtig ist: Durch den Vergleich der Links sehen Sie, wer die Präsentation geöffnet hat und wer nicht. Link-Analysen sind in den Pro- und Team-Plänen enthalten. Wie Sie erfahren, ob ein Investor Ihr Pitch Deck gelesen hat wendet dieselbe Methode auf das Fundraising an.

Schritt 3: Legen Sie Downloads, Indexierung und Passwörter fest

Jeder Veröffentlichungslink hat seine eigenen Einstellungen. Erlauben Sie Downloads, wenn der Kunde die Datei für die interne Weiterverwendung benötigt; deaktivieren Sie die Option, wenn die Präsentation nur zur Ansicht bestimmt ist. Deaktivieren Sie bei Kundenarbeiten die Indexierung durch Suchmaschinen. Sie können auch festlegen, ob Besucher die Präsentation in ihr eigenes Fabric kopieren dürfen. Wenn die Folien Preise oder noch unveröffentlichte Pläne enthalten, fügen Sie ein Passwort hinzu: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Präsentation, wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“ und geben Sie ein Passwort ein. Es gibt keine Zurücksetzfunktion, und Betrachter müssen es nach sechs Stunden erneut eingeben. Passwortschutz erfordert einen Pro- oder Team-Plan.

Agenturen, die unter ihrer eigenen Marke präsentieren, können auf einer benutzerdefinierten Domain veröffentlichen, sodass der Link als ihre eigene Adresse anstelle von fabric.so angezeigt wird. Benutzerdefinierte Domains sind im Pro-Plan enthalten, und Wie Sie Dateien auf Ihrer eigenen Domain freigeben führt Sie durch die DNS-Einrichtung.

Schritt 4: Aktualisieren Sie die Präsentation nach dem Meeting

Kunden bitten oft um Änderungen, nachdem sie eine Präsentation gesehen haben: eine andere Kennzahl im Titel, eine zusätzliche Folie zum Zeitplan. Nehmen Sie die Änderung an der Quelldatei in Fabric vor. Durch das Bearbeiten der Quelldatei wird die veröffentlichte Version aktualisiert, sodass jeder Stakeholder-Link die überarbeitete Präsentation anzeigt und der Finanzvorstand nicht die Zahlen der letzten Woche vor sich hat.

Um sich auf Folgefragen vorzubereiten, öffnen Sie den Ordner des Kunden und fragen Sie den KI-Assistenten etwa: „Welche Zahlen in der Präsentation stammen aus der Recherche zu Q2?“ Er arbeitet innerhalb dieses Ordners und zitiert die verwendeten Dateien. Wenn Sie folienbezogene Kommentare des Kunden zu einem Entwurf wünschen, teilen Sie einen PDF-Export mit der Berechtigung für Kommentatoren; Kommentatoren können Text in einer PDF-Datei markieren und einen Kommentar anhängen, und Sie können jeden Kommentar als erledigt markieren.

Häufig gestellte Fragen

Wie sende ich einem Kunden eine PowerPoint-Präsentation, ohne die Datei per E-Mail zu verschicken?

Laden Sie die PPTX-Datei in Fabric hoch und veröffentlichen Sie sie als Link. Der Kunde öffnet sie im Browser, und Sie entscheiden, ob er sie herunterladen darf.

Kann ich sehen, ob ein Kunde meine Präsentation angesehen hat?

Ja, mit den Engagement-Analysen in einem Pro- oder Team-Plan. Jeder Link zeigt Aufrufe, Daten, Standort und Gerät an; senden Sie jeder Person ihren eigenen, namentlich benannten Link, um zu sehen, wer sie geöffnet hat.

Kann ich Google Slides aus Fabric mit einem Kunden teilen?

Ja. Verbinden Sie Google Drive, und Ihre Google Slides werden über die bidirektionale Synchronisierung übernommen. Verbindungen erfordern einen kostenpflichtigen Plan.

Kann ich verhindern, dass ein Kunde meine Präsentation herunterlädt?

Ja. Deaktivieren Sie beim Erstellen des Veröffentlichungslinks die Option „Downloads erlauben“, sodass der Kunde die Präsentation ansehen kann, ohne die Datei zu speichern.

Wie aktualisiere ich eine Präsentation, nachdem ich den Link gesendet habe?

Bearbeiten Sie die Quelldatei in Fabric. Die veröffentlichte Version wird aktualisiert, sodass die von Ihnen versendeten Links die neue Präsentation anzeigen.

Sollte ich einem Kunden die PowerPoint-Datei oder ein PDF senden?

Senden Sie die PowerPoint-Datei, wenn der Kunde die Folien bearbeiten oder weiterverwenden muss, und ein PDF, wenn das Layout exakt wie entworfen aussehen soll. In Fabric können Sie beides im Bereich des Kunden aufbewahren und veröffentlichen, was besser passt – mit aktivierten oder deaktivierten Downloads.

Kann ich dieselbe Präsentation an mehrere Personen mit unterschiedlichen Einstellungen senden?

Ja. Erstellen Sie für jede Person einen eigenen Veröffentlichungslink; jeder Link hat einen eigenen Namen und eigene Einstellungen.

Kann ich eine Präsentation mit einem Passwort schützen?

Ja, in den Pro- und Team-Plänen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Präsentation, wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“ und speichern Sie das Passwort in einem Passwort-Manager, da es keine Möglichkeit zum Zurücksetzen gibt.

Kann ich Präsentationen im kostenlosen Plan mit Kunden teilen?

Ja. Das Veröffentlichen, einschließlich der Download-Option, ist im kostenlosen Plan enthalten. Analysen, Passwörter und benutzerdefinierte Domains erfordern einen kostenpflichtigen Plan; siehe Preise.