So teilen Sie PDFs mit einem Kunden

Ein fertiger Bericht, ein Angebot, ein Styleguide oder ein Audit erreicht den Kunden in der Regel als PDF. Das erste Exemplar wird als Anhang verschickt, der Kunde antwortet mit ein paar Fragen, eine korrigierte Version folgt, und eine Woche später leitet jemand auf Kundenseite das Original an einen Kollegen weiter, der dann die falschen Zahlen liest.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie PDFs üblicherweise an Kunden gesendet werden, wo dabei typischerweise Probleme entstehen und wie Sie ein PDF aus Fabric als kontrollierbaren Link versenden: als Link, den der Kunde lesen kann, bei Ihrer Erlaubnis herunterladen kann, kommentieren kann, wenn Sie Feedback wünschen, und der immer auf die aktuelle Version verweist.

Wie PDFs üblicherweise an Kunden versendet werden

E-Mail-Anhänge sind der Standard. Sie erfordern keine Einrichtung und der Kunde weiß bereits, wie man sie öffnet. Das Problem entsteht bei Überarbeitungen: Jede Änderung bedeutet einen neuen Anhang, Dateinamen wie angebot_v4_final_ueberarbeitet.pdf beginnen zu kursieren, und es gibt keine Möglichkeit, eine Version zurückzuholen, die mit einem Fehler versendet wurde. Größere PDFs mit hochauflösenden Bildern können zudem an die Größenbeschränkungen für Anhänge stoßen.

Ein Link von Google Drive oder Dropbox löst das Größenproblem und ermöglicht es Ihnen, die Datei zu ersetzen. Personen, die dies für die Kundenarbeit nutzen, beschreiben jedoch oft eine andere Belastung: Der Kunde sieht eine Ordneransicht neben Arbeitsdateien, Freigabeeinstellungen werden Datei für Datei angepasst, und ein Link, der für jeden mit Zugriff freigegeben ist, bleibt noch lange nach Projektende aktiv.

Feedback ist die andere Lücke. Kunden antworten meist mit Hinweisen wie „Seite 7, zweiter Absatz, das Datum ist falsch“, was dann manuell mit der richtigen Seite in der richtigen Version abgeglichen werden muss.

Schritt 1: Legen Sie die PDFs des Kunden in dessen eigenem Bereich ab

Erstellen Sie einen Bereich (Space) für den Kunden und fügen Sie dessen PDFs hinzu. Ziehen Sie die Dateien hinein, fügen Sie sie ein oder klicken Sie auf „Datei hochladen“; der Upload bewältigt viele Dateien auf einmal, sodass ein ganzer Projektordner in einem Durchgang übertragen werden kann. Wenn Sie über den Finder oder Datei-Explorer arbeiten, bindet die Fabric-Desktop-App Fabric als Laufwerk ein, und PDFs können wie in jeden anderen Ordner in den Bereich des Kunden verschoben werden.

Jeden Kunden in einem separaten Bereich zu halten, ist später wichtig. Wenn Sie den Bereich freigeben, sieht der Kunde nur diesen Bereich und nichts anderes in Ihrem Workspace. Wie Sie einem Kunden nur Zugriff auf seine Dateien gewähren führt Sie separat durch diese Einrichtung.

Schritt 2: Entscheiden Sie, ob der Kunde ansehen oder kommentieren soll

Fabric bietet zwei Möglichkeiten, Inhalte zu versenden, die für unterschiedliche Zeitpunkte im Projekt geeignet sind. „Veröffentlichen“ erstellt einen Link zur Bereitstellung: Der Kunde kann das PDF ansehen und herunterladen, wenn Sie es erlauben, und es gibt keine Kommentare. „Freigeben“ dient der Zusammenarbeit: Sie wählen aus, ob der Kunde Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter ist, und externe Personen können einen geteilten Link öffnen, ohne sich registrieren zu müssen.

Für einen Entwurf, zu dem Sie Feedback wünschen, geben Sie ihn mit der Berechtigung „Kommentator“ frei. Der Kunde kann einen Satz im PDF markieren und einen Kommentar dazu verfassen, sodass ein Hinweis auf das falsche Datum direkt am Datum selbst steht. Jeder Kommentar kann als erledigt markiert werden, sobald Sie ihn bearbeitet haben, wodurch eine Feedback-Runde zu einer Liste wird, die Sie abarbeiten können. Die Seite zu Rollen und Berechtigungen erklärt, was die einzelnen Rollen tun können.

Schritt 3: Veröffentlichen Sie das finale PDF als Link

Wenn das PDF bereit zur Übergabe ist, klicken Sie auf „Freigeben“, um das Freigabefenster zu öffnen, wechseln Sie zum Tab „Veröffentlichen“ und klicken Sie auf „Link erstellen“. Geben Sie dem Link einen Namen und wählen Sie dann aus, ob Interaktionsanalysen erfasst werden sollen, ob die Indizierung durch Suchmaschinen zulässig sein soll, ob Besucher die Datei in ihr eigenes Fabric kopieren dürfen und ob Downloads erlaubt sind. Downloads sind in jedem Tarif verfügbar. Kopieren Sie den Link und versenden Sie ihn.

Für Kundenarbeiten schalten die meisten Benutzer die Suchmaschinenindizierung aus und Downloads ein, damit der Kunde eine Kopie für seine Unterlagen behalten kann. Wie Sie verhindern, dass Suchmaschinen eine freigegebene Datei indizieren erklärt diese Einstellung genauer. Wenn mehrere PDFs übergeben werden sollen, veröffentlichen Sie stattdessen den Ordner; ein Ordner wird als Webseite veröffentlicht, auf der jede Datei enthalten ist.

Verträge, Finanzdaten und alles andere Vertrauliche können mit einem Passwort geschützt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das PDF oder seinen Ordner (oder öffnen Sie es und nutzen Sie das Drei-Punkte-Menü), wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“ und geben Sie ein Passwort ein. Es gibt keine Funktion zum Zurücksetzen des Passworts, speichern Sie es also in einem Passwortmanager. Jeder, der das Element öffnet, muss es eingeben, und der Zugriff bleibt sechs Stunden lang bestehen, bevor die Abfrage erneut erscheint. Passwortschutz ist in den Tarifen Pro und Team verfügbar.

Schritt 4: Aktualisieren Sie das PDF und prüfen Sie, ob es geöffnet wurde

Wenn Sie nach dem Versenden einen Fehler entdecken, korrigieren Sie die Quelldatei in Fabric. Das Bearbeiten der Quelle aktualisiert die veröffentlichte Version, sodass der bereits gesendete Link die korrigierte Datei anzeigt und der Kunde nicht nach einem neueren Anhang suchen muss.

Wenn Interaktionsanalysen aktiviert sind, erhält jeder veröffentlichte Link sein eigenes Diagramm über den Traffic im Zeitverlauf, zusammen mit Besuchsdaten sowie dem Standort und Gerät jedes Besuchers. Die Analysen nennen nicht den Namen des Besuchers. Wenn also mehrere Personen beim Kunden das PDF benötigen, erstellen Sie für jede Person einen separaten Link („Priya, Finanzen“, „Tom, Rechtsabteilung“) und vergleichen Sie diese. Link-Analysen sind in den Tarifen Pro und Team verfügbar, und einen unterschiedlichen Tracking-Link an jeden Empfänger senden bietet weitere Details zu diesem Ansatz.

Häufig gestellte Fragen

Benötigt mein Kunde ein Fabric-Konto, um das PDF zu öffnen?

Nein. Externe Personen können freigegebene Links öffnen, ohne sich registrieren zu müssen, und ein veröffentlichter Link öffnet sich im Browser wie jede gewöhnliche Webseite.

Kann der Kunde das PDF herunterladen?

Ja, wenn Sie beim Erstellen des veröffentlichten Links die Option zum Erlauben von Downloads aktivieren. Diese Option ist in jedem Tarif verfügbar, auch im kostenlosen.

Kann ein Kunde ein PDF kommentieren, das ich ihm sende?

Ja, über einen freigegebenen Link mit Kommentator-Berechtigung. Sie können Text markieren und einen Kommentar hinzufügen, und Sie können jeden Kommentar als erledigt markieren. Veröffentlichte Links dienen nur zur Ansicht und zum Download, sie unterstützen daher keine Kommentare.

Wie kann ich ein PDF vor dem Versenden mit einem Passwort schützen?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das PDF, wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“ und geben Sie ein Passwort ein. Dies erfordert einen Pro- oder Team-Tarif. Da es keine Option zum Zurücksetzen gibt, bewahren Sie das Passwort an einem sicheren Ort auf.

Kann ich sehen, ob mein Kunde das PDF geöffnet hat?

Bei aktivierter Analyse sehen Sie Aufrufe, Daten, Standort und Gerät für jeden veröffentlichten Link. Um zu wissen, welche Person es geöffnet hat, geben Sie jeder Person einen eigenen, benannten Link.

Was passiert, wenn ich das PDF nach dem Versenden des Links ändern muss?

Bearbeiten Sie die Quelldatei in Fabric und die veröffentlichte Version wird aktualisiert, sodass derselbe Link die neue Datei anzeigt.

Kann ich mehrere PDFs über einen einzigen Link versenden?

Ja. Legen Sie sie in einen Ordner und veröffentlichen Sie diesen Ordner. Er wird als Webseite angezeigt, auf der jedes PDF zu finden ist.

Kann ich im kostenlosen Tarif PDFs mit Kunden teilen?

Das Veröffentlichen, einschließlich der Download-Option, ist im kostenlosen Tarif enthalten. Passwortschutz und Link-Analysen erfordern Pro oder Team; die Preisseite listet auf, was jeder Tarif beinhaltet.