So teilen Sie Notizen mit einem Kunden

Notizen aus der Kundenarbeit beginnen meist holprig. Da gibt es Stichpunkt-Fragmente aus einem Kennenlerngespräch, eine handgeschriebene Seite aus einem Workshop, das Foto eines Whiteboards, das jemand beim Verlassen des Raums schnell gemacht hat, und ein paar Zeilen, die anschließend im Taxi auf dem Smartphone getippt wurden. Der Kunde wünscht sich eine saubere Zusammenfassung dessen, was besprochen wurde – am besten noch am selben Tag. Meistens wird daraus eine lange E-Mail, die man später kaum wiederfindet.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Notizen üblicherweise an Kunden weitergegeben werden, wo bei diesem Prozess Details verloren gehen und wie Sie Notizen über Fabric teilen: an einem zentralen Ort erfassen, mit dem KI-Assistenten aufbereiten und als Seite versenden, die der Kunde lesen, kommentieren oder ergänzen kann.

Wie Notizen üblicherweise mit Kunden geteilt werden

Der Standardweg ist, Notizen in eine E-Mail zu kopieren. Das geht schnell und der Kunde liest sie direkt in seinem Posteingang. Allerdings geht dabei oft die Formatierung verloren, Bilder und Whiteboard-Fotos landen als Anhänge in der Mail, und wenn der Kunde die Notizen einen Monat später noch einmal nachlesen möchte, durchsucht er seinen Posteingang nach dem richtigen Verlauf.

Notiz-Apps wie Apple Notizen, OneNote oder Notion ermöglichen es, eine Seite direkt zu teilen. Apple Notizen und OneNote eignen sich gut für schnelle Aufzeichnungen; wer Notizen von dort an Kunden sendet, exportiert am Ende jedoch oft trotzdem ein PDF oder kopiert den Text in eine E-Mail, da der Kunde mit anderen Tools arbeitet. Notion-Seiten funktionieren gut als gemeinsame Kunden-Hubs, doch Nutzer berichten oft, dass die Einrichtung und Pflege fast schon einer eigenen Aufgabe gleichen.

Handschriftliche Notizen erfordern einen weiteren Zwischenschritt: Entweder werden sie mühsam abgetippt, was Zeit kostet, oder ein Handyfoto der Notizbuchseite wird an die E-Mail angehängt – lesbar für den Kunden, aber nicht durchsuchbar.

Schritt 1: Notizen an einem zentralen Ort erfassen

Schreiben Sie nach Möglichkeit direkt in Fabric. Notizen und Dokumente befinden sich im selben Bereich wie die Dateien des Kunden, sodass Meeting-Notizen direkt neben dem Briefing und den zugehörigen Arbeitsergebnissen liegen. Text, den Sie in Fabric einfügen, wird automatisch zu einer Notiz – ideal für die kurzen Zeilen, die Sie im Taxi auf dem Smartphone notiert haben. Unter iOS oder Android können Sie Texte über das Teilen-Menü aus jeder beliebigen App an Fabric senden.

Für Papiernotizen und Whiteboards nutzen Sie den Handschrift-Scanner. Fotografieren Sie die Seite mit der mobilen App oder laden Sie ein Bild aus Ihrer Fotogalerie oder vom Computer hoch. Fabric verwandelt das Bild in eine strukturierte Notiz mit Überschriften, Listen und Kernaussagen, behält Diagramme bei und speichert das Originalfoto daneben. Mehrere Seiten können zu separaten Notizen oder zu einem einzelnen Dokument zusammengefasst werden. Der Scanner ist bereits im kostenlosen Tarif enthalten.

Wenn die Notizen aus einem Gespräch stammen, kann die Desktop-App Meetings auf Zoom, Microsoft Teams und Google Meet ganz ohne Bot transkribieren und Ihre Notizen mit dem Transkript zu einer Zusammenfassung kombinieren. So kombinieren Sie Ihre Meeting-Notizen mit dem Transkript erklärt diesen Ablauf im Detail. Die Transkription von Meetings erfordert einen kostenpflichtigen Tarif.

Schritt 2: Notizen vor dem Versenden aufbereiten

Öffnen Sie die Notiz und bitten Sie den KI-Assistenten, sie in eine kundenfreundliche Form zu bringen: Punkte unter Überschriften gruppieren, Abkürzungen ausschreiben, vereinbarte nächste Schritte mit den jeweiligen Verantwortlichen auflisten. Der Assistent bearbeitet das Dokument direkt und zeigt jede Änderung an, sodass Sie diese annehmen oder ablehnen können – nichts ändert sich ohne Ihre Zustimmung.

Lesen Sie das Ergebnis noch einmal mit Blick auf den Kunden durch. Eigene Notizen enthalten oft Bemerkungen, die nur für das eigene Team bestimmt sind, wie etwa eine Einschätzung zum Budget des Kunden oder Bedenken bezüglich eines Stakeholders. Verschieben Sie diese in eine separate Notiz in einem Ordner, den Sie nicht teilen. Die Version für den Kunden sollte nur Inhalte umfassen, bei denen es Ihnen nichts ausmacht, wenn sie weitergeleitet werden.

Schritt 3: Notizen mit den passenden Berechtigungen teilen

Klicken Sie bei der Notiz auf „Teilen“ und wählen Sie die Rolle für den Kunden aus. Die Rolle „Betrachter“ eignet sich ideal für ein Meeting-Protokoll. Mit der Rolle „Kommentator“ kann der Kunde Zeilen markieren und Feedback hinterlassen, beispielsweise um eine Zahl zu korrigieren; Sie können Kommentare nach der Korrektur als erledigt markieren. Die Rolle „Bearbeiter“ empfiehlt sich für Notizen, an denen Sie gemeinsam arbeiten, etwa eine fortlaufende Liste offener Fragen. Externe Personen können geteilte Links ohne Registrierung öffnen. Die Seite zu Rollen und Berechtigungen erläutert die Möglichkeiten der einzelnen Rollen genauer.

Wenn der Kunde die Notizen lediglich lesen können soll, veröffentlichen Sie sie stattdessen. Klicken Sie auf „Teilen“, öffnen Sie den Tab „Veröffentlichen“, klicken Sie auf „Link erstellen“ und passen Sie die Link-Einstellungen an – inklusive der Optionen, ob Downloads und die Indexierung durch Suchmaschinen erlaubt sein sollen. Für Kundennotizen sollte die Indexierung deaktiviert bleiben.

Schritt 4: Für jeden Kunden eine fortlaufende Notizsammlung führen

Legen Sie die geteilten Notizen jedes Kunden in einem separaten Ordner innerhalb seines Bereichs ab und teilen oder veröffentlichen Sie diesen Ordner, anstatt jede Notiz einzeln freizugeben. Ein veröffentlichter Ordner erscheint als Webseite, und Bearbeitungen an den Originaldaten in Fabric werden automatisch übernommen. So erscheinen neue Meeting-Notizen direkt auf der Seite, die der Kunde bereits kennt. Bei einer längeren Zusammenarbeit entsteht so eine fortlaufende gemeinsame Dokumentation aller Absprachen. Wie Sie eine fortlaufende Zusammenfassung für jede Kundenbeziehung pflegen bietet weitere Details zu diesem Ansatz.

Wenn die Notizen vertrauliche Informationen enthalten, fügen Sie ein Passwort hinzu: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Notiz oder den Ordner, wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“ und vergeben Sie ein Passwort. Der Passwortschutz ist in den Tarifen Pro und Team verfügbar; ein Zurücksetzen des Passworts ist nicht möglich.

Häufig gestellte Fragen

Wie teile ich Meeting-Notizen mit einem Kunden?

Schreiben oder kopieren Sie die Notizen in Fabric, bereiten Sie sie mit dem KI-Assistenten auf und teilen Sie die Notiz anschließend als Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter mit dem Kunden oder veröffentlichen Sie sie als schreibgeschützten Link.

Kann ich handschriftliche Notizen mit einem Kunden teilen?

Ja. Scannen Sie die Seite mit dem Handschrift-Scanner, der daraus eine strukturierte Notiz erstellt und das Originalfoto beibehält. Teilen Sie die Notiz anschließend. Der Scanner ist kostenlos verfügbar.

Kann ein Kunde Notizen bearbeiten, die ich mit ihm teile?

Ja, wenn Sie ihm die Bearbeiter-Berechtigung erteilen. Mit der Kommentator-Berechtigung kann er Anmerkungen hinterlassen, ohne den Text zu verändern.

Benötigt der Kunde ein Konto, um die Notizen zu lesen?

Nein. Ein geteilter Link kann von Personen außerhalb von Fabric ohne Konto geöffnet werden.

Wie verhindere ich, dass interne Kommentare in geteilten Notizen landen?

Bewahren Sie interne Bemerkungen in einer separaten Notiz in einem nicht freigegebenen Ordner auf und teilen Sie ausschließlich die kundenorientierte Version.

Kann die KI meine Notizen vor dem Versenden bereinigen?

Ja. Der KI-Assistent kann die Notiz direkt überarbeiten, und Sie entscheiden bei jeder Änderung, ob Sie sie annehmen oder ablehnen möchten.

Kann ich alle Notizen eines Kunden über einen einzigen Link senden?

Ja. Bewahren Sie sie in einem Ordner auf und veröffentlichen Sie diesen Ordner. Er wird als Webseite angezeigt und aktualisiert sich automatisch, sobald Sie neue Notizen hinzufügen.

Kann ich Notizen mit Kunden auch im kostenlosen Tarif teilen?

Ja. Notizen, Veröffentlichungen und der Handschrift-Scanner sind im kostenlosen Tarif enthalten, mit begrenzter KI-Nutzung. Transkription und Passwortschutz erfordern einen kostenpflichtigen Tarif; siehe Preise.