So teilen Sie Dokumente mit einem Kunden

Bei der Kundenarbeit entsteht ein stetiger Strom von Dokumenten: das Creative Brief, das Angebot, eine Zusammenfassung der Recherche, ein Projektplan, die Übergabenotizen am Ende. Manche davon muss der Kunde nur lesen. Andere erfordern sein Feedback, und bei einigen wenigen muss er selbst Abschnitte verfassen. Wenn Sie alle Dokumente auf dieselbe Weise versenden, führt das in der Regel dazu, dass für zumindest einige von ihnen die falsche Zugriffsebene festgelegt ist.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Dokumente üblicherweise mit Kunden geteilt werden, woher die Versions- und Berechtigungsprobleme rühren und wie Sie dies mit Fabric lösen können: Legen Sie fest, ob ein Kunde jedes Dokument anzeigen, kommentieren oder bearbeiten darf, behalten Sie seine Kommentare direkt am Text verankert und versenden Sie einen Link, der stets die neueste Version anzeigt.

Wie Dokumente üblicherweise mit Kunden geteilt werden

Word-Dateien per E-Mail sind nach wie vor weit verbreitet, insbesondere bei Kunden aus den Bereichen Recht, Finanzen und dem öffentlichen Sektor. Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ leistet gute Dienste beim Anzeigen von Anpassungen. Die Schwierigkeit liegt in der Versionskette: Der Kunde bearbeitet Version 3, während Sie bereits an Version 4 arbeiten – und am Ende muss jemand beide Versionen manuell zusammenführen.

Google Docs löst das Versionsproblem, indem es eine einzige Live-Kopie bereitstellt. Agenturen mit vielen Kunden stehen jedoch vor anderen Herausforderungen: Sie müssen für jedes Dokument die passenden Zugriffsrechte festlegen, prüfen, welcher Kunde welchen Ordner sehen kann, und daran denken, die Zugriffsrechte am Ende des Projekts wieder zu entziehen. Zudem schränken die IT-Richtlinien mancher Kunden ein, welche externen Tools ihre Mitarbeiter nutzen dürfen.

Mit Kunden geteilte Notion-Seiten eignen sich hervorragend für dynamische Dokumente wie Projekt-Hubs. Teams, die Notion für viele Kunden gleichzeitig einsetzen, stellen jedoch häufig fest, dass die Verwaltung von Gastzugriffen mit wachsender Kundenliste aufwendig wird und Dateien wie PDFs und DOCX-Anhänge innerhalb von Seiten statt neben ihnen abgelegt sind.

Schritt 1: Bringen Sie die Dokumente in den Space des Kunden

Erstellen Sie für jeden Kunden einen Space und fügen Sie dessen Dokumente hinzu. Fabric unterstützt DOCX-, TXT-, Markdown-, HTML- und JSON-Dateien: Ziehen Sie sie einfach hinein, fügen Sie sie ein oder klicken Sie auf „Datei hochladen“. Wenn die Dokumente des Kunden bereits in Google Docs oder Notion liegen, können sie über eine Verbindung importiert werden; Google Drive synchronisiert sich in beide Richtungen, sodass Änderungen auf beiden Seiten übernommen werden. Für Verbindungen ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich. Dokumente, die der Kunde Ihnen per E-Mail sendet, können an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Diese akzeptiert E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse, sodass die kommentierte Word-Datei des Kunden im selben Space wie Ihr Entwurf landet.

Sie können auch direkt in Fabric schreiben. Notizen und Dokumente befinden sich im selben Space wie die Dateien des Kunden, sodass ein Angebot direkt neben dem Briefing und den dazugehörigen Recherchen verfasst werden kann. Ein geteilter Kunden-Space zeigt diesem Kunden nichts darüber Hinausgehendes an. Unter Kundendateien organisieren finden Sie Vorschläge für die Strukturierung eines Kunden-Space.

Schritt 2: Bestimmen Sie, was der Kunde mit den einzelnen Dokumenten tun kann

Die Rollen in Fabric sind „Viewer“ (Betrachter), „Commenter“ (Kommentator), „Editor“ (Bearbeiter) und „Admin“ (Administrator), die auf Space- und Dateiebene festgelegt werden können. Das bedeutet, dass ein Space gleichzeitig einen Vertrag enthalten kann, den der Kunde nur lesen darf, ein Briefing, das er kommentieren darf, und einen Inhaltsplan, den er bearbeiten darf. Klicken Sie beim Dokument oder Ordner auf „Freigeben“, wählen Sie die Berechtigung für den Kunden aus und senden Sie ihm den geteilten Link. Externe Personen können geteilte Links ohne Registrierung öffnen und das Element zu ihrem eigenen Fabric hinzufügen, falls sie den Dienst nutzen.

Für die meisten Feedback-Runden ist die Rolle „Commenter“ die richtige Wahl. Der Kunde markiert einen Satz und fügt einen Kommentar hinzu, sodass sich das Feedback exakt auf die Formulierung bezieht. Sie können jeden Kommentar als erledigt markieren, sobald Sie ihn bearbeitet haben, wodurch Sie stets den Überblick behalten. Auf der Seite zu Rollen und Berechtigungen wird jede Rolle ausführlicher erklärt.

Schritt 3: Fertige Dokumente als Link veröffentlichen

Wenn ein Dokument finalisiert ist und nur noch gelesen werden muss, veröffentlichen Sie es. Klicken Sie auf „Freigeben“, öffnen Sie den Tab „Veröffentlichen“ und klicken Sie auf „Link erstellen“. Benennen Sie den Link und entscheiden Sie, ob Sie Engagement-Analysen erfassen, die Indexierung durch Suchmaschinen gestatten, Besuchern das Kopieren in ihr eigenes Fabric erlauben und Downloads freigeben möchten. Kopieren Sie den Link und versenden Sie ihn. Da sich die veröffentlichte Version automatisch aktualisiert, wenn Sie die Quelle in Fabric bearbeiten, ist ein nachträglich korrigierter Tippfehler unter demselben Link sichtbar.

Am Ende eines Projekts bietet die Veröffentlichung des gesamten Ordners mit den Ergebnissen dem Kunden eine zentrale Webseite mit allen Dokumenten. Unter Kunden eine Seite mit allen Ergebnissen senden wird diese Übergabe ausführlicher behandelt. Um zu sehen, ob der Kunde die Seite geöffnet hat, aktivieren Sie die Engagement-Analysen; Link-Analysen sind in den Pro- und Team-Tarifen verfügbar und zeigen Besuche, Daten, Standort und Gerät an.

Schritt 4: Kundenfeedback mit dem KI-Assistenten bearbeiten

Öffnen Sie nach einer Feedback-Runde den Kundenordner und bitten Sie den KI-Assistenten, die Anforderungen des Kunden aus allen enthaltenen Dokumenten zusammenzufassen. Wenn Sie den Assistenten in diesem Ordner öffnen, beschränkt er sich auf diesen Bereich und gibt die herangezogenen Dokumente als Quellen an. Er kann Dokumente auch direkt bearbeiten – wobei jede Änderung angenommen oder abgelehnt werden kann –, was besonders hilfreich ist, wenn dieselbe Korrektur an mehreren Stellen vorgenommen werden muss.

Antworten können als Notizen gespeichert werden, sodass eine Zusammenfassung des Kundenfeedbacks als kurze Notiz an den Kunden zurückgesendet werden kann, um zu bestätigen, was in der nächsten Version geändert wird.

Häufig gestellte Fragen

Wie teilt man Dokumente am besten mit Kunden?

Teilen Sie jedes Dokument auf der Zugriffsebene, die der Kunde benötigt: Viewer, Commenter oder Editor. Veröffentlichen Sie für fertige Dokumente einen Link mit Download-Erlaubnis, damit der Kunde eine Kopie behalten kann.

Können Kunden Dokumente kommentieren, ohne sie zu bearbeiten?

Ja. Weisen Sie ihnen die Berechtigung „Commenter“ zu. Sie können Text markieren und Kommentare hinzufügen, ohne das Dokument zu verändern.

Benötigt mein Kunde ein Konto, um ein geteiltes Dokument zu öffnen?

Nein. Jeder, dem Sie einen Freigabelink senden, kann diesen öffnen, ohne sich bei Fabric registrieren zu müssen.

Wie verhindere ich, dass Kunden Dokumente anderer Kunden sehen?

Erstellen Sie für jeden Kunden einen eigenen Space und teilen Sie nur diesen. Der Kunde sieht ausschließlich den für ihn freigegebenen Space.

Kann ich Google Docs aus Fabric heraus mit einem Kunden teilen?

Ja, sobald Google Drive verknüpft ist. Die Verbindung synchronisiert sich in beide Richtungen und erfordert einen kostenpflichtigen Tarif.

Was passiert mit dem Link, wenn ich das Dokument aktualisiere?

Bei einem veröffentlichten Link wird die veröffentlichte Version durch das Bearbeiten der Quelle in Fabric automatisch aktualisiert, sodass der Link unverändert bleibt.

Kann ich ein Dokument mit einem Passwort schützen, das ich mit einem Kunden teile?

Ja. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“. Dies ist in den Pro- und Team-Tarifen verfügbar; siehe Preise.

Kann ich sehen, ob ein Kunde das Angebot gelesen hat?

Ja, wenn Sie es mit aktivierten Engagement-Analysen veröffentlichen. Sie sehen Aufrufe mit Datum, Standort und Gerät. Um zu wissen, welche Person es geöffnet hat, senden Sie jedem Empfänger einen eigenen, namentlich benannten Link. Für Analysen ist ein Pro- oder Team-Tarif erforderlich.

Welche Dokumentformate kann ich teilen?

Fabric unterstützt DOCX-, TXT-, Markdown-, HTML- und JSON-Dateien sowie PDFs und über Verbindungen auch Google Docs und Notion.