So teilen Sie Verträge mit einem Kunden

Ein Leistungsverzeichnis (Statement of Work), ein Rahmenvertrag oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) wird meist mehrfach hin- und hergeschickt, bevor jemand unterschreibt. Der Anwalt des Kunden hinterfragt die Zahlungsbedingungen, Sie passen den Leistungsumfang an, und irgendwo im Austausch arbeiten zwei Personen an unterschiedlichen Entwürfen. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, muss die vereinbarte Version für die gesamte Dauer des Auftrags auffindbar bleiben, da Fragen zu Kündigungsfristen und Leistungen oft erst Monate später auftauchen.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Freelancer und Agenturen Verträge üblicherweise an Kunden senden, wo Entwürfe und unterzeichnete Kopien typischerweise verloren gehen und wie Sie die Freigabe und Bereitstellung in Fabric handhaben: Kommentare zu bestimmten Klauseln, ein geschützter Link für die finale Version und ein durchsuchbarer Speicherort für den unterzeichneten Vertrag.

Wie Verträge üblicherweise mit Kunden geteilt werden

Die meisten Verträge werden noch immer als E-Mail-Anhänge verschickt – entweder als Word-Datei zur Verhandlung oder als PDF zur Unterschrift. Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Word eignet sich gut, um zu zeigen, was die jeweilige Seite geändert hat. Das Problem ist der E-Mail-Verlauf: Nach einigen Runden gibt es mehrere Anhänge mit ähnlichen Namen, und um herauszufinden, zu welchem davon der Kunde zuletzt Feedback gegeben hat, muss man jeden einzelnen öffnen.

E-Signatur-Dienste wie DocuSign wickeln den Unterschriftsschritt gut ab und führen ein Prüfprotokoll darüber, wer wann unterschrieben hat. Die unterzeichnete Kopie verbleibt dann jedoch im Konto dieses Dienstes und in einer E-Mail-Benachrichtigung – getrennt von den Projektdateien. Sie ein Jahr später wiederzufinden bedeutet oft, sich daran erinnern zu müssen, von welchem Konto aus sie versendet wurde.

Freigegebene Ordner in Google Drive oder Dropbox halten die Entwürfe zusammen. Da Verträge Honorare, Stundensätze und persönliche Daten enthalten, machen sich viele Nutzer Sorgen über Link-Einstellungen, die für jeden mit dem Link zugänglich sind, sowie darüber, dass Kollegen außerhalb des Kontos Einsicht in den Ordner haben könnten.

Schritt 1: Bewahren Sie die Verträge jedes Kunden in dessen eigenem Bereich auf

Erstellen Sie einen Space für den Kunden und darin einen Vertragsordner. Laden Sie den Entwurf (PDF oder DOCX) hoch, indem Sie ihn hineinziehen oder auf „Datei hochladen“ klicken. Wenn Entwürfe vom Anwalt des Kunden per E-Mail eingehen, leiten Sie diese an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter; sie akzeptiert E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse, und im Team können Sie zusätzliche Absenderadressen freigeben. Wenn der Space für den Kunden freigegeben wird, sieht er nur seine eigenen Unterlagen und nichts von Ihren anderen Arbeiten. Wie Sie einem Kunden nur Zugriff auf seine eigenen Dateien geben erläutert diese Einrichtung ausführlicher.

Schützen Sie den Vertragsordner von Anfang an mit einem Passwort. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf (oder öffnen Sie ihn und nutzen Sie das Drei-Punkte-Menü), wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“ und vergeben Sie ein Passwort. Ein Passwort für einen Ordner gilt auch für später hinzugefügte Dateien, sodass jeder neue Entwurf sofort nach dem Speichern geschützt ist. Ein vergessenes Passwort kann nicht zurückgesetzt werden, notieren Sie es sich daher in einem Passwort-Manager. Der Zugriff bleibt sechs Stunden lang aktiv, bevor das Passwort erneut eingegeben werden muss. Der Passwortschutz ist in den Tarifen Pro und Team verfügbar.

Schritt 2: Senden Sie den Entwurf für Kommentare zu bestimmten Klauseln

Klicken Sie beim Entwurf auf „Freigeben“, weisen Sie dem Kunden die Berechtigung „Kommentator“ zu und senden Sie ihm den Freigabelink sowie – separat davon – das Passwort. Der Kunde benötigt kein Konto, um ihn zu öffnen. Er und sein Anwalt können eine Klausel markieren und einen Kommentar hinzufügen, sodass sich eine Frage zum Kündigungsabschnitt direkt an Ort und Stelle befindet. Die Seite Rollen und Berechtigungen erklärt, was Kommentatoren ändern können und was nicht.

Sobald Sie einen Punkt im nächsten Entwurf geklärt haben, markieren Sie den Kommentar als erledigt. So haben beide Seiten einen klaren Überblick darüber, welche Punkte geregelt und welche noch offen sind, und der Verlauf bleibt beim Entwurf erhalten. Wie Sie Kundenfeedback als erledigt markieren beschreibt diesen Ablauf bei der Bearbeitung von Kommentaren.

Schritt 3: Stellen Sie die finale Version als benannten Link bereit

Wenn der Wortlaut vereinbart ist, veröffentlichen Sie die finale Version. Klicken Sie auf „Freigeben“, um das Freigabefenster zu öffnen, wechseln Sie zum Tab „Veröffentlichen“ und klicken Sie auf „Link erstellen“. Benennen Sie den Link nach der Person, die ihn erhält, z. B. „Maria, Leitung Rechtsabteilung“. Aktivieren Sie „Downloads erlauben“, damit eine Kopie gespeichert werden kann, deaktivieren Sie die Indizierung durch Suchmaschinen und schalten Sie die Interaktionsanalysen ein, wenn Sie sehen möchten, wann der Link geöffnet wurde.

Die Analysen zeigen Aufrufe des Links mit Datum, Standort und Gerät an, identifizieren den Besucher jedoch nicht namentlich; der benannte Link zeigt Ihnen, an wen er gesendet wurde. Wenn mehrere Unterzeichner den Vertrag benötigen, senden Sie jedem einen separaten Link. Link-Analysen sind in den Tarifen Pro und Team enthalten, und Wie Sie nachverfolgen, ob jemand Ihren geteilten Link geöffnet hat erklärt die Vorgehensweise. Wenn Sie einen E-Signatur-Dienst nutzen, versenden Sie die finale Version wie gewohnt darüber, sobald der Kunde bestätigt hat, dass er sie gelesen hat.

Schritt 4: Speichern Sie die unterzeichnete Kopie und finden Sie Klauseln später wieder

Wenn der unterzeichnete Vertrag zurückkommt, leiten Sie die E-Mail an Ihre Fabric-Adresse weiter oder laden Sie das PDF in den Vertragsordner des Kunden hoch. Fabric liest den Text in PDFs aus, sodass die Suche den Vertrag anhand seines Inhalts finden kann. Setzen Sie eine Formulierung in Anführungszeichen für eine exakte Übereinstimmung, z. B. „schriftliche Frist von 30 Tagen“, und die Ergebnisse öffnen sich direkt auf der entsprechenden Seite.

Wenn Sie eine konkrete Frage statt einer Suchphrase haben, öffnen Sie den Vertragsordner und fragen Sie den KI-Assistenten, zum Beispiel: „Wie lauten die Zahlungsbedingungen im Acme-Leistungsverzeichnis?“ Er greift ausschließlich auf diesen Ordner zu und zitiert das Dokument sowie die verwendete Textstelle, sodass Sie die Klausel selbst nachlesen können. Der Assistent verweist Sie auf den Wortlaut; rechtliche Fragen zur Bedeutung einer Klausel gehören in die Hände Ihres Anwalts.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der sicherste Weg, einen Vertrag an einen Kunden zu senden?

Bewahren Sie ihn in einem passwortgeschützten Ordner im eigenen Space des Kunden auf und senden Sie einen Link statt eines Anhangs. Übermitteln Sie das Passwort getrennt vom Link.

Kann ein Kunde einen Vertrag kommentieren, ohne ihn zu verändern?

Ja. Geben Sie ihn mit der Berechtigung „Kommentator“ frei. Der Kunde kann Klauseln markieren und Kommentare hinzufügen, und Sie können jeden Kommentar als erledigt markieren.

Kann ich sehen, ob der Kunde den Vertrag geöffnet hat?

Ja, über die Interaktionsanalysen bei einem veröffentlichten Link in den Tarifen Pro und Team. Senden Sie jedem Unterzeichner einen eigenen benannten Link, um zu sehen, wer von ihnen ihn geöffnet hat.

Kann ich einen Vertrag mit einem Passwort schützen?

Ja, in den Tarifen Pro und Team. Es gibt keine Möglichkeit zum Zurücksetzen, speichern Sie das Passwort daher in einem Passwort-Manager.

Kann der Kunde den Vertrag herunterladen?

Ja. Aktivieren Sie beim Einrichten des Veröffentlichungslinks die Option „Downloads erlauben“, damit der Kunde eine Kopie speichern kann.

Wie finde ich eine Klausel in einem alten Vertrag?

Durchsuchen Sie den Vertragsordner des Kunden mit der Formulierung in Anführungszeichen nach einer exakten Übereinstimmung oder fragen Sie den KI-Assistenten, der die gefundene Textstelle zitiert.

Kann ich unterzeichnete Verträge in Fabric aufbewahren?

Ja. Leiten Sie die unterzeichnete Kopie an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter oder laden Sie das PDF hoch; sie wird zusammen mit den restlichen Kundendateien gespeichert und ist durchsuchbar.

Kann die KI mir sagen, ob eine Vertragsklausel fair ist?

Der Assistent kann die relevanten Klauseln mit Quellenangaben heraussuchen und zitieren. Die Beurteilung, ob Bedingungen annehmbar sind, liegt bei Ihnen und Ihrem Anwalt. Details zu den Tarifen finden Sie auf der Preisseite.