So sehen Sie, wer Ihre PDF-Datei geöffnet hat

Sie haben ein Angebot an drei Lieferanten, einen Bericht an einen Kunden oder einen Lebenslauf an eine Handvoll Recruiter geschickt, und eine Woche später gibt es immer noch keine Antwort. Zu diesem Zeitpunkt stellt sich eine einfache Frage: Haben sie es geöffnet? Ein Anhang kann Ihnen das nicht sagen. Sobald eine PDF-Datei per E-Mail versendet wird, haben Sie keinen Einblick mehr darüber, ob sie geöffnet, gespeichert oder ungelesen ganz unten im Posteingang vergessen wurde.

Dieser Leitfaden behandelt die gängigen Methoden, mit denen versucht wird herauszufinden, ob eine PDF-Datei gelesen wurde, warum diese Methoden unzuverlässige Antworten liefern und wie Sie eine PDF-Datei aus Fabric als separaten, namentlich gekennzeichneten Link für jede Person versenden, sodass Ihnen die Aufrufe jedes Links verraten, wer sie geöffnet hat.

Wie üblicherweise überprüft wird, ob eine PDF-Datei geöffnet wurde

Lesebestätigungen sind das Erste, was die meisten ausprobieren. Outlook und einige andere E-Mail-Programme können eine solche anfordern, aber der Empfänger entscheidet selbst, ob er sie sendet, und sie bestätigt nur, dass die E-Mail geöffnet wurde – nicht der Anhang.

E-Mail-Tracking-Erweiterungen fügen ein winziges, unsichtbares Bild ein, das meldet, wenn die Nachricht geladen wird. Sie sind leicht zu installieren. Ihre Ergebnisse sind jedoch weniger verlässlich, als sie scheinen, da manche E-Mail-Programme Bilder aus Datenschutzgründen automatisch vorab laden und andere sie blockieren. So kann ein Öffnen gemeldet werden, obwohl niemand hingesehen hat, oder es wird übersehen, wenn jemand es tatsächlich getan hat. Auch hier gilt: Der Anhang selbst wird nicht getrackt.

Spezialisierte Dokumenten-Tracking-Tools wie DocSend ersetzen den Anhang durch einen Link und erfassen die dortigen Aktivitäten. Sie sind genau für diese Aufgabe entwickelt und im Vertrieb sowie für Pitch-Decks weit verbreitet. Sie bedeuten jedoch auch ein separates Abonnement und einen weiteren Ort, an dem Dateien gespeichert werden müssen, die eigentlich woanders liegen. Viele verzichten letztlich auf all das und schicken stattdessen einfach eine Nachfass-E-Mail.

Schritt 1: PDF hochladen

Klicken Sie in Fabric auf „Datei hochladen“ oder ziehen Sie die PDF-Datei direkt in die Web- oder Desktop-App. Sie öffnet sich im Reader, sodass Sie sie vor dem Senden überprüfen können. Wenn die PDF-Datei eines von mehreren Dokumenten ist, die an dieselbe Person gehen, legen Sie diese in einen Ordner und veröffentlichen Sie stattdessen den Ordner; er wird als Webseite veröffentlicht, auf der alles beisammen ist.

Schritt 2: Einen namentlich gekennzeichneten Link für jeden Empfänger erstellen

Klicken Sie auf „Freigeben“, um das Freigabefenster zu öffnen, wechseln Sie zum Reiter „Veröffentlichen“ und klicken Sie auf „Link erstellen“. Benennen Sie den Link nach der Person, zum Beispiel „Dana, Ridgeway Supplies“, und aktivieren Sie „Engagement-Analysen erfassen“. Wiederholen Sie dies für jeden Empfänger. Sie können für eine PDF-Datei so viele Veröffentlichungs-Links erstellen, wie Sie benötigen, und jeder behält seine eigenen Einstellungen und seine eigenen Zugriffsdaten.

Ein Link pro Person ist der Schlüssel zu diesem Verfahren. Analysen erfassen Zugriffe auf einen Link, identifizieren den Besucher jedoch nicht. Ein einzelner Link, der an fünf Personen geschickt wird, verrät Ihnen daher nur, dass irgendjemand ihn geöffnet hat. In So senden Sie einen separaten Tracking-Link an jeden Empfänger wird die Einrichtung genauer erklärt. Link-Analysen sind in den Tarifen Pro und Team verfügbar.

Schritt 3: Festlegen, was jeder Empfänger tun darf

Während der jeweilige Link geöffnet ist, legen Sie seine weiteren Optionen fest. Mit „Downloads erlauben“ bestimmen Sie, ob der Empfänger die PDF-Datei speichern darf; lassen Sie die Option deaktiviert für eine reine Ansichtskopie oder aktivieren Sie sie für einen Vertrag oder eine Rechnung, die abgelegt werden muss. Deaktivieren Sie „Indizierung durch Suchmaschinen erlauben“ für alle vertraulichen Inhalte und entscheiden Sie, ob Besucher die Datei in ihr eigenes Fabric kopieren dürfen.

Die Einstellungen gelten pro Link, sodass der Lieferant, der ein Angebot herunterladen muss, und derjenige, der es nur lesen soll, unterschiedliche Versionen derselben PDF-Datei erhalten können. In So verhindern Sie, dass Suchmaschinen eine geteilte Datei indizieren wird die Indizierungsoption erläutert.

Fügen Sie bei vertraulichen PDF-Dateien im Tarif Pro oder Team ein Passwort hinzu. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei, wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“, geben Sie ein Passwort ein und senden Sie dieses separat an den Empfänger. Da es für den Passwortschutz keine Zurücksetzungsfunktion gibt, bewahren Sie das Passwort am besten in einem Passwort-Manager auf.

Schritt 4: Jeder Person ihren eigenen Link senden

Fügen Sie jeden Link in eine eigene E-Mail oder Nachricht ein, sodass Danas Link auch nur an Dana geht. Wenn jemand seinen Link weiterleitet, werden auch die Aufrufe der weitergeleiteten Kopie unter diesem Link angezeigt. Das sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn ein Link mehrere Zugriffe von verschiedenen Orten aufweist.

Verwenden Sie den Namen der Person und deren Unternehmen im Link-Namen. Monate später dient die Liste der Links zur PDF-Datei gleichzeitig als Nachweis darüber, wer sie erhalten hat, und der Zugriffsverlauf neben jedem Namen zeigt, wer sich damit beschäftigt hat.

Schritt 5: Die Zugriffe auf jedem Link einsehen

Jeder Link verfügt über ein eigenes Diagramm für den Traffic-Verlauf im Zeitablauf sowie über das Datum jedes Zugriffs und den Standort sowie das Gerät jedes Besuchers. Mit den Link-Analysen können Sie Links direkt miteinander vergleichen, sodass ein kurzer Blick genügt, um zu sehen, welche Empfänger die PDF-Datei geöffnet haben und welche nicht.

Das erleichtert das richtige Timing beim Nachfassen. Ein Lieferant, dessen Link gestern zwei Zugriffe von einem Desktop-Rechner verzeichnet hat, hat das Angebot wahrscheinlich gelesen und ist womöglich bereit für ein Gespräch. Ein Recruiter, dessen Link nach einer Woche keine Zugriffe aufweist, benötigt vielleicht eine Erinnerung – oder einen anderen Ansprechpartner. In So verfolgen Sie, ob jemand Ihren geteilten Link geöffnet hat erfahren Sie, wie sich diese Muster auch bei anderen Dateitypen interpretieren lassen.

Wenn Sie die PDF-Datei später korrigieren, bearbeiten Sie einfach die Quelldatei in Fabric. Die veröffentlichte Version aktualisiert sich automatisch, und der Link jedes Empfängers bleibt unverändert.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich erkennen, ob jemand einen PDF-Anhang geöffnet hat?

Nicht zuverlässig. Lesebestätigungen und Tracking-Pixel beziehen sich nur auf die E-Mail, und der Empfänger kann eine Lesebestätigung ablehnen. Wenn Sie die PDF-Datei als getrackten Link senden, erhalten Sie Zugriffsdaten zum Dokument selbst.

Wie tracke ich eine PDF-Datei, die ich per E-Mail sende?

Veröffentlichen Sie die PDF-Datei aus Fabric mit aktivierter Option „Engagement-Analysen erfassen“, erstellen Sie für jeden Empfänger einen namentlich gekennzeichneten Link und fügen Sie dessen Link anstelle eines Anhangs in die E-Mail ein.

Was zeigen die Link-Analysen an?

Ein Diagramm des Zugriffsverlaufs für jeden Link, das Datum jedes Besuchs sowie den Standort und das Gerät jedes Besuchers.

Zeigen die Analysen den Namen des Besuchers an?

Nein. Analysen werden pro Link erfasst – deshalb erhält jede Person ihren eigenen, namentlich benannten Link. Ein Zugriff auf Danas Link weist auf Dana hin oder auf jemanden, an den sie ihn weitergeleitet hat.

Kann ich verhindern, dass der Empfänger die PDF-Datei herunterlädt?

Ja. Deaktivieren Sie beim Erstellen des Links einfach die Option „Downloads erlauben“.

Benötigt der Empfänger ein Fabric-Konto?

Nein. Der Link öffnet sich ganz normal im Browser.

Ist das PDF-Tracking im kostenlosen Tarif enthalten?

Das Veröffentlichen ist in jedem Tarif enthalten, für Link-Analysen ist jedoch Pro oder Team erforderlich. Details finden Sie unter Preise.

Kann ich dieselbe PDF-Datei an viele Personen senden und sie trotzdem voneinander unterscheiden?

Ja. Erstellen Sie einfach für jede Person einen eigenen Veröffentlichungs-Link aus derselben PDF-Datei. Jeder hat seinen eigenen Namen, eigene Einstellungen und einen separaten Zugriffsverlauf.