So sehen Sie, ob ein Kunde Ihren Vertrag geöffnet hat

Ein Freelancer sendet am Dienstag ein Angebot und hört bis Freitag nichts. Eine Agentur verschickt eine Vertragsverlängerung zwei Wochen vor Ablauf des alten Vertrags. Ein Vermieter sendet einen Mietvertrag an einen neuen Mieter. Jeder von ihnen muss wissen, ob der Vertrag geöffnet wurde, denn ein Kunde, der ihn noch nicht gesehen hat, benötigt eine andere Nachricht als einer, der ihn zweimal gelesen hat und dann verstummt ist.

Dieser Leitfaden beschreibt, wie Verträge üblicherweise versendet und nachverfolgt werden, was die einzelnen Ansätze verraten und wie Sie einen Vertrag von Fabric aus als Link versenden, der nach dem Kunden benannt ist, sodass die Aufrufe dieses Links zeigen, ob er geöffnet wurde, bevor Sie entscheiden, wie Sie nachfassen.

Wie Verträge üblicherweise versendet und nachverfolgt werden

E-Signatur-Plattformen wie DocuSign und Adobe Acrobat Sign sind die Standardwahl, wenn eine Unterschrift erforderlich ist. Sie zeigen an, ob der Empfänger das Dokument angesehen und unterzeichnet hat, und viele Kunden sind mit ihnen vertraut. Sie erfordern jedoch auch ein Abonnement und einen Workflow pro Umschlag, der für einen zweiseitigen Arbeitsauftrag oder einen ersten Entwurf, der noch diskutiert wird, überdimensioniert wirken kann.

Viele Freelancer hängen einfach eine PDF-Datei an eine E-Mail an. Das ist vertraut und kostet nichts. Eine Lesebestätigung – sofern der Kunde dem Senden zustimmt – bestätigt lediglich, dass die E-Mail geöffnet wurde. Der übliche nächste Schritt ist daher eine höfliche Nachricht mit der Frage, ob Gelegenheit bestand, einen Blick darauf zu werfen.

Manche Personen teilen den Vertrag über Google Drive oder Dropbox, um ihn während der Verhandlungen aktualisieren zu können. Dadurch bleibt es bei einer einzigen Version, auch wenn ein an das gesamte Team des Kunden gesendeter Link nicht verrät, wer von ihnen ihn gelesen hat.

Schritt 1: Fügen Sie den Vertrag zum Ordner des Kunden hinzu

Halten Sie die Dokumente jedes Kunden zusammen: Ziehen Sie den Vertrag in den entsprechenden Ordner in Fabric oder klicken Sie auf „Datei hochladen“. Wenn Sie regelmäßig mit Kunden zusammenarbeiten, sorgt ein eigener Bereich pro Kunde dafür, dass die Dateien getrennt bleiben, und Sie können diesen Bereich später mit ihnen teilen. So geben Sie einem Kunden Zugriff auf ausschließlich seine Dateien erklärt diese Einrichtung.

Fabric übernimmt die Bereitstellung und das Besuchs-Tracking. Die eigentliche Unterzeichnung erfolgt über den Prozess, den Sie bereits nutzen – sei es ein E-Signatur-Tool oder eine per E-Mail zurückgesendete unterzeichnete Kopie.

Schritt 2: Veröffentlichen Sie einen nach dem Kunden benannten Link

Klicken Sie auf „Freigeben“, um das Freigabefenster zu öffnen, öffnen Sie den Tab „Veröffentlichen“ und klicken Sie auf „Link erstellen“. Benennen Sie den Link nach dem Kunden und dem Dokument (Jordan Lee, SOW März) und aktivieren Sie „Engagement-Analysen erfassen“. Wenn der Vertrag an zwei Personen geht, beispielsweise an den Kunden und dessen Finanzkontakt, erstellen Sie für jeden einen eigenen Link. Veröffentlichte Links behalten jeweils ihre eigenen Einstellungen und Besuchsprotokolle bei.

Analysen erfassen Besuche pro Link und nennen nicht den Namen des Besuchers; der Name des Links ordnet einen Besuch also dem Kunden zu. So senden Sie einen unterschiedlichen Tracking-Link an jeden Empfänger geht näher darauf ein. Link-Analysen sind in den Tarifen Pro und Team verfügbar.

Schritt 3: Downloads festlegen und ein Passwort hinzufügen

Aktivieren Sie „Downloads erlauben“, wenn der Kunde die Datei unterschreiben und zurücksenden muss, oder lassen Sie die Option deaktiviert für einen Entwurf, den er nur lesen soll. Deaktivieren Sie „Indexierung durch Suchmaschinen erlauben“. Fügen Sie bei Verträgen mit Honoraren, persönlichen Daten oder vertraulichen Klauseln in Pro oder Team ein Passwort hinzu: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Vertrag, wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“ und geben Sie eines ein. Für den Passwortschutz gibt es keine Zurücksetzfunktion; speichern Sie das Passwort daher in einem Passwort-Manager und senden Sie es dem Kunden separat.

Schritt 4: Überprüfen Sie die Besuche, bevor Sie nachfassen

Der Link verfügt über ein eigenes Diagramm des Verlaufs über die Zeit, mit dem Datum jedes Besuchs sowie dem Standort und Gerät jedes Besuchers. Link-Analysen erleichtern die Einschätzung für das Nachfassen. Keine Besuche nach drei Tagen bedeuten meist, dass die E-Mail übersehen wurde – eine kurze Nachricht mit dem erneuten Link genügt. Mehrere Besuche von verschiedenen Geräten deuten oft darauf hin, dass der Vertrag aufmerksam gelesen oder zur Prüfung an jemand anderen weitergeleitet wird, was eine Nachricht nahelegt, in der Sie anbieten, Fragen zu beantworten.

Geben Sie den Vertrag während der Verhandlungen stattdessen mit der Berechtigung „Kommentator“ für den Kunden frei. Er kann Klauseln hervorheben und Kommentare hinzufügen, und Sie können jeden Kommentar als erledigt markieren, sobald er geklärt ist. Die Seite zu Anmerkungen zeigt, wie das bei Dokumenten und PDFs funktioniert.

Schritt 5: Legen Sie die unterzeichnete Kopie ab

Wenn der unterzeichnete Vertrag als E-Mail-Anhang zurückkommt, leiten Sie ihn an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter, damit er direkt neben dem Entwurf abgelegt wird. Die Suche erfasst den Text in PDFs, sodass Sie eine Klausel später durch einfaches Beschreiben wiederfinden können.

Um ein Detail vertragsübergreifend zu prüfen, öffnen Sie den Ordner des Kunden und fragen Sie den KI-Assistenten, beispielsweise nach der Kündigungsfrist oder den Zahlungsbedingungen. Er antwortet auf Grundlage dieses Ordners und zitiert die verwendeten Dokumente, sodass Sie die Klausel selbst nachlesen können. Die Auslegung der Klauseln bleibt Ihnen und bei Bedarf Ihrem Anwalt überlassen.

Mit der Zeit wird der Ordner des Kunden zu einer Dokumentation der Geschäftsbeziehung: Angebote, Verträge, unterzeichnete Kopien und die Notizen jedes Gesprächs. Zusammenarbeit mit Kunden bietet weiterführende Ratschläge dazu, wie Sie die Kundenarbeit an einem zentralen Ort verwalten.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich feststellen, ob ein Kunde meinen Vertrag geöffnet hat?

Senden Sie ihn als veröffentlichten Fabric-Link, der nach dem Kunden benannt ist, mit aktivierter Option „Engagement-Analysen erfassen“. Die Besuche dieses Links zeigen Datum, Standort und Gerät an.

Kann Fabric Unterschriften einholen?

Fabric kümmert sich um den Versand des Vertrags und das Besuchs-Tracking. Nutzen Sie für die Unterschrift Ihr gewohntes E-Signatur-Tool oder eine unterzeichnete Kopie und legen Sie die signierte Version anschließend in Fabric ab.

Kann der Kunde den Vertrag herunterladen, um ihn zu unterzeichnen?

Ja, wenn Sie für seinen Link „Downloads erlauben“ aktivieren. Die Download-Option ist in jedem Tarif verfügbar.

Was sollte ich tun, wenn mein Kunde den Vertrag nicht geöffnet hat?

Wenn sein Link nach einigen Tagen keine Besuche aufweist, wurde die E-Mail möglicherweise übersehen oder herausgefiltert. Senden Sie den Link mit einer kurzen Nachricht erneut oder prüfen Sie, ob Sie den richtigen Ansprechpartner haben, bevor Sie nochmals nachfassen.

Benötigt der Kunde ein Fabric-Konto?

Nein. Veröffentlichte Links öffnen sich im Browser.

Kann ich den Vertrag nach dem Versenden noch aktualisieren?

Wenn Sie die Quelldatei in Fabric bearbeiten, wird die veröffentlichte Version aktualisiert, sodass der Link des Kunden stets den neuesten Entwurf zeigt.

Wie stelle ich sicher, dass ein Vertrag vertraulich bleibt?

Fügen Sie in Pro oder Team einen Passwortschutz hinzu, deaktivieren Sie die Suchmaschinenindexierung für den Link und senden Sie das Passwort getrennt vom Link.

Kann der Kunde bestimmte Klauseln kommentieren?

Ja. Geben Sie ihn mit Kommentator-Berechtigung frei, sodass er eine Klausel hervorheben und einen Kommentar anfügen kann, den Sie als erledigt markieren, sobald Einigkeit besteht.

Ist das Vertrags-Tracking im kostenlosen Tarif enthalten?

Das Veröffentlichen ist in jedem Tarif enthalten; Link-Analysen und Passwortschutz erfordern Pro oder Team. Siehe Preise.