So suchen Sie nach Belegen und Rechnungen

Ein Kunde behauptet, die Rechnung INV-2041 sei nie bezahlt worden. Ihr Steuerberater verlangt jeden Beleg über 75 $ für das Arbeitszimmer. Ein Laptop lädt nicht mehr und Sie benötigen den Kaufbeleg, um den Garantieanspruch geltend zu machen. Jede dieser Anfragen läuft auf dieselbe Aufgabe hinaus: Ein bestimmtes Dokument anhand einer Nummer, eines Namens oder eines darin enthaltenen Betrags zu finden.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie mit Fabric Quittungen und Rechnungen durchsuchen. Er erklärt, wie Sie PDFs, per E-Mail erhaltene Belege und Papierbons in einer zentralen Bibliothek zusammenführen, nach exakten Rechnungsnummern und Beträgen suchen, die Ergebnisse filtern und den KI-Assistenten bitten, Zahlen über einen gesamten Ordner hinweg zusammenzustellen.

Wie Belege und Rechnungen meistens gesucht werden

Die E-Mail-Suche ist die erste Anlaufstelle, und bei Belegen, die per E-Mail eingetroffen sind, funktioniert sie oft gut. Eine Suche in Gmail oder Outlook nach dem Namen des Geschäfts oder dem Wort „Quittung“ bringt die meisten Online-Bestellungen zum Vorschein. Schwieriger wird es, wenn der Beleg ein PDF-Anhang mit einem generischen Dateinamen war oder wenn die von Ihnen versendete Rechnung aus einer Buchhaltungssoftware statt aus Ihrem Posteingang stammte.

Buchhaltungs- und Spesen-Apps wie QuickBooks, Xero und Expensify speichern Rechnungen und Belege, die über sie abgewickelt wurden, und bieten innerhalb der jeweiligen App eine gute Suchfunktion. Papierbelege sind die eigentliche Schwachstelle: Sie landen in einer Schublade, im Portemonnaie oder in einem Schuhkarton, und der Druck auf Thermopapier kann verblassen, noch bevor Sie ihn brauchen.

Viele Freiberufler und Haushalte legen für jedes Jahr einen Ordner auf ihrem Computer oder im Cloud-Speicher an. Das funktioniert, wenn Dateien sorgfältig benannt sind, wie etwa 2025-03 Acme Rechnung 2041.pdf. Ist das nicht der Fall, bedeutet das Wiederfinden, jede Datei einzeln öffnen zu müssen.

Schritt 1: Belege und Rechnungen in einer Bibliothek zusammenführen

Leiten Sie per E-Mail erhaltene Belege und Rechnungen inklusive Anhänge an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. Sie akzeptiert E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse, und in einem Team können Sie zusätzliche Absender autorisieren, sodass auch Buchhalter oder Partner Dokumente einsenden können.

Fotografieren Sie Papierbelege einfach mit Ihrem Smartphone und fügen Sie sie über die Fabric-Mobil-App hinzu. Wenn Sie Belege bereits mit der Kamera abfotografieren, können sie über das automatische Kamera-Roll-Backup importiert werden, wobei Sie dies auf bestimmte Fotoordner beschränken können. PDF-Rechnungen auf Ihrem Computer können per Drag-and-Drop oder über „Datei hochladen“ hinzugefügt werden.

Befinden sich Ihre Belege bereits in Gmail oder Outlook, ermöglicht eine Integration der Suche und dem KI-Assistenten von Fabric den Zugriff darauf, ohne dass Sie jede einzelne E-Mail weiterleiten müssen. Integrationen erfordern ein kostenpflichtiges Abonnement.

Schritt 2: Nach Rechnungsnummer, Betrag oder Lieferant suchen

Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Cmd+F (Mac) / Strg+F (Windows). Setzen Sie für präzise Treffer den Suchbegriff in Anführungszeichen: „INV-2041“, „1.240,00“ oder den Namen eines Lieferanten. Die Fabric-Suche liest den Text in PDFs, Dokumenten und Bildern – einschließlich des Textes auf einem Foto eines Papierbelegs – und gibt nur Elemente zurück, die exakt diese Zeichenfolge enthalten.

Wenn Sie die Nummer nicht wissen, beschreiben Sie stattdessen den Kauf: Hotel in Lissabon im Mai oder der Router, den ich letzten Herbst gekauft habe. Die Suche gleicht sowohl nach Bedeutung als auch nach Schlüsselwörtern ab. Fabric erstellt beim Eingang jedes Elements eine Zusammenfassung, sodass ein Beleg auch anhand einer Beschreibung seines Verwendungszwecks gefunden werden kann – selbst wenn Ihre Formulierung nicht mit dem gedruckten Text übereinstimmt. Falls die ersten Ergebnisse nicht passen, ergänzen Sie ein Detail, bei dem Sie sicher sind, wie das Geschäft oder den Monat, und suchen Sie erneut.

Die Ergebnisse öffnen sich direkt auf der passenden Seite, was bei mehrseitigen Abrechnungen und langen Lieferantenrechnungen hilfreich ist, bei denen die benötigte Zeile erst auf Seite drei steht. Wenn das Ergebnis direkt an der richtigen Stelle geöffnet wird, können Sie den Betrag sowie das Datum sofort überprüfen und die angeforderte Referenznummer kopieren.

Schritt 3: Nach Ordner, Tag oder Typ filtern

Grenzen Sie die Ergebnisse mit Filtern nach Tags, Speicherort oder Elementtyp ein. Eine Suche nach „Adobe“, die auf den Ordner „Betriebsausgaben 2025“ beschränkt ist, trennt die Rechnungen für das Abonnement von jeder anderen Erwähnung von Adobe in Ihren Dateien.

Fabric schlägt anhand des Inhalts jedes Dokuments Tags vor, und intelligente Sammlungen können Belege und Rechnungen anhand ihres Inhalts zusammenführen, ohne dass Sie jedes Dokument einzeln ablegen müssen. So organisieren Sie Belege für die Steuererklärung beschreibt eine einfache jährliche Struktur, falls Sie zusätzlich Ordner nutzen möchten.

Schritt 4: Den KI-Assistenten mit Berechnungen beauftragen

Öffnen Sie einen Ordner mit Belegen oder Rechnungen und fragen Sie den KI-Assistenten. Er ist automatisch auf diesen Ordner beschränkt, und seine Antworten belegen die Quellen mit anklickbaren Verweisen auf die jeweiligen Dokumente. Fragen wie: Welche Rechnungen an Northwind sind nach dem 1. März datiert? oder: Wie viel habe ich dieses Jahr für Software-Abonnements ausgegeben? funktionieren hervorragend.

Prüfen Sie jeden Wert anhand des angegebenen Dokuments, bevor er in eine Steuererklärung oder eine Zahlungserinnerung einfließt. Dank der Verweise geht das schnell, da jeder einzelne direkt zum ursprünglichen Beleg oder zur Rechnung führt. Antworten können als Notizen gespeichert werden, wodurch Sie direkt neben den Dokumenten eine kurze Übersicht erhalten, wie z. B. Unbezahlte Rechnungen, Q2.

Schritt 5: Gefundene Dokumente teilen

Sobald Sie die richtigen Dokumente gefunden haben, können Sie einen Ordner für Ihren Steuerberater mit Lese- oder Kommentarrechten freigeben, sodass dieser die Dateien öffnen und Fragen dazu stellen kann. Um einem Kunden eine Kopie einer unbezahlten Rechnung zu senden, veröffentlichen Sie sie als Link mit aktivierter Download-Funktion. So bereiten Sie Ihre Belege für den Steuerberater vor führt Sie Schritt für Schritt durch die Übergabe.

Häufig gestellte Fragen

Wie finde ich eine Rechnung anhand ihrer Nummer?

Öffnen Sie die Suche und geben Sie die Rechnungsnummer in Anführungszeichen ein, z. B. „INV-2041“. Fabric liefert nur Elemente zurück, die genau diesen Text enthalten, und öffnet sie direkt auf der richtigen Seite.

Kann ich den Text auf dem Foto eines Papierbelegs durchsuchen?

Ja. Die Suche erfasst Text in Bildern, einschließlich fotografiertem Text. So lässt sich ein Belegfoto anhand des Namens des Geschäfts, des Betrags oder des aufgedruckten Datums finden.

Kann ich nach einem Beleg anhand des Betrags suchen?

Setzen Sie den Betrag exakt so in Anführungszeichen, wie er auf dem Beleg steht, zum Beispiel „89,99“, um eine exakte Übereinstimmung zu erzielen.

Wie übertrage ich per E-Mail erhaltene Belege in Fabric?

Leiten Sie sie an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter oder verknüpfen Sie Gmail oder Outlook über ein kostenpflichtiges Abonnement. So speichern Sie Rechnungen und Belege aus E-Mails automatisch beschreibt beide Wege.

Kann die KI meine Belege zusammenrechnen?

Fragen Sie den KI-Assistenten innerhalb des Ordners, in dem die Belege liegen. Er gibt jeden verwendeten Beleg als Quelle an. Prüfen Sie die Zahlen daher anhand der Originalbelege, bevor Sie sich darauf verlassen.

Kann mein Steuerberater meine Belege einsehen?

Geben Sie den Ordner mit Lese- oder Kommentarrechten für ihn frei. Externe Personen können freigegebene Links nutzen, ohne sich registrieren zu müssen.

Muss ich Belegdateien umbenennen?

Nein. Die Suche liest den Inhalt jeder Datei aus. Daher kann ein Beleg mit dem Namen IMG_4821.jpg anhand seines Inhalts gefunden werden.

Kann ich Belege auch im kostenlosen Tarif durchsuchen?

Dateiuploads und eine begrenzte KI-Nutzung sind im kostenlosen Tarif enthalten. Verknüpfungen mit Gmail und Outlook erfordern ein kostenpflichtiges Abonnement. Einzelheiten finden Sie unter Preise.