So suchen Sie in Ihren E-Mails

Das Angebot des Bauunternehmens kam im letzten Frühjahr per E-Mail. Ebenso die Buchungsreferenz für das Konferenzhotel und der Verlauf, in dem ein Kunde einer Verschiebung der Frist zustimmte. Sie erinnern sich noch ungefähr daran, was besprochen wurde, aber nicht mehr, wer es geschickt hat oder an welches Konto es ging – und der Anhang, den Sie brauchen, wurde danach möglicherweise sowieso auf Ihrem Laufwerk gespeichert.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie mit Fabric Ihre E-Mails durchsuchen. Es wird erklärt, wie Sie Gmail oder Outlook verknüpfen, damit E-Mails zusammen mit Ihren Dateien und Notizen durchsuchbar sind, wie Sie wichtige Nachrichten weiterleiten und wie Sie Anführungszeichen, Filter und den KI-Assistenten nutzen, um die exakte Nachricht aufzuspüren.

Wie E-Mails üblicherweise durchsucht werden

Sowohl Gmail als auch Outlook verfügen über leistungsstarke Suchfunktionen. Die Operatoren von Gmail (from:, has:attachment, before:, filename:) und die Suchfilter von Outlook grenzen ein Postfach schnell ein, wenn Sie den Absender oder ein ungefähres Datum kennen. Für die meisten Suchen in einem einzelnen Posteingang reicht das völlig aus.

Schwieriger wird es, wenn die Antwort über mehrere Orte verteilt ist. Ein geschäftliches und ein privates Konto erfordern separate Suchvorgänge. In der E-Mail heißt es vielleicht „siehe Anhang“, während der Anhang inzwischen bearbeitet und in einem Cloud-Speicher abgelegt wurde – und die Entscheidung, auf die Bezug genommen wird, ist möglicherweise in einer Meeting-Notiz festgehalten. Jeder Teil ist in seiner eigenen App durchsuchbar, und Sie müssen die Puzzleteile selbst zusammenfügen.

Viele Menschen behelfen sich damit, wichtige Nachrichten mit einem Sternchen oder Labels zu versehen oder sich Dateien selbst per E-Mail zu schicken, um sie später leichter wiederzufinden. Labels funktionieren, wenn sie konsequent verwendet werden. Das Versenden von E-Mails an sich selbst führt jedoch meist zu einem Posteingang voller Kopien, die sich kaum voneinander unterscheiden lassen.

Schritt 1: Gmail oder Outlook verknüpfen

Gehen Sie zum Fabric-Marketplace und wählen Sie Gmail oder Outlook aus. Dort finden Sie Informationen zur Integration. Klicken Sie auf „Installieren“, melden Sie sich im Berechtigungsfenster bei Ihrem E-Mail-Konto an und gewähren Sie die Zugriffsrechte. Fabric leitet Sie anschließend zurück und bestätigt, dass die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde. Verbindungen erfordern ein kostenpflichtiges Abonnement.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, können die Suche und der KI-Assistent Ihre E-Mails zusammen mit allen anderen Inhalten in Fabric durchsuchen. Wenn Sie sowohl ein geschäftliches als auch ein privates Konto haben, verknüpfen Sie beide, damit eine einzige Suche beide Postfächer abdeckt.

Schritt 2: Die E-Mails weiterleiten, die Sie behalten möchten

Manche Nachrichten sind es wert, direkt in Fabric aufbewahrt zu werden: Verträge, Bestätigungen, Belege, Anweisungen von Kunden. Leiten Sie diese samt Anhängen an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. Sie akzeptiert nur E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse; in einem Team können Sie zusätzliche Absender freigeben.

Weitergeleitete E-Mails werden zu Elementen in Ihrer Bibliothek. Sie können ihnen Kommentare oder Tags hinzufügen und sie im selben Ordner wie die zugehörigen Dateien ablegen. Warum Sie aufhören sollten, sich Dateien selbst per E-Mail zu senden erklärt, warum das meist besser funktioniert als ein an sich selbst adressierter Posteingang.

Auf dem Smartphone funktioniert das Weiterleiten aus jeder E-Mail-App heraus. Über das Teilen-Menü in der Fabric-Mobile-App können Sie zudem Anhänge, Links und kopierten Text senden – praktisch für einen Bestätigungscode oder eine Adresse, die Sie unterwegs aus einer Nachricht kopiert haben.

Schritt 3: Nach dem genauen Wortlaut suchen

Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Cmd+F (Mac) bzw. Strg+F (Windows). Bei E-Mails, die Sie an Fabric weitergeleitet haben, geben Sie eine Suchanfrage ein; die Fabric-Suche gleicht Treffer sowohl nach Bedeutung als auch nach Stichwörtern ab. Setzen Sie Wörter in Anführungszeichen, um eine exakte Übereinstimmung zu erzwingen – ideal für Buchungsnummern, Bestellnummern, Projektcodes oder markante Ausdrücke wie „Verschiebung des Launchs auf den 14.“.

Um Ihre verknüpften Postfächer einzubeziehen, klicken Sie in den Bereich für die Wissenssuche (Knowledge Search). Im Web und in der Desktop-App befindet er sich auf der rechten Seite des Suchfensters, auf dem Smartphone im unteren Menübereich. Hier werden Fabric und Ihre verknüpften Apps gemeinsam durchsucht. Sie können auch eine Folgefrage stellen, falls die ersten Ergebnisse noch nicht ganz passen – etwa „nur die vom Bauunternehmer“ oder „nur aus dem letzten Jahr“.

Filter nach Tags, Speicherort oder Elementtyp helfen dabei, die Ergebnisse unter den in Fabric gespeicherten E-Mails weiter einzugrenzen, beispielsweise nur Elemente in einem Ordner „Hausrenovierung“.

Schritt 4: Den KI-Assistenten zu einem E-Mail-Verlauf befragen

Wenn Sie aus einem langen Verlauf eigentlich nur eine konkrete Antwort statt des gesamten Verlaufs benötigen, fragen Sie den KI-Assistenten. Er führt dieselbe Suche über Fabric und Ihre verknüpften Apps durch, und seine Antworten enthalten klickbare Quellenangaben, sodass Sie die Originalnachricht direkt öffnen können.

Fragen wie „Welche Frist haben wir mit Northwind vereinbart?“ oder „Was hat die Versicherung zur Selbstbeteiligung gesagt?“ ersparen das mühsame Scrollen durch Dutzende von Antworten. Wenn die Antwort wichtig ist, speichern Sie sie als Notiz im Ordner des entsprechenden Kunden oder Projekts ab. Eine kurze Notiz mit dem Titel „Vereinbarte Fristen, Northwind“ – inklusive Absender und Datum der jeweiligen Ursprungs-E-Mail neben der Antwort – lässt sich beim nächsten Mal deutlich schneller finden als der ursprüngliche E-Mail-Verlauf.

Schritt 5: Anhänge bei den zugehörigen Dateien aufbewahren

Oft sind Anhänge überhaupt erst der Grund, warum man ein Postfach durchsucht. Weitergeleitete Anhänge landen in Fabric als Dateien, deren Text in PDFs und Dokumenten durchsuchbar ist, sodass Ergebnisse direkt auf der exakten Seite geöffnet werden. Wie Sie alte E-Mail-Anhänge schnell finden geht noch genauer darauf ein.

Wenn Sie die E-Mail und ihren Anhang im selben Ordner wie Ihre übrigen Projektdateien ablegen, deckt eine einzige Suche alle drei Bereiche ab. Wie Sie alle Ihre Apps gleichzeitig durchsuchen zeigt, wie vielseitig diese Funktion ist.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Gmail und meine Dateien gleichzeitig durchsuchen?

Ja. Verknüpfen Sie Gmail und nutzen Sie die Wissenssuche oder den KI-Assistenten, die Fabric und Ihre verknüpften Apps gemeinsam durchsuchen. Verbindungen erfordern ein kostenpflichtiges Abonnement.

Funktioniert Fabric mit Outlook?

Ja. Outlook ist genau wie Gmail als Integration im Fabric-Marketplace verfügbar.

Wie suche ich in alten E-Mails nach einer exakten Formulierung?

Setzen Sie den Ausdruck in der Fabric-Suche in Anführungszeichen, um nach der exakten Übereinstimmung zu suchen. Das funktioniert hervorragend bei Referenznummern und prägnanten Formulierungen.

Kann ich zwei E-Mail-Konten gleichzeitig durchsuchen?

Verknüpfen Sie beide Konten – die Wissenssuche durchsucht dann beide gemeinsam mit Ihrer Fabric-Bibliothek.

Kann ich einzelne E-Mails in Fabric speichern, ohne mein Postfach zu verknüpfen?

Ja. Leiten Sie sie an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. Sie akzeptiert E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse sowie von allen zusätzlichen Absendern, die Sie für ein Team autorisieren.

Kann die KI einen langen E-Mail-Verlauf für mich zusammenfassen?

Fragen Sie den KI-Assistenten einfach nach dem Verlauf. Er antwortet mit anklickbaren Verweisen auf die herangezogenen Nachrichten, und Sie können die Antwort als Notiz speichern.

Ist die E-Mail-Suche im kostenlosen Tarif enthalten?

Verknüpfungen mit Gmail und Outlook erfordern ein kostenpflichtiges Abonnement. Die verschiedenen Optionen finden Sie unter Preise.

Was passiert mit Anhängen, die ich weiterleite?

Sie werden in Fabric gespeichert; der Text in PDFs und Dokumenten wird durchsuchbar, und Suchergebnisse springen direkt zur exakten Seite.