So suchen Sie in Ihren Dokumenten

Oft erinnert man sich an die Textstelle, nicht an den Dateinamen. Ein Lieferantenvertrag erwähnte eine Kündigungsfrist von 60 Tagen, ein Projektbriefing legte ein Startdatum fest, eine HR-Richtlinie regelte, wer Rückerstattungen genehmigt. Die Wörter befinden sich irgendwo in einer DOCX-, PDF- oder Markdown-Datei – und der Dateiname verrät nicht, in welcher.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie mit Fabric den Text in Ihren Dokumenten durchsuchen: wie Sie alle Dateien an einem Ort zusammenführen, mit Anführungszeichen nach exakten Formulierungen suchen, Ergebnisse mit Filtern eingrenzen und das Dokument direkt an der passenden Stelle öffnen.

Wie man üblicherweise in Dokumenten sucht

Die meisten beginnen mit der integrierten Suche ihres Computers. Spotlight auf dem Mac und die Windows-Suche lesen beide Dateiinhalte aus und sind bei Dokumenten auf dem lokalen Gerät schnell. Dokumente in E-Mails, einem Cloud-Laufwerk oder einem Team-Ordner haben jedoch jeweils ein eigenes Suchfeld – so wird aus einer Frage schnell drei oder vier separate Suchvorgänge.

Innerhalb einer einzelnen Datei findet Cmd+F oder Strg+F jeden Treffer, was gut funktioniert, sobald die richtige Datei geöffnet ist. Das Mühsame passiert davor: ein Dutzend potenzieller Kandidaten einzeln zu öffnen, um jeden nach einer Phrase zu durchsuchen. Die Google-Drive-Suche durchsucht Google Docs und viele hochgeladene Dateien – das hilft bei allem, was in Drive liegt, lässt aber Dokumente außen vor, die woanders gespeichert sind.

Manche pflegen einen fortlaufenden Index in einer Tabellenkalkulation oder verlassen sich auf strikte Dateibenennungen. Beides funktioniert nur, solange die Gewohnheit anhält – und beides hängt davon ab, dass jemand jedes Mal daran denkt, den Index zu aktualisieren, wenn ein neues Dokument eintrifft.

Schritt 1: Bringen Sie Ihre Dokumente an einen durchsuchbaren Ort

Fabric durchsucht den Text in PDFs sowie in DOCX-, TXT-, Markdown-, HTML- und JSON-Dateien. Ziehen Sie Dokumente per Drag-and-Drop in die Web- oder Desktop-App, fügen Sie sie ein oder klicken Sie auf „Datei hochladen“, was auch große Mengen auf einmal bewältigt. Mit der installierten Fabric-Desktop-App bindet sich Fabric zudem als Laufwerk im Finder oder Datei-Explorer ein, sodass das Verschieben eines ganzen Dokumentenordners genauso funktioniert wie überall sonst.

Google Docs und Notion-Seiten werden über Verbindungen zu anderen Apps eingebunden, die ein kostenpflichtiges Abo erfordern. Google Drive synchronisiert sich in beide Richtungen, sodass Änderungen an beiden Orten jeweils sofort sichtbar sind.

Sobald ein Dokument importiert wird, erstellt Fabric Embeddings aus seinen Inhalten, verfasst eine kurze Zusammenfassung und erfasst Attribute wie Inhaltstyp und Themen. Die Suche greift auf all das zu – ohne dass Sie vorher etwas umbenennen oder manuell einsortieren müssen.

Schritt 2: Suchen Sie nach dem genauen Wortlaut

Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Cmd+F (Mac) / Strg+F (Windows). Eine einfache Suchanfrage startet die hybride Suche, die gleichzeitig nach Bedeutung und Schlüsselwörtern sucht.

Wenn Sie den genauen Wortlaut kennen, setzen Sie ihn in Anführungszeichen. Die Suche nach „schriftliche Frist von 60 Tagen“ liefert nur Dokumente zurück, die exakt diese Zeichenfolge enthalten. Das schließt ähnliche Treffer aus, die eine rein inhaltsbasierte Suche ebenfalls finden würde. Anführungszeichen eignen sich ideal für Vertragsklauseln, Referenznummern, Produktcodes, Namen und alle Formulierungen, die Sie zuvor aus einem Dokument kopiert haben.

Wenn Sie sich nur noch vage erinnern, lassen Sie die Anführungszeichen weg und beschreiben Sie stattdessen, worum es geht – zum Beispiel Kündigungsfrist für den Lieferantenvertrag. Die hybride Suche findet Dokumente zu diesem Thema, auch wenn dort von Vertragsauflösung oder Stornierung die Rede ist.

Schritt 3: Grenzen Sie die Ergebnisse mit Filtern ein

Filter reduzieren eine lange Ergebnisliste auf das Wesentliche. Filtern Sie nach Elementtyp, um die Ergebnisse auf Dokumente zu beschränken, nach Speicherort, um einen einzelnen Ordner oder Bereich zu durchsuchen, oder nach Tags, falls Sie Tags verwenden. Eine Suche nach „Schadloshaltung“, die auf einen Legal-Ordner beschränkt ist, liefert eine weitaus kürzere Liste als dasselbe Wort über Ihre gesamte Bibliothek hinweg.

Tags sind optional. Fabric schlägt sie basierend auf dem Inhalt jedes Dokuments vor; Sie können die Vorschläge annehmen oder ignorieren – die Suche funktioniert in beiden Fällen gleich. Wenn Sie sich zusätzlich mehr Struktur wünschen, zeigt Ihnen unser Leitfaden Digitale Dateien organisieren bewährte Ordnerstrukturen, die sich langfristig auszahlen.

Schritt 4: Öffnen Sie das Dokument direkt an der Fundstelle

Ergebnisse öffnen sich direkt auf der Seite, auf der der Treffer vorkommt. Ein Satz auf Seite 41 eines langen Berichts führt Sie also direkt zu Seite 41 statt zum Deckblatt. Von dort aus können Sie im Lesemodus weiterlesen und die gesuchte Passage hervorheben oder kommentieren.

Wenn die Liste nicht die gewünschte Datei anzeigt, wählen Sie das ähnlichste Ergebnis aus und starten Sie eine Ähnlichkeitssuche. Fabric findet daraufhin ähnliche Elemente – ideal, wenn es mehrere Entwürfe desselben Vertrags oder eine Reihe fast identischer Vorlagen gibt.

Schritt 5: Durchsuchen Sie verknüpfte Apps und stellen Sie Folgefragen

Dokumente, die in anderen Apps verbleiben, lassen sich direkt von derselben Ansicht aus durchsuchen. Klicken Sie dazu in das Wissenssuche-Panel – im Web und auf dem Desktop rechts im Suchfenster, auf Mobilgeräten im unteren Menübereich. Es durchsucht Fabric und Ihre verknüpften Apps gemeinsam, und Sie können im selben Panel direkt Folgefragen stellen.

Wenn Sie eher eine konkrete Antwort als eine Datei suchen, öffnen Sie den Ordner und fragen Sie den KI-Assistenten. Er beschränkt sich auf diesen Ordner und belegt seine Aussagen mit anklickbaren Quellenangaben, damit Sie den Wortlaut an der Originalquelle überprüfen können. Für Dokumente in Google Drive bietet Ihnen Google Drive nach Inhalten in Dateien durchsuchen weiterführende Informationen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie suche ich nach einer exakten Formulierung in meinen Dokumenten?

Öffnen Sie die Suche mit Cmd+F (Mac) oder Strg+F (Windows) und setzen Sie den Ausdruck in Anführungszeichen. Fabric liefert dann nur Elemente zurück, die exakt diesen Wortlaut enthalten.

Welche Dokumenttypen kann Fabric durchsuchen?

PDFs, DOCX-, TXT-, Markdown-, HTML- und JSON-Dateien sowie Google Docs und Notion-Seiten über Verknüpfungen. Auch Text in Bildern und Screenshots wird durchsucht.

Kann ich gescannte Dokumente durchsuchen?

Ja. Die Suche erfasst auch Text in Bildern – einschließlich abfotografiertem Text. So lässt sich ein gescannter Brief anhand seines Wortlauts wiederfinden. Gescannte Dokumente durchsuchen erklärt, wie es funktioniert.

Öffnet sich ein Ergebnis an der richtigen Seite?

Ja. Ergebnisse springen genau zu der Seite, auf der der Treffer vorkommt, sodass Sie nicht durch ein langes Dokument scrollen müssen, um danach zu suchen.

Kann ich die Suche auf nur einen Ordner beschränken?

Ja. Verwenden Sie den Ortsfilter, um eine Suche auf einen einzelnen Ordner oder Bereich zu begrenzen. Sie können den Ordner auch öffnen und den KI-Assistenten fragen, der sich automatisch auf diesen Ordner beschränkt.

Muss ich Dokumente vor der Suche umbenennen oder taggen?

Nein. Die Suche liest die Inhalte jedes Dokuments aus, sodass auch unpassend benannte Dateien anhand ihres Inhalts gefunden werden. Tags und Ordner sind rein optionale Hilfsmittel.

Kann ich meine Google Docs durchsuchen, ohne sie verschieben zu müssen?

Ja. Verknüpfen Sie Google Drive über den Fabric-Marktplatz und nutzen Sie das Wissenssuche-Panel, das Fabric und verknüpfte Apps gemeinsam durchsucht. Für App-Verknüpfungen ist ein kostenpflichtiges Abo erforderlich.

Ist die Dokumentensuche im kostenlosen Tarif enthalten?

Datei-Uploads sind im kostenlosen Tarif enthalten. Verknüpfungen zu anderen Apps wie Google Drive oder Notion erfordern ein kostenpflichtiges Abo. Details zu den einzelnen Tarifen finden Sie unter Preise.