So suchen Sie in alten Präsentationen

Ein neuer Pitch steht am Donnerstag an und Sie wissen genau, dass Sie diese Folie schon einmal erstellt haben. Da war ein Marktgrößen-Diagramm in einer Vorstandspräsentation vor zwei Jahren, eine Preistabelle in einem Kundenangebot, ein Kundenzitat in einem Konferenzvortrag. Die Präsentationen tragen Namen wie Final_v3.pptx und Q2 review (2).pptx, und es gibt Hunderte davon.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie mit Fabric den Text in Ihren alten Präsentationen durchsuchen können, um die Präsentation mit der gewünschten Folie zu finden, nach der Herkunft zu filtern und Fragen an einen ganzen Ordner vergangener Präsentationen zu stellen.

Wie man eine alte Folie normalerweise sucht

Der übliche Weg führt über Erinnerung und Rätselraten. Sie überlegen ungefähr, wann die Folie erstellt wurde, öffnen den Ordner für das betreffende Quartal oder den Kunden und blättern in der Foliensortierungsansicht durch die Präsentationen, bis die richtige auftaucht. Das funktioniert, wenn die Folie noch nicht alt und der Ordner überschaubar ist.

Die Suchfunktion von PowerPoint (Cmd+F oder Strg+F) durchsucht nur die aktuell geöffnete Präsentation, was nützlich ist, sobald man in der richtigen Datei ist. Zuletzt geöffnete Dateien helfen bei der Arbeit des letzten Monats. Die Google Drive-Suche liest Text in Google Slides und vielen hochgeladenen Präsentationen, sodass Teams, die alles in Drive aufbewahren, damit recht weit kommen – vorausgesetzt, die Präsentation wurde dort gespeichert und nicht als E-Mail-Anhang verschickt.

Manche Teams erstellen eine Master-Folienbibliothek: eine zentrale Präsentation mit freigegebenen Folien, aus der sich jeder bedient. Das ist übersichtlich, solange sich jemand darum kümmert. Sobald diese Person andere Aufgaben übernimmt, landen die neuesten und besten Folien wieder in Projektpräsentationen, und die Bibliothek veraltet allmählich.

Schritt 1: Sammeln Sie Ihre alten Präsentationen in einer Bibliothek

Fabric unterstützt PPT- und PPTX-Dateien. Wählen Sie einen Ordner mit alten Präsentationen aus und ziehen Sie ihn per Drag-and-Drop in die Web- oder Desktop-App, oder klicken Sie auf „Datei hochladen“; ein großes Paket wird in einem Durchgang hochgeladen. Wenn Ihre Präsentationen viele Bilder und Videos enthalten, bindet die Desktop-App Fabric als Laufwerk ein. Die Dateien belegen dann keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer und werden beim Öffnen gestreamt.

Google Slides-Präsentationen werden über eine Google Drive-Verbindung importiert. Verbindungen erfordern einen kostenpflichtigen Plan. Drive synchronisiert in beide Richtungen, sodass eine in Google Slides bearbeitete Präsentation in Fabric immer aktuell bleibt.

Präsentationen, die als Anhänge eingegangen sind, können an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weitergeleitet werden, wodurch der Anhang gespeichert wird, ohne den Umweg über Ihren Download-Ordner nehmen zu müssen.

Schritt 2: Suchen Sie nach Wörtern, an die Sie sich von der Folie erinnern

Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Cmd+F (Mac) / Strg+F (Windows). Folientitel und kurze Formulierungen auf Folien sind meist unverwechselbar und eignen sich daher hervorragend als Suchbegriffe. Setzen Sie sie für eine exakte Übereinstimmung in Anführungszeichen: „Gesamtmarktpotenzial“, „Was uns Kunden gesagt haben“ oder den Namen eines Kunden. Die Fabric-Suche liefert nur Ergebnisse, die genau diese Wörter enthalten.

Wenn Sie sich nicht an den genauen Wortlaut erinnern, beschreiben Sie die Folie ohne Anführungszeichen, zum Beispiel Preisvergleich der Wettbewerber für den Enterprise-Tarif. Die Hybridsuche gleicht sowohl die Bedeutung als auch Schlüsselwörter ab, sodass eine Folie mit dem Titel Wie wir im Vergleich abschneiden dennoch für diese Abfrage gefunden werden kann.

Fabric erstellt beim Import außerdem eine Zusammenfassung jeder Präsentation, sodass eine Suche nach einem Thema, das in der Präsentation behandelt wird, diese Folie finden kann – selbst wenn der von Ihnen eingegebene Ausdruck auf keiner einzelnen Folie vorkommt.

Schritt 3: Filtern Sie nach Kunde, Ordner oder Dateityp

Präsentationen aus mehreren Jahren führen zu langen Ergebnislisten, insbesondere bei gängigen Begriffen wie Roadmap oder Ergebnisse. Filtern Sie nach Elementtyp, um die Ergebnisse auf Präsentationen zu beschränken, nach Ort, um den Ordner eines bestimmten Kunden oder ein einzelnes Jahr zu durchsuchen, oder nach Tag, wenn Sie Präsentationen nach Zielgruppe oder Veranstaltung getaggt haben.

Fabric schlägt Tags basierend auf dem Inhalt jeder Präsentation vor, beispielsweise zu den behandelten Themen. Wenn Sie beim Import einige davon annehmen oder intelligente Sammlungen einrichten, die Präsentationen nach Themen bündeln, erhalten Sie später schnellere Filter ganz ohne manuelles Sortieren.

Schritt 4: Ähnliche Präsentationen finden

Manchmal ist das gefundene Ergebnis nah dran, aber nicht ganz das Richtige: die Vorjahresversion des Vorstandsberichts, obwohl Sie die davor benötigten. Wählen Sie die Datei aus und starten Sie eine Ähnlichkeitssuche. Fabric findet vergleichbare Elemente, wodurch die anderen Versionen und verwandte Präsentationen in einer Liste angezeigt werden.

Wenn mehrere Versionen auftauchen, zeigt der Artikel So erkennen Sie, welche Dateiversion die neueste ist, wie Sie diese auseinanderhalten können. Wenn Sie Screenshots von bevorzugten Folien aufbewahren, lassen sich diese anhand des darin enthaltenen Textes und ihres Inhalts durchsuchen, sodass ein Bild eines Diagramms direkt zur ursprünglichen Präsentation führen kann.

Schritt 5: Fragen an einen ganzen Ordner mit Präsentationen stellen

Bei Fragen, die mehrere Präsentationen betreffen, öffnen Sie den Ordner und fragen Sie den KI-Assistenten. Dieser ist automatisch auf diesen Ordner beschränkt und antwortet mit anklickbaren Verweisen auf die verwendeten Präsentationen. Fragen wie In welcher Präsentation wurde die dreistufige Preisgestaltung erstmals vorgestellt? oder Welche Abwanderungsquote haben wir den Investoren 2024 genannt? eignen sich dafür ideal.

Antworten können als Notizen gespeichert werden – ein schneller Weg, um ein kurzes Verzeichnis der Folien zu erstellen, die Sie am häufigsten wiederverwenden. Um gleichzeitig in Fabric und anderen verknüpften Apps zu suchen, nutzen Sie das Wissenssuche-Panel in der Suchmaske. So durchsuchen Sie alle Ihre Apps auf einmal erklärt diese Einrichtung im Detail.

Häufig gestellte Fragen

Wie finde ich eine bestimmte Folie in einer alten PowerPoint-Präsentation?

Laden Sie Ihre Präsentationen in Fabric hoch, öffnen Sie die Suche und geben Sie eine Formulierung von der Folie in Anführungszeichen ein. Die Ergebnisse listen die Präsentationen auf, die diesen Wortlaut enthalten.

Kann ich PowerPoint-Dateien durchsuchen, ohne sie zu öffnen?

Ja. Fabric durchsucht PPT- und PPTX-Dateien in Ihrer Bibliothek über eine zentrale Suchleiste, sodass Sie die Präsentation erst öffnen müssen, wenn Sie sicher sind, dass es die richtige ist.

Funktioniert Fabric mit Google Slides?

Ja, über eine Google Drive-Verbindung, die in beide Richtungen synchronisiert. Verbindungen erfordern einen kostenpflichtigen Plan.

Was ist, wenn ich mich an keine Wörter auf der Folie erinnere?

Beschreiben Sie den Inhalt der Folie ohne Anführungszeichen. Die Suche gleicht nach Sinn ab, und der KI-Assistent kann beschreibende Fragen über einen ganzen Ordner von Präsentationen hinweg beantworten.

Wie durchsuche ich nur die Präsentationen eines einzelnen Kunden?

Verwenden Sie den Ortsfilter, um die Suche auf den Ordner oder Bereich dieses Kunden zu beschränken. Sie können auch den Ordner öffnen und den KI-Assistenten fragen, der innerhalb dieses Ordners bleibt.

Kann ich andere Versionen derselben Präsentation finden?

Wählen Sie die Präsentation aus und führen Sie eine Ähnlichkeitssuche durch. Fabric listet ähnliche Elemente auf, was in der Regel frühere und spätere Versionen umfasst.

Belegen Hunderte alter Präsentationen den Speicherplatz auf meinem Laptop?

Nicht, wenn Sie das Desktop-Laufwerk nutzen. Die Dateien dort belegen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer und werden beim Öffnen gestreamt. So schaffen Sie Speicherplatz auf dem Laptop, ohne Dateien zu löschen erklärt die Einrichtung.

Kann ich Präsentationen im kostenlosen Plan hochladen?

Ja. Datei-Uploads sind im kostenlosen Plan enthalten, der Speicherplatz- und Dateigrößenbeschränkungen hat. Das Verknüpfen von Google Drive erfordert einen kostenpflichtigen Plan.