So durchsuchen Sie alle Ihre Tabellen

Tabellen häufen sich unbemerkt an. Da ist die Budget-Arbeitsmappe vom letzten Jahr, eine Lieferantenpreisliste, die jemand im März per E-Mail geschickt hat, drei CSV-Exporte aus dem CRM und eine Planungsübersicht mit einem Tab namens Tabelle1 (2). Wenn jemand fragt, was Sie 2024 pro Einheit für Verpackungen bezahlt haben, steht die Antwort in einer dieser Dateien – und jede nacheinander zu öffnen, kostet fast den halben Nachmittag.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie mit Fabric all Ihre Tabellen durchsuchen können: indem Sie Excel-, CSV- und Google Sheets-Dateien an einem Ort zusammenführen, die richtige Datei nach Name, Thema oder genauem Begriff finden und den KI-Assistenten bitten, die Inhalte zu lesen und genau die Zahl herauszusuchen, die Sie brauchen.

Wie Tabellen normalerweise durchsucht werden

Excels „Suchen und Ersetzen“ (Cmd+F oder Strg+F) kann eine gesamte Arbeitsmappe durchsuchen, wenn Sie „Suchen in“ auf „Arbeitsmappe“ stellen – das geht schnell und präzise. Allerdings wird nur die aktuell geöffnete Datei durchsucht. Eine Frage, die zwanzig Arbeitsmappen betrifft, bedeutet also, zwanzig Arbeitsmappen zu öffnen.

Spotlight und die Windows-Suche durchsuchen viele Dateitypen auf Ihrem eigenen Computer, was bei lokal gespeicherten Dateien hilft. Die Google Drive-Suche findet Google Sheets anhand ihrer Inhalte und eignet sich für Teams, die alles in Drive aufbewahren. CSV-Exporte und als Anhang versendete Excel-Dateien liegen jedoch oft außerhalb von beidem, im Posteingang oder im Downloads-Ordner.

Eine anspruchsvollere Lösung ist eine Master-Arbeitsmappe, die Daten aus den anderen Dateien über Verweise oder Power Query zusammenzieht. Das funktioniert gut bei einer festen Auswahl von Dateien mit gleichbleibenden Spalten. Sobald jedoch ein Lieferant das Layout seiner Preisliste ändert oder ein neuer Export eine Spalte hinzufügt, müssen die Verknüpfungen manuell repariert werden.

Schritt 1: Führen Sie Ihre Tabellen zusammen

Fabric akzeptiert CSV- und XLSX-Dateien. Ziehen Sie sie per Drag-and-Drop in die Web- oder Desktop-App, fügen Sie sie ein oder klicken Sie auf „Datei hochladen“; auch große Mengen an Dateien lassen sich auf einmal hochladen. Wenn Sie es vorziehen, weiterhin aus Excel direkt in einen Ordner zu speichern, installieren Sie die Desktop-App, die Fabric als Laufwerk im Finder oder Datei-Explorer einbindet.

Google Sheets werden über Verbindungen eingebunden, die ein kostenpflichtiges Abonnement erfordern. Preislisten und Exporte, die per E-Mail eintreffen, können an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weitergeleitet werden, wodurch der Anhang direkt in Ihrer Bibliothek gespeichert wird. E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse werden automatisch akzeptiert, und in einem Team können Sie zusätzliche Absender freigeben.

Schritt 2: Finden Sie die richtige Datei

Wenn eine Tabelle hinzugefügt wird, erstellt Fabric Embeddings aus ihren Inhalten, verfasst eine kurze Zusammenfassung und erfasst Attribute wie Inhaltstyp und Themen. Das bedeutet, dass die Suche eine Arbeitsmappe anhand ihres Inhalts finden kann – selbst wenn der Dateiname Export_20240312.csv lautet.

Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Cmd+F (Mac) / Strg+F (Windows) und beschreiben Sie die Datei: Verpackungspreise Lieferant 2024 oder monatliche Werbeausgaben nach Kanal. Die Fabric-Suche gleicht sowohl nach Bedeutung als auch nach Stichwörtern ab. Wenn Sie nach einem bestimmten Lieferantennamen, einer Artikelnummer (SKU) oder einem Projektcode suchen, setzen Sie den Begriff für eine exakte Übereinstimmung in Anführungszeichen.

Filter helfen, wenn viele Dateien übereinstimmen. Filtern Sie nach Elementtyp, nach Speicherort (z. B. ein Finanzordner) oder nach Tag. Fabric schlägt anhand des Inhalts jeder Datei Tags vor, und Sie können nützliche Tags direkt beim Import der Dateien übernehmen.

Schritt 3: Bitten Sie den KI-Assistenten, die Zahlen auszulesen

Die Datei zu finden, ist nur die halbe Miete. Der andere Teil ist der Wert darin – und genau hier hilft der KI-Assistent. Er kann CSV- und XLSX-Dateien lesen, sodass Sie ihn einfach fragen können, was darin steht, anstatt Zeilen manuell durchzugehen.

Öffnen Sie den Ordner, der die Tabellen enthält, und starten Sie den Assistenten. Er wird automatisch auf diesen Ordner begrenzt und analysiert alles darin, um Ihre Frage zu beantworten. Fragen Sie beispielsweise nach dem Stückpreis für 500-ml-Flaschen in der März-Preisliste oder welcher Monat bei diesen Exporten die höchsten Werbeausgaben hatte. Antworten enthalten klickbare Quellenangaben zu den verwendeten Dateien, sodass Sie die Tabelle öffnen und die Zelle selbst überprüfen können.

Um Tabellen aus verschiedenen Ordnern abzufragen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den jeweiligen Ordner und fügen Sie ihn zum Kontext des Assistenten hinzu. Folgefragen behalten denselben Kontext bei – ideal für Abfragen wie Gesamtsummen nach Quartal, dann nach Lieferant, dann nur für die letzten zwei Jahre.

Schritt 4: Zahlen anhand der Quelle prüfen und die Antwort festhalten

Betrachten Sie die Antwort des Assistenten als Hinweis auf die richtigen Zellen und prüfen Sie diese in der Datei, bevor der Wert in einen Bericht oder eine E-Mail übernommen wird. Über die Quellenangabe lässt sich die verwendete Tabelle direkt öffnen, was die Überprüfung schnell und einfach macht.

Hilfreiche Antworten können mit einem Klick als Notizen gespeichert werden. Mit der Zeit erspart eine kurze Notiz wie Verpackungskosten nach Jahr mit Verweisen auf die jeweiligen Quelltabellen das wiederholte Suchen. Ein einziges Abonnement deckt Modelle mehrerer Anbieter ab – darunter Claude, Gemini und OpenAI –, sodass Sie ein anderes Modell ausprobieren können, falls eine Antwort zu einem unübersichtlichen Export nicht stimmig wirkt. Ideen zur Organisation von Finanzdaten finden Sie unter Rechnungen als Freelancer organisieren.

Schritt 5: Tabellen in anderen Apps durchsuchen

Tabellen, die Sie nicht in Fabric verschoben haben, können dennoch durchsucht werden, sofern die entsprechende App verbunden ist. Klicken Sie in den Knowledge-Search-Bereich (auf der rechten Seite des Suchbildschirms im Web und Desktop oder im unteren Bereich auf dem Smartphone), um Fabric und Ihre verbundenen Apps gemeinsam zu durchsuchen. Alle Apps gleichzeitig durchsuchen erklärt, wie das funktioniert.

Wenn das von Ihnen bereits genutzte KI-Tool diese Dateien ebenfalls lesen können soll, ermöglicht der MCP-Server von Fabric ChatGPT, Claude und anderen Tools, Fabric zu durchsuchen und Dateiinhalte zu erfassen – einschließlich Dateien aus verbundenen Apps wie Google Drive.

Häufig gestellte Fragen

Wie durchsuche ich mehrere Excel-Dateien gleichzeitig?

Laden Sie die Dateien in Fabric hoch und nutzen Sie die Suche, um die richtige Arbeitsmappe zu finden. Um einen bestimmten Wert darin zu finden, öffnen Sie den Ordner und fragen Sie den KI-Assistenten, der XLSX- und CSV-Dateien liest und die verwendeten Quellen direkt verlinkt.

Kann Fabric die Daten in einer CSV- oder XLSX-Datei lesen?

Ja. Der KI-Assistent kann CSV- und XLSX-Dateien lesen, sodass Sie ihm Fragen zu den darin enthaltenen Zeilen und Zahlen stellen können.

Funktioniert das auch mit Google Sheets?

Ja, über eine Verbindung. Verbindungen zu anderen Apps erfordern einen kostenpflichtigen Plan.

Wie finde ich eine Tabelle, wenn der Dateiname nichts aussagt?

Beschreiben Sie einfach, was darin steht. Fabric fasst jede Datei zusammen und sucht nach inhaltlicher Bedeutung – so findet eine Anfrage zum Inhalt problemlos eine Datei namens Export_final.csv.

Kann ich nach einem exakten Produktcode oder Lieferantennamen suchen?

Setzen Sie den Code oder Namen in Anführungszeichen, um eine exakte Übereinstimmung zu erzielen. Sie können auch den KI-Assistenten bitten, gezielt in einem Tabellenordner danach zu suchen.

Kann ich den Zahlen der KI vertrauen?

Nutzen Sie sie als Ausgangspunkt. Jede Antwort verlinkt auf die herangezogenen Dateien – prüfen Sie die Zahl daher in der Originaltabelle, bevor Sie sich darauf verlassen.

Können ChatGPT oder Claude meine Tabellen durchsuchen?

Ja, über den MCP-Server von Fabric, mit dem sie Fabric durchsuchen und Dateiinhalte lesen können. ChatGPT mit eigenen Dateien nutzen erläutert die Einrichtung.

Ist diese Funktion im kostenlosen Plan verfügbar?

Das Hochladen von Tabellen und eine begrenzte KI-Nutzung sind im kostenlosen Plan enthalten. Verbindungen wie zu Google Sheets erfordern einen kostenpflichtigen Plan; siehe Preise.