So scannen Sie Belege in durchsuchbaren Text

Papierbelege verblassen, rollen sich ein und landen in Manteltaschen. Genau die Quittungen, auf die es ankommt, werden meist erst Monate später gebraucht: der Baumarktbeleg für einen Garantieanspruch, das Geschäftsessen für die Spesenabrechnung oder ein Stapel Büromaterial für die Steuererklärung. Bis dahin ist der Thermodruck oft kaum noch lesbar und das gemachte Foto irgendwo zwischen Hundebildern und einem Parkschild verschwunden.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Belege üblicherweise digitalisiert werden, wo diese Methoden an ihre Grenzen stoßen und wie Sie Quittungen so in Fabric abfotografieren, dass der gedruckte Text darauf – genau wie bei Belegen per E-Mail – durchsuchbar wird.

Wie Belege üblicherweise digitalisiert werden

Der Schuhkarton oder Umschlag ist immer noch die gängigste Methode. Er erfordert keine Einrichtung und funktioniert prima – bis jemand nach einem ganz bestimmten Beleg fragt und jeder einzelne Zettel auseinandergefaltet und geprüft werden muss. Da Thermopapier zudem verblasst, können Informationen im Karton mit der Zeit verloren gehen.

Ein Foto mit dem Smartphone ist das naheliegende Upgrade. Das Bild ist sicher gespeichert, landet aber zusammen mit allen anderen Aufnahmen in der Fotogalerie. Manche Foto-Apps können Text in Bildern erkennen – dennoch bedeutet die Suche nach einem Beleg oft langes Scrollen durch Treffer von Speisekarten, Schildern und Screenshots.

Scanner-Apps wandeln Belege in zugeschnittene PDFs um, was ordentlicher aussieht. Die Dateien erhalten jedoch häufig generische Namen mit Datum und Nummer. Das PDF ist zwar sauber, lässt sich aber ohne Öffnen der einzelnen Dateien immer noch schwer auffinden. Spesen-Apps gehen einen Schritt weiter und lesen Gesamtsummen automatisch aus. Sie eignen sich für alle, die Auslagen einreichen, sind aber meist genau um diesen Prozess herum aufgebaut und weniger für die allgemeine Buchführung gedacht.

Manche erfassen jeden Beleg manuell in einer Tabellenkalkulation. Eine Tabelle lässt sich leicht zusammenrechnen, kostet aber bei jedem Einkauf Zeit – und der Originalbeleg muss dennoch irgendwo aufgehoben werden, falls jemand danach fragt.

Schritt 1: Belege per Foto in Fabric erfassen

Fotografieren Sie den Beleg mit Ihrem Smartphone, öffnen Sie das Teilen-Menü und wählen Sie Fabric aus. Die mobile App von Fabric für iOS und Android nimmt Fotos und Dateien aus jeder App auf diese Weise entgegen. Streichen Sie den Beleg glatt und fotografieren Sie ihn bei gutem Licht, damit auch Kleingedrucktes lesbar bleibt.

Wenn Sie nicht jedes Foto einzeln teilen möchten, aktivieren Sie das automatische Galerie-Backup in der mobilen App. Sie können alle Fotos oder nur bestimmte Ordner synchronisieren, sodass ein eigener Belege-Ordner auf Ihrem Telefon direkt in Fabric übertragen wird. Screenshots von Bestellbestätigungen auf iOS und Android lassen sich ebenfalls automatisch importieren.

Bei handschriftlichen Quittungen, etwa vom Wochenmarkt oder von Handwerksbetrieben, wandelt der Handschriften-Scanner das Foto in eine strukturierte Notiz um und speichert das Originalbild direkt daneben. Der Scanner ist in jedem Tarif verfügbar, auch in der kostenlosen Version.

Bereits als PDF gescannte oder auf dem Computer gespeicherte Belege lassen sich ebenfalls problemlos importieren. Ziehen Sie sie per Drag-and-Drop in Fabric, fügen Sie sie ein oder klicken Sie auf „Datei hochladen“, was auch für größere Dateimengen auf einmal funktioniert.

Schritt 2: Belege aus E-Mails weiterleiten

Online-Bestellungen, Fahrdienste und Abonnements senden Rechnungen per E-Mail. Leiten Sie die Nachricht oder das angehängte PDF einfach an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter, und sie wird direkt neben Ihren fotografierten Belegen abgelegt. Fabric akzeptiert nur E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse. Sie können jedoch weitere Absender freigeben – praktisch, wenn auch Partner oder die Buchhaltung Belege einsenden. Mehr dazu erfahren Sie unter E-Mail-Rechnungen und -Belege automatisch speichern.

Fügen Sie beim Speichern bei Bedarf einen Kommentar oder Tags hinzu. Ein Tag wie „Kunde: Harlow“ oder „Homeoffice“ hilft besonders dann, wenn aus dem Beleg selbst nicht hervorgeht, wofür die Ausgabe bestimmt war.

Schritt 3: Text auf Ihren Belegen durchsuchen

Fabric erkennt Text in Bildern, Screenshots und PDFs – auch auf fotografierten Quittungen. Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Befehl+F (Mac) / Strg+F (Windows) und geben Sie den Geschäftsnamen, einen Artikel oder eine Beschreibung wie „Druckertinte vom letzten Frühjahr“ ein. Die Fabric-Suche gleicht sowohl nach Bedeutung als auch nach Schlagwörtern ab.

Setzen Sie Suchbegriffe in Anführungszeichen, um nach exakten Treffern zu suchen. So finden Sie Belege am schnellsten über die Bestellnummer, die letzten vier Ziffern einer Karte oder den genauen Betrag. Mithilfe von Filtern lässt sich das Ergebnis nach Tag, Dateipfad oder Dokumententyp eingrenzen, damit die Suche auf Ihren Belege-Ordner beschränkt bleibt.

Fabric erstellt zudem eine kurze Zusammenfassung zu jedem Dokument, extrahiert Attribute wie den Inhaltstyp und schlägt Tags vor. Eingerichtete intelligente Sammlungen befüllen sich anhand dieser Daten automatisch, sodass neue Belege direkt in die passende Sammlung aufgenommen werden. Ausführlichere Informationen zur Suche finden Sie unter Belege für die Spesenabrechnung schnell wiederfinden.

Schritt 4: Fragen stellen und für die Steuerberatung freigeben

Öffnen Sie den Ordner mit Ihren Belegen und starten Sie den KI-Assistenten. Er beschränkt sich auf diesen Ordner. So können Sie etwa fragen, welche Belege von einem bestimmten Lieferanten stammen, oder eine Aufstellung aller Anschaffungen aus dem zweiten Quartal anfordern. Antworten verweisen immer auf die Belege, aus denen sie stammen – so können Sie jeden Wert vor der Übernahme prüfen.

Wenn es Zeit für die Übergabe ist, teilen Sie den Ordner mit Ihrer Steuerberatung mit Lesezugriff. Personen außerhalb von Fabric können freigegebene Links öffnen, ohne sich registrieren zu müssen. Unter Rollen und Berechtigungen werden die Stufen Leser, Kommentator, Bearbeiter und Administrator genauer beschrieben. Die gesamte Vorgehensweise erläutert der Artikel So bereiten Sie Ihre Belege für die Steuerberatung vor.

Häufig gestellte Fragen

Wie mache ich das Foto eines Belegs durchsuchbar?

Speichern Sie das Foto über das Teilen-Menü Ihres Smartphones, per Galerie-Backup oder durch manuelles Hochladen in Fabric. Die Fabric-Suche liest Texte in Bildern aus, auch auf Fotos.

Kann ich Belege nach Betrag oder Bestellnummer durchsuchen?

Ja. Setzen Sie die Zahl bei der Suche in Anführungszeichen, um den exakt auf den Beleg gedruckten Text zu finden.

Wie scanne ich Belege am besten mit dem Smartphone?

Legen Sie den Beleg bei gutem Licht flach hin, fotografieren Sie ihn und senden Sie die Aufnahme an Fabric. Weitere Tipps für lesbare Aufnahmen finden Sie unter Papierdokumente mit dem Smartphone scannen.

Kann Fabric handschriftliche Belege lesen?

Der Handschriften-Scanner wandelt Fotos handschriftlicher Notizen in strukturierte Notizen um und speichert das Originalbild direkt mit ab. Die Funktion ist auch im kostenlosen Tarif enthalten.

Kann ich E-Mail-Belege am selben Ort speichern?

Ja. Leiten Sie sie an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter, und sie werden zusammen mit Ihren fotografierten Belegen abgelegt.

Benötige ich einen kostenpflichtigen Tarif, um Belege in Fabric zu speichern?

Nein. Foto- und Datei-Uploads, der Handschriften-Scanner und die Suchfunktion sind im kostenlosen Tarif enthalten, der Obergrenzen für Speicherplatz und Dateigröße hat. Für Verknüpfungen mit anderen Apps ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich.

Kann ich bereits als PDF gescannte Belege hochladen?

Ja. Ziehen Sie sie einfach hinein oder nutzen Sie „Datei hochladen“. Text in PDFs ist durchsuchbar und Suchtreffer öffnen direkt die entsprechende Seite.

Wie gebe ich meiner Steuerberatung Zugriff auf meine Belege?

Geben Sie den Belege-Ordner mit Leserechten frei. Die Steuerberatung kann den Link öffnen, ohne ein eigenes Fabric-Konto anlegen zu müssen.