So speichern Sie Belege auf Ihrem Smartphone

Belege gibt es in zwei Formen, und beide gehen leicht verloren. Papierbelege verblassen im Portemonnaie oder in der Jackentasche, und Thermopapier kann innerhalb weniger Monate unlesbar werden. E-Mail-Belege gehen zwischen Newslettern und Bestell-Updates unter. Genau in dem Moment, in dem man einen Beleg für eine Spesenabrechnung, eine Rückgabe, einen Garantiefall oder die Steuererklärung benötigt, ist er selten dort zu finden, wo man ihn vermutet.

Dieser Leitfaden zeigt die üblichen Methoden, wie Belege auf dem Smartphone aufbewahrt werden, wo diese Methoden an ihre Grenzen stoßen und wie Sie Papier- und E-Mail-Belege in Fabric speichern können – an einem zentralen Ort und durchsuchbar nach den darauf gedruckten Inhalten.

Wie Belege üblicherweise auf dem Smartphone aufbewahrt werden

Ein Foto mit der Kamera zu machen, ist die gängigste Methode. Es geht schnell und kostet nichts. Das Foto landet dann allerdings zusammen mit Tausenden anderen in den Aufnahmen, und um den Beleg für einen bestimmten Kauf zu finden, muss man mühsam bis zum ungefähren Datum zurückscrollen.

Scanner-Apps und Spesen-Tools wie Expensify oder die firmeneigene Spesen-App sind der nächste Schritt für geschäftliche Einkäufe. Sie erfassen den Gesamtbetrag sowie den Händler und reichen die Abrechnung ein, was sich hervorragend für Geschäftsreisen eignet. Private Quittungen, Garantiescheine und Einkäufe für den Haushalt gehören dort jedoch meist nicht hinein und landen daher woanders.

E-Mail-Belege verbleiben oft im Posteingang, manchmal mit einem Label versehen. Eine Suche nach dem Namen des Geschäfts führt meist zum Erfolg, allerdings können Belege für denselben Kauf auf eine Bestellbestätigung, eine Versand-E-Mail und eine separate Rechnung aufgeteilt sein. Wie Sie Belege für die Steuererklärung aufbewahren erklärt, was sich lohnt aufzubewahren und wie lange.

Schritt 1: Papierbelege abfotografieren und in Fabric speichern

Installieren Sie die Fabric-App für iOS oder Android über die Download-Seite für Mobilgeräte. Fotografieren Sie den Beleg mit der Kamera Ihres Smartphones, öffnen Sie das Foto, tippen Sie auf „Teilen“ und wählen Sie Fabric aus. Fügen Sie beim Speichern einen Kommentar oder ein Tag hinzu, z. B. „Geschäftsessen“ oder „Garantie: Kühlschrank“.

Legen Sie den Beleg flach auf einen Tisch bei guten Lichtverhältnissen und erfassen Sie ihn vollständig im Bildausschnitt, einschließlich Datum und Gesamtbetrag. Bei langen Supermarktzetteln sind eventuell zwei Fotos erforderlich.

Wenn Sie nicht jedes Foto einzeln teilen möchten, kann die App Ihre Aufnahmen automatisch sichern. Sie können wählen, ob alle Fotos oder nur bestimmte Ordner synchronisiert werden sollen. So können Sie beispielsweise ein Album namens „Belege“ anlegen und nur dieses synchronisieren lassen. Wie Sie Ihre Aufnahmen automatisch sichern erklärt die Einrichtung.

Schritt 2: E-Mail-Belege an denselben Ort senden

Leiten Sie Beleg-E-Mails oder deren PDF-Anhänge an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. E-Mail an Fabric akzeptiert nur E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse. In einem Team können Sie zusätzliche Absender freigeben, beispielsweise den Partner, mit dem Sie die Haushaltsausgaben teilen.

Belege für größere Anschaffungen sollten zusammen mit den zugehörigen Unterlagen aufbewahrt werden. Leiten Sie die Bestellbestätigung weiter, fotografieren Sie die Garantiekarte ab und legen Sie beides im selben Ordner wie den Beleg ab. So genügt bei einem Garantiefall zwei Jahre später eine einzige Suche statt dreier verschiedener.

Verwenden Sie bei Belegen, die als Link zu einer Webseite oder als PDF in einer anderen App vorliegen, das Teilen-Menü und wählen Sie Fabric aus. Fabric verarbeitet Links, Dateien und Text problemlos.

Schritt 3: Fabric die Belege auslesen und gruppieren lassen

Fabric erkennt Text in Bildern, auch abfotografierten Text. Dadurch werden Name des Geschäfts, Artikel und Summen auf einem Beleg durchsuchbar. Jeder Beleg wird zudem direkt beim Eingang verarbeitet: Fabric erstellt Embeddings für die semantische Suche nach Bedeutung, verfasst eine Zusammenfassung, extrahiert Attribute wie den Inhaltstyp und schlägt passende Tags vor.

Richten Sie eine intelligente Sammlung für Belege ein, und sie füllt sich automatisch, sobald neue Belege über die Kamera, per E-Mail oder über das Teilen-Menü eintreffen. Falls Sie mehr Struktur wünschen, fügen Sie Ordner wie „Geschäftsausgaben“, „Haushalt“ und „Steuer“ oder einen Ordner pro Jahr hinzu. Diese sind optional – die Suche funktioniert auch ohne sie.

Schritt 4: Einen Beleg finden, wenn Sie ihn brauchen

Tippen Sie in der App auf „Suchen“ oder drücken Sie am Computer Befehlstaste+F (Mac) bzw. Strg+F (Windows) und beschreiben Sie den Beleg. Die Suche gleicht nach Bedeutung und Stichworten ab, sodass eine Eingabe wie „Quittung für die Kaffeemaschine vom letzten Frühjahr“ zum Treffer führt. Setzen Sie eine Bestellnummer oder einen Betrag in Anführungszeichen, um eine exakte Übereinstimmung zu finden, und filtern Sie nach Tags oder der Art des Eintrags, um die Ergebnisse einzugrenzen.

Öffnen Sie für Spesen oder Steuern den Belegordner und fragen Sie den KI-Assistenten. „Liste die Belege für Geschäftsessen im März mit den Gesamtsummen auf“ liefert eine Antwort mit Verweisen auf jeden einzelnen Beleg, sodass Sie die Zahlen überprüfen können. Speichern Sie die Antwort als Notiz, um sie einer Spesenabrechnung beizufügen. Wie Sie einen Beleg finden, wenn Sie ihn für Spesenabrechnungen benötigen beschreibt diesen Ablauf im Detail.

Schritt 5: Belege an andere weitergeben

Wenn eine Steuerberatung oder Buchhaltung die Belege eines ganzen Jahres benötigt, können Sie den Ordner als Link freigeben. Ein Ordner wird als Webseite veröffentlicht, und Sie können festlegen, ob Besucher die Dateien herunterladen dürfen. Für eine direkte Zusammenarbeit teilen Sie den Ordner stattdessen und weisen Betrachter- oder Kommentatorrechte zu. Wie Sie Ihre Belege für die Steuerberatung vorbereiten behandelt die Übergabe ausführlicher.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der beste Weg, um Belege auf meinem Smartphone zu speichern?

Fotografieren Sie Papierbelege ab und teilen Sie sie mit Fabric, und leiten Sie E-Mail-Belege an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. Beide landen in einer gemeinsamen Übersicht, in der der Text jedes Belegs durchsuchbar ist.

Kann ich den Text auf einem abfotografierten Beleg durchsuchen?

Ja. Fabric erkennt Text in Bildern, sodass Sie nach Händlernamen, Artikeln oder Beträgen suchen können.

Wie speichere ich E-Mail-Belege zusammen mit meinen Papierbelegen?

Leiten Sie die E-Mail oder ihren Anhang an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. Sie wird automatisch zusammen mit den abfotografierten Belegen in derselben Bibliothek abgelegt.

Können Belege automatisch in Fabric gespeichert werden?

Ja. Speichern Sie Belegfotos in einem separaten Album und stellen Sie die Fabric-App so ein, dass nur dieser Ordner aus Ihren Aufnahmen gesichert wird.

Kann ich einem Beleg eine Notiz hinzufügen?

Ja. Fügen Sie beim Speichern einfach einen Kommentar oder Tags hinzu, beispielsweise zum zugehörigen Kunden oder Projekt.

Wie lange sollte ich Belege aufbewahren?

Das hängt vom Verwendungszweck und Ihrem Wohnort ab. Finanzbehörden haben hierfür eigene Vorgaben, erkundigen Sie sich daher bei Ihrer Steuerberatung oder Ihrem zuständigen Finanzamt.

Kann ich meine Belege mit meiner Steuerberatung teilen?

Ja. Geben Sie den Ordner als Link frei und erlauben Sie Downloads, oder teilen Sie ihn direkt mit Lese- oder Kommentarrechten.

Wird der Speicherplatz auf meinem Smartphone durch Belegfotos voll?

Sobald ein Beleg in Fabric gespeichert ist und Sie ihn überprüft haben, können Sie das Foto aus Ihren Aufnahmen löschen. In Fabric bleibt er auf jedem Gerät weiterhin verfügbar.

Kann ich Belege auch im kostenlosen Tarif in Fabric speichern?

Ja. Das Hochladen von Fotos und Dateien ist Teil des kostenlosen Tarifs, der Speicherbeschränkungen und eine begrenzte KI-Nutzung beinhaltet. Informationen zu den kostenpflichtigen Tarifen finden Sie unter Preise.