So speichern Sie Meeting-Aufzeichnungen an einem zentralen Ort

Meeting-Aufzeichnungen landen standardmäßig an den unterschiedlichsten Orten. Zoom behält manche in der Cloud und speichert andere als MP4-Dateien in einem Dokumente-Ordner. Google Meet legt Aufzeichnungen im Google Drive des Organisators ab. Microsoft Teams speichert sie je nach Meeting-Typ in OneDrive oder SharePoint. Ein Team, das alle drei nutzt oder mit Kunden arbeitet, die jeweils einen anderen Dienst bevorzugen, hat am Ende Aufzeichnungen an vier oder fünf verschiedenen Orten – ohne eine zentrale Übersicht.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Teams ihre Aufzeichnungen normalerweise verwalten, wo dies unpraktisch wird und wie Sie vergangene Aufnahmen sowie zukünftige Meetings in Fabric zusammenführen, sodass sich jedes Gespräch in einer zentralen Mediathek mit durchsuchbarem Transkript befindet.

Wie Meeting-Aufzeichnungen meist gespeichert werden

Die meisten Nutzer belassen Aufzeichnungen dort, wo die jeweilige Meeting-App sie ablegt. Das erfordert im ersten Moment keinen Aufwand. Später bedeutet das Wiederfinden eines Gesprächs jedoch: sich erinnern müssen, in welcher App es stattfand, wer der Gastgeber war und ungefähr wann es war – und dann eine Liste von Aufnahmen durchzuscrollen, die nach Datum und Meeting-Titel benannt sind.

Einige Teams laden Aufzeichnungen in einen freigegebenen Cloud-Ordner herunter – jeweils einen pro Projekt oder Kunde. Dadurch haben sie zumindest einen festen Ort. Die Dateien sind jedoch groß und werden in einem normalen Cloud-Speicher lediglich als Videodateien behandelt. Es gibt also keine Möglichkeit zu durchsuchen, was gesagt wurde.

Transkriptionstools wie Otter sind oft der nächste Schritt. Sie liefern Text, was hilfreich ist. Oftmals liegt das Transkript dann jedoch in einer separaten App, getrennt von den restlichen Notizen, Folien und Dokumenten des Projekts. Das Gesagte mit dem Rest zu verknüpfen, bleibt also Handarbeit. So finden Sie wieder, was jemand in einem Meeting gesagt hat beleuchtet dieses Suchproblem von der anderen Seite.

Schritt 1: Bestehende Aufzeichnungen importieren

Laden Sie Aufzeichnungen aus Zoom, Teams oder wo auch immer sie gespeichert sind herunter und ziehen Sie sie per Drag-and-Drop in Fabric, fügen Sie sie ein oder klicken Sie auf „Datei hochladen“. Der Upload bewältigt auch große Datenmengen auf einmal. Fabric unterstützt gängige Video- und Audioformate, darunter MP4, MOV, WebM, MP3, WAV und M4A.

Videodateien sind groß, daher ist die Fabric-Desktop-App oft der einfachere Weg. Sie bindet Fabric als virtuelles Laufwerk auf Mac, Windows und Linux ein. Verschieben Sie Aufnahmen einfach wie in jeden anderen Ordner hinein: Sie belegen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer und werden beim Öffnen gestreamt.

Google Meet-Aufzeichnungen, die in Google Drive gespeichert sind, können über eine Verbindung übertragen werden. Google Drive nutzt eine bidirektionale Tiefensynchronisierung, sodass Dateien innerhalb von Fabric erstellt und stets aktuell gehalten werden. Für Verbindungen ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.

Schritt 2: Aufzeichnungen transkribieren

Fabric kann hochgeladene Audio- und Videodateien transkribieren. Dadurch wird jedes Gespräch in Text umgewandelt, den Sie lesen und durchsuchen können. Transkripte lassen sich bearbeiten, sodass Sie Namen oder Produktbegriffe korrigieren können. Für die Transkription ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.

Einmal transkribiert, wird eine Aufzeichnung gemeinsam mit Dokumenten und Notizen durchsuchbar, und Fragen dazu können mit Zeitstempeln beantwortet werden.

Schritt 3: Zukünftige Meetings direkt in Fabric aufzeichnen

Starten Sie bei installierter Desktop-App ein Gespräch in Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet. Fabric erkennt das Meeting automatisch und bietet an, mit der Transkription zu beginnen. Es tritt kein Bot dem Anruf bei, sodass die anderen Teilnehmer keinen zusätzlichen Teilnehmer sehen.

Während des Gesprächs erscheint das Transkript in Echtzeit. Sie können es bereits während des laufenden Meetings durchsuchen oder der KI Fragen stellen. Notizen, die Sie vor oder während des Meetings verfassen, können währenddessen eingesehen und ergänzt werden.

Wenn das Meeting endet, analysiert Fabric Ihre Notizen und das Transkript gemeinsam und erstellt eine Zusammenfassung. Bei Präsenz-Meetings starten Sie eine Meeting-Notiz einfach manuell in einer beliebigen Fabric-App – die gleiche Zusammenfassung wird erstellt, sobald Sie stoppen. KI-Meeting-Notizen erfordern einen kostenpflichtigen Plan. So erstellen Sie Meeting-Notizen, ohne dass ein Bot dem Anruf beitritt beschreibt die Einrichtung im Detail.

Schritt 4: Aufzeichnungen für das Team strukturieren

Eine einfache Struktur hilft, wenn mehrere Personen Zugriff auf dieselben Gespräche benötigen. Ein Ordner pro Kunde oder Projekt bietet sich an, um Aufzeichnungen, Zusammenfassungen und zugehörige Dokumente an einem Ort zu bündeln. Fabric erstellt Embeddings, verfasst eine Zusammenfassung und extrahiert die Themen jedes Objekts beim Hinzufügen. Intelligente Sammlungen (Smart Collections) können Gespräche zu wiederkehrenden Themen – wie Preisverhandlungen oder Bewerbungsgesprächen – automatisch zusammenführen, ohne dass jemand Dateien manuell verschieben muss.

Um Kollegen Zugriff zu gewähren, teilen Sie den Ordner oder Space mit ihnen und weisen Sie eine Rolle zu: Betrachter, Kommentator, Bearbeiter oder Administrator. Rollen und Berechtigungen können auf Space- und Dateiebene festgelegt werden. Ein Kommentator kann zeitgestempelte Kommentare in einer Aufzeichnung hinterlassen – ideal, um auf einen bestimmten Moment hinzuweisen.

Schritt 5: Alle Gespräche durchsuchen und befragen

Drücken Sie Cmd+F (Mac) bzw. Strg+F (Windows) und beschreiben Sie, wonach Sie suchen. Die Suche umfasst transkribiertes Audio- und Videomaterial, findet Treffer anhand von Bedeutung sowie Stichwörtern und führt Sie direkt zum passenden Zeitstempel. Verwenden Sie Anführungszeichen für eine exakte Wortfolge, beispielsweise für einen Produktnamen oder eine genannte Zahl.

Bei Fragen, die mehrere Gespräche betreffen, öffnen Sie den Ordner und fragen Sie den KI-Assistenten. Auf die Frage „Was hat der Kunde in den letzten drei Gesprächen über das Startdatum gesagt?“ erhalten Sie eine Antwort, die jede Aufnahme mit anklickbaren Zeitstempeln zitiert. Sie können die Antwort direkt als Notiz im selben Ordner speichern.

Häufig gestellte Fragen

Wo sollte ich Zoom-Aufzeichnungen speichern?

Laden Sie sie aus Zoom herunter und in Fabric hoch, oder verschieben Sie sie auf das Fabric-Desktop-Laufwerk. Dort belegen sie keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer und können transkribiert und durchsucht werden.

Kann ich Aufzeichnungen aus Zoom, Teams und Google Meet an einem Ort aufbewahren?

Ja. Laden Sie Aufzeichnungen aus jeder App in dieselbe Fabric-Mediathek hoch und nutzen Sie die Desktop-App, um zukünftige Anrufe aller drei Plattformen aufzunehmen.

Kann ich durchsuchen, was in einem aufgezeichneten Meeting gesagt wurde?

Ja, sobald es transkribiert ist. Die Suche durchforstet das Transkript und öffnet die Aufzeichnung am passenden Zeitstempel. Für die Transkription ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.

Fügt Fabric meinen Meetings einen Bot hinzu?

Nein. Die Desktop-App erkennt Zoom-, Teams- und Google Meet-Anrufe und transkribiert sie, ohne dass ein Bot beitreten muss.

Wird der Speicherplatz meines Laptops durch das Speichern von Meeting-Aufzeichnungen voll?

Dateien auf dem Fabric-Desktop-Laufwerk belegen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer und werden erst beim Öffnen gestreamt.

Kann ich Meeting-Aufzeichnungen mit meinem Team teilen?

Ja. Geben Sie den Ordner oder Space frei und weisen Sie jeder Person eine Rolle zu. Kommentatoren können zeitgestempelte Kommentare direkt in der Aufnahme hinterlassen.

Kann ich der KI Fragen zu vergangenen Meetings stellen?

Ja. Öffnen Sie den Ordner mit den Aufzeichnungen und fragen Sie den KI-Assistenten. Er antwortet auf Basis der Transkripte und verweist mit anklickbaren Zeitstempeln auf die jeweiligen Quellen, sodass Sie die Originalstelle direkt anhören können.

Kann ich Präsenz-Meetings aufzeichnen?

Ja. Starten Sie eine Meeting-Notiz manuell in einer beliebigen Fabric-App. Sobald Sie die Aufnahme stoppen, erstellt Fabric eine Zusammenfassung aus der Aufnahme und Ihren Notizen.

Ist die Transkription von Meetings im kostenlosen Plan enthalten?

Nein. Für die Transkription und Meeting-Aufzeichnung ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich. Das Hochladen von Dateien ist im kostenlosen Plan enthalten, der jedoch Begrenzungen für Speicherplatz und Dateigröße hat. Siehe Preise.