So zeichnen Sie Meetings auf und transkribieren sie

Eine typische Arbeitswoche kann verschiedene Arten von Meetings umfassen. Da gibt es den Videoanruf mit einem Kunden, das Stand-up auf Teams, den Kaffee mit einem Lieferanten und das Gespräch auf dem Flur, aus dem eine Entscheidung entstanden ist. Jedes davon bringt etwas Wertvolles hervor, das man behalten möchte, und jedes wird meist unterschiedlich aufgezeichnet – wenn überhaupt.

Dieser Leitfaden behandelt die gängigen Methoden zum Aufzeichnen und Transkribieren von Meetings, die Kompromisse, auf die man dabei stößt, und wie Sie Fabric sowohl für Online-Anrufe als auch für persönliche Treffen nutzen können, damit jedes Transkript an einem einzigen, durchsuchbaren Ort landet.

Wie Meetings normalerweise aufgezeichnet und transkribiert werden

Die Videoplattformen verfügen über eigene Aufzeichnungstools. Zoom, Microsoft Teams und Google Meet können Anrufe aufzeichnen und erstellen bei einigen Tarifen auch ein Transkript. Was Sie erhalten, hängt von Ihrem Kontotyp und den Einstellungen Ihres Unternehmens ab, und die Aufzeichnungen verbleiben auf der jeweiligen Plattform. Ein Team, das alle drei Plattformen nutzt, hat am Ende also Transkripte an drei verschiedenen Orten.

Protokollierungsdienste wie Otter oder Fireflies schicken einen Bot in den Anruf, um aufzuzeichnen und zu transkribieren. Sie funktionieren plattformübergreifend und erstellen übersichtliche Zusammenfassungen. Der Bot erscheint jedoch in der Teilnehmerliste, was manche Kunden und externe Gäste befremdlich finden, und manche Unternehmen blockieren den Beitritt unbekannter Bots vollständig.

Bei persönlichen Treffen ist die Sprachmemos-App des Smartphones die übliche Lösung. Sie zeichnet zuverlässig auf, aber das Durchgehen einer 40-minütigen Audiodatei ist mühsam, und das Transkript muss von anderer Stelle stammen.

Dann gibt es noch handschriftliche oder getippte Notizen. Sie halten fest, was der Protokollant für wichtig hielt, und lassen den Rest aus – zudem ist es schwer mitzuschreiben, während man gleichzeitig am Gespräch teilnimmt.

Schritt 1: Die Desktop-App installieren

Die Transkription von Meetings in Fabric läuft über die Desktop-App für Mac, Windows und Linux. Installieren Sie diese und melden Sie sich an. Das Aufzeichnen und Transkribieren von Meetings erfordert einen kostenpflichtigen Tarif; auf der Seite für Einzeltarife sehen Sie, welche Tarife dies enthalten.

Bevor Sie jemanden aufzeichnen, informieren Sie die anderen Teilnehmer und prüfen Sie die an Ihrem Standort geltenden Regeln. Die Anforderungen an die Einwilligung zur Aufzeichnung variieren je nach Land, Bundesland und Arbeitsplatz.

Schritt 2: Online-Anrufe ohne Bot transkribieren

Starten Sie wie gewohnt einen Anruf in Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet. Fabric erkennt das Meeting und bietet an, die Transkription zu starten. Nehmen Sie an, und das Transkript erscheint in Echtzeit. Es tritt kein Bot dem Anruf bei, sodass kein zusätzlicher Teilnehmer für andere sichtbar ist. Auf der Seite zu KI-Meeting- und Sprachnotizen erfahren Sie mehr darüber, wie dies funktioniert.

Während des Meetings können Sie das Transkript durchsuchen und der KI Fragen dazu stellen. Das hilft, wenn sich jemand auf eine Zahl von vor zehn Minuten bezieht oder wenn Sie später dazustoßen und wissen möchten, was bisher besprochen wurde.

Sie können auch vor oder während des Anrufs Notizen verfassen. Tagesordnungspunkte, Namen und Fragen, die Sie ansprechen möchten, stehen direkt neben dem Live-Transkript und können im weiteren Verlauf des Gesprächs ergänzt werden.

Schritt 3: Persönliche Meetings und Sprachnotizen aufzeichnen

Starten Sie bei einer Besprechung am Konferenztisch, einer Vor-Ort-Besichtigung oder einem Vorstellungsgespräch manuell eine Sprach- oder Meeting-Notiz in einer beliebigen Fabric-App. Die mobile App ist die praktische Wahl, wenn Sie nicht am Schreibtisch sind. Platzieren Sie das Telefon so, dass es den gesamten Tisch erfassen kann, und beenden Sie die Notiz, wenn Sie fertig sind.

Derselbe Ansatz funktioniert, wenn Sie bei einem Spaziergang laut nachdenken oder Ideen nach dem Ende eines Meetings festhalten möchten. Wie man ein persönliches Meeting aufzeichnet und transkribiert behandelt die Raumeinrichtung und Platzierung ausführlicher.

Wenn Sie bereits Aufnahmen aus der Zeit vor der Nutzung von Fabric haben, laden Sie diese einfach hoch. Die Audio- und Videotranskription funktioniert mit MP3-, WAV-, M4A-, MP4-, MOV- und WebM-Dateien, sodass ein Archiv vergangener Meetings zusammen mit neuen Besprechungen transkribiert und durchsucht werden kann.

Schritt 4: Die Zusammenfassung überprüfen und vergangene Meetings durchsuchen

Wenn ein Meeting endet, analysiert Fabric Ihre Notizen und das Transkript gemeinsam und erstellt eine Zusammenfassung des Meetings. Lesen Sie diese durch, solange das Gespräch noch frisch in Erinnerung ist, und korrigieren Sie eventuelle Fehler; Transkripte können bearbeitet werden.

Jedes Transkript ist durchsuchbar. Drücken Sie Cmd+F (Mac) / Strg+F (Windows) und beschreiben Sie, woran Sie sich erinnern, z. B. „als Priya sagte, dass sich der Start verzögern würde“. Die Fabric-Suche gleicht nach Bedeutung ab und springt direkt zum Zeitstempel. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Wie man findet, was jemand in einem Meeting gesagt hat.

Um mehrere Meetings gleichzeitig zu durchsuchen, legen Sie sie in einem Ordner ab, öffnen Sie diesen und stellen Sie dem KI-Assistenten eine Frage wie „Was hat der Kunde in unseren letzten vier Gesprächen gefordert?“. Er antwortet auf Basis dieses Ordners und zitiert die herangezogenen Stellen mit Zeitstempeln.

Zusammenfassungen und Transkripte sind Fabric-Dokumente und können daher wie alles andere geteilt werden. Teilen Sie eine Meeting-Notiz mit einem Kollegen mit Lese-, Kommentar- oder Bearbeitungsrechten – Personen außerhalb Ihres Arbeitsbereichs können sie über einen Link öffnen, ohne sich registrieren zu müssen. Zusammenarbeit behandelt Kommentare und Live-Bearbeitung in geteilten Notizen.

Es ist auch hilfreich, wiederkehrenden Meetings einen festen Platz zu geben. Ein Ordner pro Kunde oder Projekt hält zusammengehörige Transkripte an einem Ort, wodurch die Antworten des Assistenten präziser werden, wenn Sie ihn auf diesen Ordner beschränken. Ordner sind jedoch optional; die Suche findet ein Transkript unabhängig von seinem Speicherort.

Häufig gestellte Fragen

Wie transkribiere ich ein Meeting, ohne dass ein Bot beitritt?

Installieren Sie die Fabric-Desktop-App und starten Sie Ihren Anruf in Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet. Fabric erkennt das Meeting und bietet die Transkription an – ganz ohne Bot.

Kann ich ein persönliches Meeting mit meinem Smartphone aufzeichnen?

Ja. Starten Sie manuell eine Sprach- oder Meeting-Notiz in der mobilen Fabric-App. Wenn Sie die Aufnahme beenden, erstellt Fabric eine Zusammenfassung aus dem Transkript und den Notizen, die Sie sich gemacht haben.

Ist die Meeting-Transkription kostenlos?

Nein. Das Aufzeichnen und Transkribieren von Meetings erfordert einen kostenpflichtigen Fabric-Tarif. Der kostenlose Tarif umfasst Notizen und Datei-Uploads, aber keine Transkription.

Kann ich das Transkript während des Meetings sehen?

Ja. Das Transkript wird in Echtzeit angezeigt, und Sie können es durchsuchen sowie der KI Fragen dazu stellen, während der Anruf noch läuft.

Mit welchen Meeting-Apps funktioniert Fabric?

Die Desktop-App erkennt Meetings in Zoom, Microsoft Teams und Google Meet. Für alles andere starten Sie manuell eine Sprach- oder Meeting-Notiz.

Kann ich alte Meeting-Aufzeichnungen transkribieren?

Ja. Laden Sie die Audio- oder Videodatei hoch und Fabric transkribiert sie. Zu den unterstützten Formaten gehören MP3, WAV, M4A, MP4, MOV und WebM.

Kann ich alle meine Meeting-Transkripte durchsuchen?

Ja. Die Fabric-Suche erfasst jedes Transkript und springt direkt zum Zeitstempel. Meetings in der KI-Wissensdatenbank beschreibt, wie Teams diese Funktion nutzen.

Muss ich den Teilnehmern mitteilen, dass ich das Meeting transkribiere?

Es empfiehlt sich, die Teilnehmer zu informieren, und an vielen Orten ist dies auch gesetzlich vorgeschrieben. Prüfen Sie die Regeln, die an Ihrem Standort und an dem der anderen Teilnehmer gelten.