So schützen Sie freigegebene Verträge mit einem Passwort

Verträge werden häufiger zwischen Personen hin- und hergeschickt als die meisten anderen Dokumente. Ein Freelancer-Vertrag geht zur Prüfung an einen Kunden, ein Mietvertrag wandert zwischen Vermieter und Mieter hin und her, ein Arbeitsvertrag passiert die Personalabteilung, eine Führungskraft und neue Mitarbeiter, und eine Lieferantenvereinbarung wird zum Jahresende an einen Buchhalter geschickt. Jede Kopie enthält Honorare, Bankverbindungen, private Adressen und Bedingungen, von denen keine der beiden Parteien möchte, dass sie in Umlauf geraten.

Dieser Leitfaden beschreibt, wie Verträge üblicherweise mit einem gewissen Schutz versendet werden und wie Sie Verträge in einem passwortgeschützten Ordner in Fabric aufbewahren, Entwürfe für Kommentare freigeben und endgültige Versionen als geschützte Links bereitstellen können. Es geht hierbei um das Speichern und Teilen der Dokumente; das Unterzeichnen ist ein separater Schritt.

Wie Verträge üblicherweise sicher geteilt werden

E-Mail-Anhänge sind nach wie vor der Standard. Eine PDF- oder DOCX-Datei wird verschickt, kommt mit Änderungen zurück und wird erneut verschickt. Manche Personen fügen vor dem Versenden ein Passwort mit der Verschlüsselung von Acrobat oder Word hinzu, was diese Kopie schützt. Nach einigen Runden befinden sich jedoch mehrere Versionen in verschiedenen Posteingängen – jeweils mit eigenem oder ganz ohne Passwort –, und das Finden der endgültigen Fassung erfordert das Durchsuchen gesendeter E-Mails.

Plattformen für elektronische Signaturen wie DocuSign eignen sich hervorragend für den Unterzeichnungsprozess, und viele können einen Zugriffscode verlangen, bevor ein Unterzeichner den Umschlag öffnet. Sie sind jedoch darauf ausgelegt, eine Unterschrift einzuholen, sodass die Entwürfe, Nebenabreden und die Korrespondenz im Vorfeld meist an anderer Stelle liegen.

Auf Cloud-Laufwerken landen unterzeichnete Verträge letztlich häufig – in einem Ordner namens „Verträge“ mit Dateinamen von unterschiedlicher Qualität. Das Teilen von dort aus setzt voraus, dass die andere Partei über ein kompatibles Konto verfügt. Wie Sie wichtige Dokumente sicher und leicht auffindbar aufbewahren behandelt den Aspekt der Speicherung ausführlicher.

Schritt 1: Verträge in einem dedizierten Ordner aufbewahren

Erstellen Sie einen Ordner für Verträge oder jeweils einen pro Kunde oder Vertragspartner, wenn Sie mit vielen Parteien zu tun haben. Ziehen Sie PDF- und DOCX-Dateien hinein, klicken Sie auf „Datei hochladen“ oder leiten Sie eine E-Mail mit dem angehängten Vertrag an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. Fabric akzeptiert E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse, und in einem Team können Sie zusätzliche Absender genehmigen. Beim Speichern jedes Vertrags können Sie einen Kommentar oder Tags hinzufügen, wie etwa den Namen des Vertragspartners oder den Monat der Verlängerung, was das spätere Überfliegen des Ordners erleichtert.

Fabric liest den Text in jedem Vertrag, erstellt eine kurze Zusammenfassung und macht ihn nach Bedeutung und Stichworten durchsuchbar. Setzen Sie eine Formulierung in Anführungszeichen für eine exakte Übereinstimmung, wie z. B. „Haftungsbeschränkung“, und die Suchergebnisse öffnen sich direkt auf der Seite, auf der sie vorkommt. Um eine Frage über mehrere Verträge hinweg zu beantworten, öffnen Sie den Ordner und fragen Sie den KI-Assistenten, der sich auf diesen Ordner beschränkt und die verwendeten Verträge zitiert. Er verweist Sie auf die Klausel; zu verstehen, was die Klausel für Sie bedeutet, bleibt weiterhin Ihre Aufgabe oder die Ihres Anwalts.

Schritt 2: Den Vertragsordner sperren

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Vertragsordner oder öffnen Sie ihn und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü. Wählen Sie dann „Passwortschutz hinzufügen“ und geben Sie ein Passwort ein. Passwortschutz ist in den Pro- und Team-Plänen verfügbar.

Ein Passwort für einen Ordner schützt auch später hinzugefügte Dateien, sodass die Vertragsverlängerungen des nächsten Quartals ab dem Moment geschützt sind, in dem sie gespeichert werden. Wenn ein einzelner Vertrag für einen anderen Empfängerkreis bestimmt ist, wie beispielsweise ein individueller Arbeitsvertrag, schützen Sie diese Datei separat mit einem eigenen Passwort.

Speichern Sie das Passwort in einem Passwort-Manager, da es keine Möglichkeit zum Zurücksetzen gibt. Jeder, der Zugriff auf den Ordner hat – Kollegen eingeschlossen –, muss es eingeben, und der Zugriff bleibt 6 Stunden lang bestehen, bevor die Eingabe erneut erforderlich ist. Einen umfassenderen Überblick darüber, wie Fabric mit privaten Daten umgeht, finden Sie unter Privat und sicher. Ob eine Konfiguration Ihren eigenen Vertraulichkeitspflichten entspricht, muss Ihr Rechts- oder Compliance-Team entscheiden.

Schritt 3: Entwürfe zur Kommentierung mit der anderen Partei teilen

Wenn ein Entwurf geprüft werden muss, klicken Sie auf „Teilen“ und laden Sie die andere Partei als Kommentator ein. Sie gibt das Passwort ein, markiert den Text, den sie besprechen möchte, und fügt einen Kommentar hinzu. Sie können jeden Kommentar als erledigt markieren, sobald er geklärt ist, was beiden Seiten eine fortlaufende Liste offener Punkte bietet. Die Seite zu Anmerkungen erklärt Markierungen und Kommentare genauer.

Für Kunden, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten, erstellen Sie einen eigenen Space und teilen Sie diesen, sodass sie nur ihre eigenen Vereinbarungen sehen. Wie Sie einem Kunden Zugriff nur auf seine Dateien gewähren beschreibt diese Einrichtung Schritt für Schritt. Externe Personen können geteilte Links öffnen, ohne sich registrieren zu müssen.

Schritt 4: Den endgültigen Vertrag als geschützten Link bereitstellen

Sobald ein Vertrag endgültig oder unterzeichnet ist, veröffentlichen Sie ihn, anstatt ihn anzuhängen. Klicken Sie auf „Teilen“, öffnen Sie den Tab „Veröffentlichen“ und klicken Sie auf „Link erstellen“. Benennen Sie den Link, lassen Sie die Indexierung durch Suchmaschinen deaktiviert, entscheiden Sie, ob Besucher ihn in ihr eigenes Fabric kopieren dürfen, und aktivieren Sie „Downloads erlauben“, falls die andere Partei eine eigene Kopie für ihre Unterlagen benötigt. Die Seite zum Veröffentlichen beschreibt jede einzelne Einstellung.

Aktivieren Sie Interaktionsanalysen, um zu sehen, wann der Link aufgerufen wird. Link-Analysen zeigen Datum, Standort und Gerät für jeden Link, aber nicht den Namen des Besuchers. Geben Sie daher jedem Empfänger einen eigenen, namentlich benannten Link, wenn Sie wissen müssen, wer ihn geöffnet hat.

Senden Sie das Passwort telefonisch oder per SMS, nicht in derselben E-Mail wie den Link. Wenn Sie es ändern müssen, geben Sie das alte Passwort ein und wählen Sie ein neues.

Häufig gestellte Fragen

Wie versende ich einen Vertrag sicher per E-Mail?

Anstatt die Datei anzuhängen, veröffentlichen Sie sie aus einem passwortgeschützten Fabric-Ordner und versenden Sie den Link per E-Mail. Senden Sie das Passwort separat, beispielsweise per SMS.

Kann die andere Partei einen geschützten Vertrag kommentieren?

Ja, wenn Sie ihn mit der Berechtigung als Kommentator teilen. Sobald das Passwort eingegeben wurde, kann eine Klausel markiert und kommentiert werden. Veröffentlichte Links sind schreibgeschützt.

Kann ich alle meine Verträge nach einer Klausel durchsuchen?

Ja. Die Suche liest den Text in PDFs und Dokumenten. Verwenden Sie Anführungszeichen für eine exakte Formulierung, und die Ergebnisse öffnen sich auf der entsprechenden Seite.

Kann die KI mir sagen, wann sich ein Vertrag verlängert?

Öffnen Sie den Vertragsordner und fragen Sie den KI-Assistenten; er antwortet auf Basis dieser Verträge und zitiert die Quelle, damit Sie es überprüfen können. Wie Sie Verlängerungsdaten im Blick behalten behandelt dies ausführlicher.

Benötigt die andere Partei ein Fabric-Konto, um den Vertrag zu lesen?

Nein. Externe Personen können geteilte und veröffentlichte Links öffnen, ohne sich registrieren zu müssen. Sie benötigen lediglich den Link und das Passwort, das Sie separat senden.

Wie lange bleibt der Zugriff bestehen, nachdem das Passwort eingegeben wurde?

Sechs Stunden. Danach muss das Passwort erneut eingegeben werden.

Was passiert, wenn ich das Passwort für meinen Vertragsordner verliere?

Es gibt keine Möglichkeit zum Zurücksetzen des Passworts. Bewahren Sie es in einem Passwort-Manager auf und ziehen Sie einen gemeinsamen Team-Tresor in Betracht, falls Kollegen ebenfalls Zugriff benötigen.

Erfordert der Passwortschutz einen kostenpflichtigen Plan?

Ja, Pro oder Team. Siehe Preise für Tarifdetails.