So schützen Sie eine Excel-Datei mit einem Passwort

Tabellenkalkulationen enthalten die Zahlen, bei denen Menschen am vorsichtigsten sind. Eine Gehaltsabrechnungstabelle für den Buchhalter, ein Haushaltsbudget mit Kontoständen, eine Kundenliste mit E-Mails und Telefonnummern, ein Finanzmodell, das mit einem potenziellen Käufer geteilt wird. Excel-Dateien sind klein genug, um an alles angehängt zu werden – genau deshalb landen sie in mehr Posteingängen als beabsichtigt.

Dieser Leitfaden erklärt die Schutzoptionen in Excel und wo deren Grenzen liegen. Anschließend zeigt er, wie Sie eine Excel-Datei in Fabric mit einem Passwort versehen und als Link teilen können, den Sie auch nach dem Versenden noch verwalten können.

Wie man eine Excel-Datei normalerweise mit einem Passwort schützt

Die eigene Verschlüsselung von Excel ist der übliche erste Schritt. Unter Windows geht das über Datei, Informationen, Arbeitsmappe schützen, Mit Kennwort verschlüsseln, und Excel für Mac bietet eine ähnliche Kennwortoption zum Öffnen der Datei. Die Arbeitsmappe fragt dann bei jedem Öffnen nach dem Passwort, egal wo die Kopie landet. Für einen einmaligen Anhang ist das praktisch. Zuvor gesendete Kopien behalten das alte Passwort, und eine Änderung bedeutet, dass eine neue Datei an jede Person gesendet werden muss, die weiterhin Zugriff haben soll.

Excel verfügt außerdem über die Funktionen „Blatt schützen“ und „Arbeitsmappenstruktur schützen“, die leicht mit einer Passwortsperre verwechselt werden können. Diese Einstellungen steuern, was Benutzer bearbeiten können, z. B. gesperrte Zellen oder ausgeblendete Blätter. Sie hindern niemanden daran, die Datei zu öffnen und die Zahlen zu lesen. Daher eignen sie sich eher für freigegebene Vorlagen als für vertrauliche Daten.

Zu den weiteren Gewohnheiten gehört es, die Tabelle in ein verschlüsseltes Archiv zu zippen oder sie zu Google Sheets zu verschieben und für bestimmte Konten freizugeben. Das Archiv schützt die Datei während der Übertragung und muss vor der Verwendung entpackt werden. Google Sheets behält eine Live-Kopie bei, allerdings benötigt der Empfänger ein Google-Konto, und Formeln oder Formatierungen können sich bei der Konvertierung ändern. Wie Sie als Freelancer Rechnungen organisieren zeigt, wie Tabellenkalkulationen oft neben den Dokumenten liegen, die sie zusammenfassen.

Schritt 1: Die Tabelle hochladen

Fabric unterstützt XLSX- und CSV-Dateien. Ziehen Sie die Datei hinein, fügen Sie sie ein oder klicken Sie auf Datei hochladen. Wenn Sie den ganzen Tag in Excel arbeiten, bindet die Fabric-Desktop-App Fabric als Laufwerk ein, sodass Sie die Arbeitsmappe unter Mac, Windows oder Linux direkt aus Excel in einem Fabric-Ordner speichern können.

Viele Tabellenkalkulationen kommen per E-Mail an, etwa ein Bankexport, ein Verkaufsbericht von einem Kollegen oder die Preisliste eines Lieferanten. Leiten Sie die E-Mail an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter, und der Anhang wird in Ihrer Bibliothek gespeichert. Fabric akzeptiert nur E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse, und ein Team kann zusätzliche Absender genehmigen.

Wenn die Tabelle zu anderen Dateien gehört, wie z. B. Quittungen für eine Spesenabrechnung oder den PDFs hinter einem Jahresabschluss, legen Sie alle in einem Ordner ab. Diesen Ordner schützen und teilen Sie in den nächsten Schritten.

Schritt 2: Die Datei mit einem Passwort sperren

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle oder öffnen Sie sie, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Passwortschutz hinzufügen. Geben Sie ein Passwort ein. Der Passwortschutz ist in den Pro- und Team-Plänen verfügbar.

Fabric bietet keine Möglichkeit zum Zurücksetzen von Passwörtern. Fügen Sie das Passwort daher sofort zu einem Passwort-Manager hinzu. Sobald es eingerichtet ist, benötigt jeder mit Zugriff auf die Datei das Passwort, um sie zu öffnen. Der Zugriff bleibt 6 Stunden lang bestehen, danach muss das Passwort erneut eingegeben werden.

Bei einer wiederkehrenden Arbeitsmappe, wie einem monatlichen Gehaltsabrechnungsexport, ist das Schützen des Ordners einfacher als das Schützen jeder einzelnen Datei. Ein Passwort auf einem Ordner gilt auch für später hinzugefügte Dateien, sodass der April-Export geschützt ist, sobald Sie ihn neben dem von März speichern. Wenn Sie Tabellenkalkulationen für mehrere Mandanten führen, geben Sie dem Ordner jedes Mandanten ein eigenes Passwort, damit die Zahlen eines Mandanten von denen eines anderen getrennt bleiben.

Schritt 3: An die Personen senden, die Zugriff benötigen

Klicken Sie auf Teilen. Um über einen längeren Zeitraum mit jemandem zusammenzuarbeiten, etwa einem Buchhalter, der die Tabelle jeden Monat überprüft, teilen Sie sie und wählen Sie dessen Rolle: Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter. Externe Personen können geteilte Links ohne Registrierung nutzen. Die Seite zu Rollen und Berechtigungen erläutert jede Rolle.

Um die Tabelle bereitzustellen, öffnen Sie den Tab „Veröffentlichen“ und klicken Sie auf „Link erstellen“. Benennen Sie den Link, entscheiden Sie, ob Interaktionsanalysen erfasst werden sollen, ob die Indexierung durch Suchmaschinen zulässig sein soll, ob Besucher die Tabelle in ihr Fabric kopieren dürfen und ob Downloads erlaubt sind. Ein Buchhalter, der mit den Zahlen arbeiten muss, wird Downloads aktiviert haben wollen. Jemand, der nur eine Übersicht sehen muss, vielleicht nicht. Die Veröffentlichungsseite bietet weitere Informationen zu jeder Einstellung.

Senden Sie das Passwort über einen anderen Weg als den Link. Wenn Analysen aktiviert sind, zeigen Link-Analysen Besuche mit Datum, Standort und Gerät an, wenn auch nicht den Namen des Besuchers; ein separater, benannter Link pro Person zeigt, wer sie geöffnet hat. Wie Sie Ihre Belege für Ihren Steuerberater vorbereiten beschreibt eine gängige Variante dieser Übergabe.

Schritt 4: Fragen zu den Zahlen stellen

Die KI von Fabric kann XLSX- und CSV-Dateien lesen. Öffnen Sie den Ordner mit der Tabelle und stellen Sie dem KI-Assistenten eine Frage, z. B. welcher Monat die höchsten Ausgaben hatte oder wie eine Gesamtsumme zustande kam. Er antwortet anhand der Dateien in diesem Ordner und zitiert sie. Sie können die Antwort als Notiz speichern, um sie zusammen mit der Tabelle zu versenden.

Wenn das Passwort geändert werden muss, vielleicht weil die Arbeit eines Auftragnehmers beendet ist, geben Sie das alte Passwort ein, wählen Sie ein neues und teilen Sie es nur mit den Personen, die weiterhin Zugriff benötigen. Um den Schutz aufzuheben, geben Sie das Passwort zur Bestätigung ein.

Häufig gestellte Fragen

Wie schütze ich eine Excel-Datei mit einem Passwort, damit sie nicht geöffnet werden kann?

Verwenden Sie in Excel „Mit Kennwort verschlüsseln“. In Fabric laden Sie die Datei hoch, klicken mit der rechten Maustaste darauf, wählen „Passwortschutz hinzufügen“ und teilen oder veröffentlichen den Link. „Blatt schützen“ schränkt nur die Bearbeitung ein.

Was ist der Unterschied zwischen „Blatt schützen“ und einem Passwort?

„Blatt schützen“ hindert Personen daran, gesperrte Zellen zu ändern. Ein Passwort auf der Datei hindert Personen daran, sie zu öffnen.

Kann ich eine Excel-Datei freigeben, ohne den Download zu erlauben?

Ja. Deaktivieren Sie beim Veröffentlichen die Option „Downloads erlauben“. Besucher können die veröffentlichte Datei dann ohne Download-Option ansehen.

Unterstützt Fabric auch CSV-Dateien?

Ja. Fabric unterstützt CSV und XLSX, und der KI-Assistent kann beide Formate lesen. Google Sheets werden über eine Google Drive-Verknüpfung importiert, für die ein kostenpflichtiger Plan erforderlich ist.

Wie lange bleibt der Zugriff nach Eingabe des Passworts bestehen?

Sechs Stunden. Danach muss das Passwort erneut eingegeben werden.

Was passiert, wenn ich das Passwort vergesse?

Es gibt keine Möglichkeit zum Zurücksetzen. Bewahren Sie das Passwort in einem Passwort-Manager auf.

Kann ich feststellen, ob mein Buchhalter die Tabelle geöffnet hat?

Ja, wenn Sie sie mit aktivierten Analysen veröffentlichen und ihm einen für ihn benannten Link geben. Die Besuche dieses Links werden mit Datum, Standort und Gerät angezeigt. Analysen sind in den Pro- und Team-Plänen enthalten.

Ist der Excel-Passwortschutz in Fabric kostenlos?

Nein. Er ist in den Pro- und Team-Plänen enthalten. Das Hochladen von Dateien ist im kostenlosen Plan möglich. Siehe Preise.