So schützen Sie eine PowerPoint-Präsentation mit einem Passwort

Präsentationen enthalten schnell vertrauliche Inhalte: ein Vorstands-Update mit Quartalszahlen, ein Verkaufsangebot mit Preisen für einen bestimmten Kunden, interne Schulungsfolien mit Screenshots realer Systeme oder ein Konferenzvortrag, der vor der Veranstaltung keinesfalls online erscheinen darf. Zudem werden PowerPoint-Dateien schnell sehr groß, sobald Videos und hochauflösende Bilder eingebettet sind – was den Versand per E-Mail schon vor Sicherheitsaspekten unpraktisch macht.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie PowerPoint-Dateien üblicherweise gesperrt werden, wie Sie eine PPTX-Datei in Fabric mit einem Passwort schützen, sie auf einem für Ihr Team zugänglichen Laufwerk speichern und die fertigen Folien als passwortgeschützten Link versenden können.

Wie man eine PowerPoint üblicherweise mit einem Passwort schützt

PowerPoint kann eine Präsentation direkt selbst verschlüsseln. Unter Windows finden Sie diese Option unter „Datei“ > „Informationen“ > „Präsentation schützen“ > „Mit Kennwort verschlüsseln“. PowerPoint für Mac bietet die Option „Kennwörter“ im Menü „Datei“. Die Datei fordert das Passwort dann bei jedem Öffnen an – was praktisch ist, wenn sie als E-Mail-Anhang verschickt werden muss. Jede Kopie, die Sie versenden, trägt dieses Passwort dauerhaft in sich; um es zu ändern, müssen Sie die Datei neu speichern und erneut versenden.

„Als abgeschlossen kennzeichnen“ ist eine weitere Option, auf die viele zurückgreifen. Sie rät von Bearbeitungen ab, indem die Datei schreibgeschützt geöffnet wird, lässt sich jedoch von jedem deaktivieren und verhindert das Öffnen der Datei nicht. Einige Vortragende exportieren stattdessen als PDF, was das Layout sperrt und ein PDF-Passwort ermöglicht – allerdings auf Kosten von Animationen, Referentennotizen und eingebetteten Videos.

Teams in Microsoft 365 speichern Folien oft in OneDrive oder SharePoint und verwalten den Zugriff über Freigabeeinstellungen. Innerhalb eines Unternehmens funktioniert das gut. Beim Versenden an externe Personen kann es jedoch zu Anmeldeaufforderungen und Richtlinien für externe Freigaben kommen. Zudem verbrauchen große Präsentationen in Teamordnern lokalen Speicherplatz, wenn sie mit den einzelnen Laptops synchronisiert werden.

Schritt 1: Speichern Sie die Präsentation in Fabric

Fabric unterstützt PPT- und PPTX-Dateien. Ziehen Sie die Präsentation einfach per Drag-and-Drop hinein oder klicken Sie auf „Datei hochladen“. Wenn Sie täglich mit PowerPoint arbeiten, installieren Sie die Fabric Desktop-App. Sie bindet Fabric als Laufwerk im Finder oder Datei-Explorer ein, sodass Sie die Präsentation wie in jedem anderen Ordner öffnen und speichern können – und die Dateien belegen auf Ihrem Computer keinen Speicherplatz, bis Sie sie öffnen.

Auf diese Weise kann ein Team über ein gemeinsames Laufwerk arbeiten: Kollegen öffnen denselben Ordner mit den Präsentationen, anstatt verschiedene Versionen per E-Mail zu verschicken. So richten Sie ein geteiltes Laufwerk für Ihr Team ein erklärt die Einrichtung. Google Präsentationen können über eine Google Drive-Verknüpfung eingebunden werden, die in beide Richtungen synchronisiert und einen kostenpflichtigen Tarif erfordert.

Schritt 2: Fügen Sie der Präsentation ein Passwort hinzu

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Präsentation oder öffnen Sie sie, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü, wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“ und geben Sie ein Passwort ein. Der Passwortschutz ist in den Pro- und Team-Tarifen verfügbar.

Für Vorstandsunterlagen oder ein Angebot mit mehreren Begleitdateien können Sie stattdessen den gesamten Ordner schützen. Das Passwort schützt dann die Präsentation, den Anhang und alles, was später hinzugefügt wird – wie zum Beispiel eine als PDF exportierte, überarbeitete Preisfolie.

Speichern Sie das Passwort in einem Passwort-Manager. Fabric bietet keine Möglichkeit zum Zurücksetzen. Jeder, der Zugriff auf die Präsentation hat, muss das Passwort eingeben – auch Personen aus Ihrem Team. Der Zugriff bleibt 6 Stunden lang bestehen, bevor er erneut angefordert wird.

Schritt 3: Geben Sie Kollegen die passenden Zugriffsrechte

Klicken Sie auf „Freigeben“, um das Freigabefenster zu öffnen, und laden Sie Kollegen mit der erforderlichen Rolle ein: „Betrachter“ für Personen, die die Präsentation nur sehen sollen, „Bearbeiter“ für Co-Autoren und „Administrator“ für die Personen, die den Ordner verwalten. Co-Autoren, die die Präsentation über das Fabric-Laufwerk öffnen, bearbeiten die Datei direkt in diesem Ordner, sodass die geteilte Kopie stets aktuell bleibt. Rollen gelten auf Bereichs- und Dateiebene, was unter Rollen und Berechtigungen näher erläutert wird.

Richtet sich die Präsentation an eine bestimmte Zielgruppe im Unternehmen, wie etwa ausschließlich an die Geschäftsleitung, bewahren Sie sie in einem eigenen Bereich auf. Auf der Seite Zusammenarbeit finden Sie Informationen zu Anwesenheitsanzeigen, Kommentaren und dem Aktivitätsverlauf bei gemeinsamer Arbeit.

Schritt 4: Veröffentlichen Sie die Folien für Ihr Publikum

Wenn die Präsentation bereit für die Weitergabe ist – etwa an einen Kunden nach einem Pitch oder an Teilnehmer nach einem Vortrag –, nutzen Sie den Tab „Veröffentlichen“. Klicken Sie auf „Link erstellen“, vergeben Sie einen Namen für den Link und legen Sie die Einstellungen fest: ob Interaktionsanalysen erfasst werden sollen, ob die Indizierung durch Suchmaschinen erlaubt ist, ob Besucher die Präsentation in ihr eigenes Fabric kopieren dürfen und ob Downloads gestattet sind. Aktivieren Sie Downloads, wenn das Publikum die PPTX-Datei selbst benötigt, beispielsweise um Folien intern weiterzuverwenden; lassen Sie die Option deaktiviert, wenn die Präsentation nur betrachtet werden soll. Die Seite Veröffentlichen bietet weitere Details.

Wenn Analysen aktiviert sind, zeigen die Link-Analysen Aufrufe für jeden Link inklusive Datum, Standort und Gerät an. Bei einem Verkaufsangebot, das an mehrere Stakeholder gesendet wird, verrät Ihnen ein jeweils separat benannter Link, welche Personen es geöffnet haben.

Senden Sie das Passwort in einer separaten Nachricht getrennt vom Link. Falls die Folien später öffentlich werden sollen – beispielsweise nachdem ein Vortrag gehalten wurde und die Aufnahme verfügbar ist –, können Sie den Schutz aufheben; Fabric fordert Sie zur Bestätigung auf, das Passwort einzugeben.

Im Pro-Tarif können Sie Inhalte über die eigene Domain Ihres Unternehmens statt über fabric.so veröffentlichen, was manche Teams für kundenorientierte Präsentationen bevorzugen. So teilen Sie Dateien über Ihre eigene Domain führt Sie durch die Einrichtung.

Häufig gestellte Fragen

Wie schütze ich eine PowerPoint-Präsentation mit einem Passwort?

Verwenden Sie in PowerPoint unter „Präsentation schützen“ die Option „Mit Kennwort verschlüsseln“. Klicken Sie in Fabric mit der rechten Maustaste auf die PPTX-Datei, wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“, teilen oder veröffentlichen Sie die Datei und senden Sie das Passwort separat.

Kann ich eine PowerPoint mit einem Passwort so schützen, dass andere sie ansehen, aber nicht bearbeiten können?

Weisen Sie in Fabric Personen beim Teilen die Rolle „Betrachter“ zu oder veröffentlichen Sie die Präsentation, da veröffentlichte Links reine Ansichtslinks sind. Das Passwort steuert, wer sie überhaupt öffnen kann.

Kann ich eine große PowerPoint mit eingebetteten Videos teilen?

Ja. Laden Sie sie in Fabric hoch und senden Sie einen Link anstelle eines Anhangs. Mit der Desktop-App werden große Dateien beim Öffnen gestreamt und belegen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer.

Benötigt mein Team das Passwort ebenfalls?

Ja. Jeder, der Zugriff auf die geschützte Präsentation hat, muss das Passwort eingeben. Der Zugriff bleibt 6 Stunden lang gültig.

Kann ich das Passwort nach dem Versenden des Links ändern?

Ja. Geben Sie das alte Passwort ein und legen Sie ein neues fest. Der Link bleibt dabei unverändert.

Funktioniert Fabric mit Google Präsentationen?

Google Präsentationen werden über eine Google Drive-Verknüpfung eingebunden, die einen kostenpflichtigen Tarif erfordert.

Können Teilnehmer meine Folien herunterladen?

Nur, wenn Sie für diesen veröffentlichten Link die Option „Downloads erlauben“ aktivieren. Jeder Link hat seine eigenen Einstellungen.

Kann ich sehen, wer meine Präsentation geöffnet hat?

Die Analysen zeigen Aufrufe pro Link an, nennen jedoch nicht den Namen des Besuchers. Erstellen Sie für jede Person einen separat benannten Link und aktivieren Sie die Analysen, um zu sehen, welche Links geöffnet wurden.

Welchen Tarif benötige ich, um eine PowerPoint in Fabric mit einem Passwort zu schützen?

Den Pro- oder Team-Tarif. Weitere Informationen finden Sie unter Team-Preise für Team-Tarife, die nicht pro Nutzer abgerechnet werden.