So schützen Sie einen Ordner mit einem Passwort

Dateien einzeln zu schützen, funktioniert ab einer gewissen Menge nicht mehr. Ein Ordner mit Steuererklärungen der letzten sieben Jahre, Projektdateien eines Kunden, ein HR-Ordner mit Personalakten, die Scans im Notfallordner der Familie. Was Nutzer wirklich wollen, ist ein einziges Passwort für den gesamten Ordner, das alles darin abdeckt – auch Dateien, die erst noch erstellt werden.

Dieser Leitfaden beschreibt die üblichen Methoden, wie Ordner auf einem Computer oder in der Cloud gesperrt werden, und wie Sie in Fabric ein einzelnes Passwort für einen Ordner festlegen und ihn für die Personen freigeben, die Zugriff benötigen.

Wie Ordner üblicherweise mit einem Passwort geschützt werden

Auf einem Mac ist die gängige Methode ein verschlüsseltes Disk-Image, das im Festplattendienstprogramm erstellt wird. Dadurch entsteht ein passwortgeschütztes Volume, das sich nach dem Öffnen wie ein Ordner verhält. Für eine einzelne Person auf einem einzelnen Gerät funktioniert das gut. Das Teilen bedeutet jedoch, dass eine große Image-Datei samt Passwort übertragen werden muss – und alles, was nachträglich hinzugefügt wird, erreicht die andere Person nur, wenn das Image erneut gesendet wird.

Windows-Nutzer stellen oft fest, dass die Ordnereigenschaften eine an das eigene Benutzerkonto gebundene Verschlüsselung bieten oder dass BitLocker ein ganzes Laufwerk verschlüsselt. Beides schützt Dateien davor, dass jemand anderes am selben Computer darauf zugreift. Keines davon ist dafür gedacht, ein Passwort an Kollegen oder Kunden weiterzugeben. Daher greifen viele auf passwortgeschützte ZIP-Archive zurück, die mit Tools wie 7-Zip erstellt werden. Das ist jedoch nur eine Momentaufnahme, die jedes Mal neu erstellt werden muss, wenn sich der Ordnerinhalt ändert.

Cloud-Laufwerke lösen den Aspekt des Teilens. Mit Google Drive und Dropbox können Sie Ordner für bestimmte Personen freigeben, und einige Tarife bieten passwortgeschützte Links. Der Zugriff basiert in der Regel auf Benutzerkonten, was innerhalb eines Teams zuverlässig funktioniert, bei externen Kunden jedoch weniger. Wie Sie ein Kundenportal einrichten behandelt die weitergehende Frage, wie Sie Kunden einen zentralen Ort für deren Dateien bereitstellen.

Schritt 1: Ordner erstellen und befüllen

Erstellen Sie einen Ordner in Fabric und fügen Sie Dateien hinzu, indem Sie sie hineinziehen oder auf „Datei hochladen“ klicken – das funktioniert auch für viele Dateien auf einmal. Um einen bestehenden Ordner von Ihrem Computer zu verschieben, bindet die Desktop-App Fabric als Laufwerk im Finder oder Datei-Explorer ein, sodass Sie den gesamten Ordner einfach hinüberziehen können. Dateien auf dem Laufwerk belegen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer und werden beim Öffnen gestreamt.

Alles im Ordner wird direkt bei der Ankunft verarbeitet: Fabric liest den Text in Dokumenten und Bildern, erstellt eine Zusammenfassung für jedes Element und schlägt Tags vor. So bleibt selbst ein großer Ordner ohne manuelle Sortierung durchsuchbar – was besonders praktisch ist, wenn der Ordner gesperrt ist und Sie nach dem Entsperren schnell eine bestimmte Datei finden möchten.

Schritt 2: Passwort zum Ordner hinzufügen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder öffnen Sie ihn, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“. Geben Sie ein Passwort ein. Der Passwortschutz ist in den Pro- und Team-Tarifen verfügbar.

Das Passwort gilt für den gesamten Ordner. Dateien, die Sie später hinzufügen, sind automatisch geschützt. Ein im nächsten Monat gespeicherter Scan oder ein neues Arbeitsergebnis eines Kollegen ist somit von Anfang an durch dasselbe Passwort geschützt.

In Fabric gibt es keine Funktion zum Zurücksetzen des Passworts; speichern Sie das Passwort daher in einem Passwort-Manager. Jeder, der Zugriff auf den Ordner hat, muss es eingeben – der Zugriff bleibt für 6 Stunden aktiv. Einzelne Dateien im Ordner können zusätzlich mit eigenen Passwörtern versehen werden, falls ein bestimmtes Dokument für einen kleineren Personenkreis bestimmt ist als der restliche Ordner.

Schritt 3: Ordner für die richtigen Personen freigeben

Klicken Sie auf „Freigeben“ und laden Sie Personen mit einer Rolle ein: Betrachter, Kommentator, Bearbeiter oder Administrator. Rollen können auf Space- und Dateiebene vergeben werden, wie unter Rollen und Berechtigungen erläutert. Externe Personen können freigegebene Links nutzen, ohne sich bei Fabric registrieren zu müssen.

Rollen und das Passwort greifen ineinander. Nehmen wir einen Steuerordner für den Haushalt: Ihr Partner könnte als Bearbeiter Dokumente hinzufügen, während Ihr Steuerberater als Betrachter diese nur liest. Beide geben dasselbe Ordnerpasswort ein, und ihre jeweilige Rolle bestimmt anschließend, was sie nach dem Zugriff tun dürfen. Wenn jemand Feedback zu bestimmten Dokumenten hinterlassen muss, erlaubt die Kommentator-Rolle das Hervorheben von Texten und das Verfassen von Kommentaren.

Wenn der Ordner zu einem bestimmten Kunden gehört, legen Sie ihn in einen Space speziell für diesen Kunden und geben Sie den Space frei; der Kunde sieht dann nur diesen Space. Wie Sie Teammitglieder auf bestimmte Kundenordner beschränken beschreibt denselben Ansatz für Ihre eigenen Mitarbeiter.

Schritt 4: Ordner als geschützte Seite veröffentlichen

Wenn der Ordner eher für die Auslieferung als für die Zusammenarbeit gedacht ist, veröffentlichen Sie ihn. Klicken Sie auf „Freigeben“, öffnen Sie den Reiter „Veröffentlichen“ und klicken Sie auf „Link erstellen“. Ein Ordner wird als Webseite veröffentlicht, und Bearbeitungen am Ordner in Fabric aktualisieren die veröffentlichte Version automatisch. Wie Sie einen Ordner in eine Website verwandeln erklärt, wie diese Seite funktioniert.

Konfigurieren Sie den Link direkt beim Erstellen: ein Name, ob Interaktionsanalysen erfasst werden sollen, ob die Indizierung durch Suchmaschinen erlaubt ist, ob Besucher ihn in ihr eigenes Fabric kopieren dürfen und ob Downloads gestattet sind. Die Seite zum Veröffentlichen beschreibt jede Option im Detail. Bei aktivierter Analyse zeigen die Link-Analysen Aufrufe mit Datum, Standort und Gerätetyp für jeden Link an.

Schritt 5: Passwort ändern oder entfernen

Personen und Projekte ändern sich. Um das Passwort des Ordners zu ändern, geben Sie das alte ein, wählen Sie ein neues und geben Sie dieses nur an Personen weiter, die weiterhin Zugriff benötigen. Um den Schutz ganz aufzuheben, beispielsweise nach dem Archivieren eines Projekts, geben Sie das Passwort zur Bestätigung ein. Der Ordner und seine Links bleiben dabei unverändert erhalten.

Häufig gestellte Fragen

Wie versehe ich einen Ordner mit einem Passwort?

Klicken Sie in Fabric mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder nutzen Sie das Drei-Punkte-Menü, wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“ und geben Sie ein Passwort ein. Hierfür ist ein Pro- oder Team-Tarif erforderlich.

Kann ich unter Windows einen Ordner ohne zusätzliche Software mit einem Passwort schützen?

Die integrierten Windows-Optionen – die an Ihr Benutzerkonto gebundene Ordnerverschlüsselung und BitLocker für ganze Laufwerke – sind darauf ausgelegt, Dateien auf Ihrem eigenen Computer zu schützen. Für einen Ordner, den Sie passwortgeschützt freigeben möchten, können Sie in Fabric über das Web oder die Desktop-App ein Passwort festlegen.

Sind später hinzugefügte Dateien ebenfalls geschützt?

Ja. Ein Passwort auf einem Ordner schützt auch alle Dateien, die später hinzugefügt werden.

Kann eine Datei in einem geschützten Ordner ein eigenes Passwort haben?

Ja. Jede Datei und jeder Ordner kann ein eigenes Passwort haben.

Kann ich einen passwortgeschützten Ordner mit Personen außerhalb meines Teams teilen?

Ja. Externe Personen können freigegebene und veröffentlichte Links ohne Registrierung öffnen. Sie geben einfach das Passwort ein, um die Inhalte zu sehen.

Wie lange bleibt der Zugriff gültig?

Sechs Stunden nach Eingabe des Passworts. Danach muss es erneut eingegeben werden.

Was passiert, wenn ich das Ordnerpasswort vergesse?

Es gibt keine Reset-Funktion. Speichern Sie es in einem Passwort-Manager – idealerweise in einem gemeinsam genutzten, falls Ihr Team Zugriff benötigt.

Welcher Tarif beinhaltet den Passwortschutz für Ordner?

Pro und Team. Team-Tarife werden nicht pro Arbeitsplatz abgerechnet. Siehe Team-Preise.