Wie Sie Belege automatisch organisieren

Belege gibt es in drei Formen, und jede landet woanders. Kassenbons aus Geschäften und Restaurants landen im Portemonnaie oder in einer Küchenschublade, Belege per E-Mail liegen im Posteingang zwischen Newslettern, und App-Käufe hinterlassen einen Bestätigungsbildschirm, von dem man vielleicht einen Screenshot macht. Wenn der Steuerberater nach jedem Home-Office-Kauf aus dem letzten Jahr fragt oder für eine Rückgabe ein Kaufnachweis erforderlich ist, besteht die Aufgabe darin, diese drei Stapel zusammenzuführen.

Dieser Leitfaden beschreibt, wie Belege üblicherweise organisiert werden, wo dabei der meiste Aufwand entsteht und wie Sie jede Art von Beleg an Fabric senden, damit er direkt bei der Ankunft ausgelesen und nach Kategorien gruppiert wird.

Wie Belege üblicherweise organisiert werden

Der Umschlag oder der Schuhkarton ist nach wie vor weit verbreitet: einer pro Jahr oder, wenn man diszipliniert ist, einer pro Kategorie. Es kostet nichts. Thermopapier verblasst jedoch, und die Suche nach einem bestimmten Beleg bedeutet, dass man den gesamten Umschlag auf dem Tisch auskippen muss.

Das Fotografieren von Belegen mit der Smartphone-Kamera ist das übliche Upgrade. Das Foto bleibt auch nach dem Verblassen des Papiers erhalten, landet jedoch in den Aufnahmen zwischen Familienfotos, und nichts verrät, welches Geschäft oder was gekauft wurde – es sei denn, man erinnert sich daran. Belege per E-Mail erhalten ein Label oder einen Ordner in Gmail oder Outlook, wodurch sie beisammen und getrennt von den Fotos bleiben.

Ausgaben-Apps scannen Belege und lesen die Gesamtsummen aus; sie sind die Standardwahl für geschäftliche Ausgaben, die genehmigt werden müssen. Für Haushaltsbelege, Garantien und persönliche Steuerunterlagen sind sie vielen zu umfangreich, sodass oft auf eine Tabellenkalkulation mit einer Zeile pro Beleg zurückgegriffen wird. Belege für die Steuererklärung aufbewahren erklärt, welche Unterlagen überhaupt aufbewahrt werden sollten.

Schritt 1: Belege aus allen Quellen erfassen

Fotografieren Sie Papierbelege mit der Fabric Mobile App oder laden Sie ein bereits aufgenommenes Foto hoch. Nutzen Sie bei Belegen in anderen Apps das Teilen-Menü von iOS oder Android, um eine Datei, einen Link oder einen Screenshot direkt an Fabric zu senden.

Leiten Sie bei E-Mail-Belegen die Nachricht oder das angehängte PDF an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. Sie akzeptiert E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse, und in einem Team können Sie zusätzliche Absender freigeben. Rechnungen und Belege aus E-Mails automatisch speichern zeigt Schritt für Schritt, wie Sie dies zur Routine machen.

Wenn Sie regelmäßig Screenshots von Bestellbestätigungen machen, kann Fabric Screenshots von iOS und Android automatisch importieren. Sie können die mobile App auch so einrichten, dass sie bestimmte Fotoordner sichert, sodass ein Album, das Sie für Belege nutzen, ohne zusätzliche Handgriffe synchronisiert wird.

Schritt 2: Fabric jeden Beleg auslesen lassen

Jeder Beleg wird verarbeitet, sobald er eingeht. Fabric liest den Text in Fotos, Screenshots und PDFs aus – einschließlich abfotografiertem Text –, sodass der Name des Geschäfts und die einzelnen Posten auf einem zerknitterten Zettel durchsuchbar werden. Zudem werden Embeddings erstellt, damit die Suche den Beleg nach seiner Bedeutung zuordnen kann, eine kurze Zusammenfassung verfasst, Attribute wie Inhaltstyp und thematisierte Konzepte extrahiert und Tags vorgeschlagen.

Ein Foto namens IMG_4471.jpg könnte als Baumarktbeleg über Farbe und Pinsel zusammengefasst werden. Wenden Sie die vorgeschlagenen Tags an, die hilfreich sind, und fügen Sie einen Kommentar hinzu, wenn der Beleg Kontext erfordert, z. B. „für die Mietwohnung“ oder „absetzbar“.

Schritt 3: Belege mit intelligenten Sammlungen gruppieren

Richten Sie eine intelligente Sammlung für jede Kategorie ein, die für Sie wichtig ist: Home-Office, Arztkosten, Geschäftsreisen, Reparaturen im Haushalt, größere Anschaffungen mit Garantie. Intelligente Sammlungen befüllen sich anhand des Inhalts automatisch, sodass ein aus dem Posteingang weitergeleiteter Bahnbeleg und ein abfotografierter Taxibeleg beide unter Geschäftsreisen landen.

Ein Ordner pro Steuerjahr ist eine sinnvolle Ergänzung, wenn Ihr Steuerberater in Jahren denkt. Die Sammlungen erfassen dann jahrgangsübergreifende Posten, während die Ordner den Belegsatz jedes Jahres griffbereit für die Übergabe halten. Belege für Produkte mit Garantie können in einer eigenen Sammlung abgelegt werden, direkt neben den Bedienungsanleitungen für dieselben Produkte.

Schritt 4: Einen Beleg finden, wenn Sie ihn brauchen

Drücken Sie Cmd+F (Mac) / Strg+F (Windows) und beschreiben Sie den Kauf. Die Fabric-Suche liest den Belegtext und gleicht ihn nach Bedeutung ab, sodass „der Beleg für den Bürostuhl“ ihn auch ohne den Namen des Geschäfts findet. Setzen Sie eine Bestellnummer in Anführungszeichen für eine exakte Übereinstimmung und filtern Sie nach Tags oder Orten, um die Liste einzugrenzen. Einen Beleg finden, wenn man ihn für die Abrechnung benötigt enthält weitere Suchbeispiele.

Öffnen Sie einen Belegordner und bitten Sie den KI-Assistenten, beispielsweise jeden Beleg eines bestimmten Anbieters aus diesem Jahr aufzulisten. Er antwortet auf Grundlage der Belege in diesem Ordner und verlinkt jeden einzelnen als Quelle, sodass Sie das Original öffnen und überprüfen können. Speichern Sie die Antwort als Notiz, wenn Sie eine Liste zur weiteren Bearbeitung benötigen.

Schritt 5: Die richtigen Belege mit Ihrem Steuerberater teilen

Wenn es an der Zeit ist, die Unterlagen zu übergeben, teilen Sie den Ordner mit Ihrem Steuerberater mit Lesezugriff („Betrachter“) oder mit Berechtigung für Kommentare („Kommentator“), falls Rückfragen entstehen. Externe Personen können geteilte Links ohne Registrierung nutzen. Belege für den Steuerberater vorbereiten erklärt, was dazugehört.

Wenn Sie sich die Haushaltsorganisation mit jemandem teilen, geben Sie den Belegbereich mit Bearbeitungsrechten („Editor“) frei, sodass Sie beide Belege hinzufügen können. Dessen Fotos und weitergeleitete E-Mails werden auf die gleiche Weise ausgelesen und zusammengefasst; und Dokumente im Haushalt mit dem Partner teilen liefert Ideen, wie sich der restliche Papierkram aufteilen lässt.

Häufig gestellte Fragen

Kann Fabric Text auf dem Foto eines Belegs lesen?

Ja. Die Suche erfasst Text in Bildern und Screenshots, einschließlich abfotografiertem Text, sodass Belege nach Geschäft oder Artikel gefunden werden können.

Wie bekomme ich Belege per E-Mail in Fabric?

Leiten Sie sie an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. Gmail und Outlook sind ebenfalls als Integrationen verfügbar, wofür ein kostenpflichtiger Plan erforderlich ist.

Sortiert Fabric Belege automatisch in Ordner ein?

Nein. Fabric liest und fasst jeden Beleg zusammen und schlägt Tags vor; intelligente Sammlungen, die Sie einrichten, befüllen sich daraus automatisch. Ordner können Sie selbst nach Ihren Wünschen organisieren.

Kann ich Beleg-Screenshots speichern, ohne etwas tun zu müssen?

Ja. Fabric kann Screenshots von iOS und Android automatisch importieren, und der darin enthaltene Text ist durchsuchbar.

Wie halte ich Belege für die Steuer organisiert?

Richten Sie intelligente Sammlungen für die Kategorien ein, die für Ihre Steuererklärung relevant sind, fügen Sie bei Bedarf einen Ordner pro Steuerjahr hinzu und teilen Sie diesen Ordner zu gegebener Zeit mit Ihrem Steuerberater.

Kann mein Steuerberater meine Belege ohne ein Fabric-Konto einsehen?

Ja. Externe Personen können freigegebene Links ohne Registrierung öffnen – mit der von Ihnen festgelegten Zugriffsberechtigung.

Kann die KI meine Belege für mich auflisten?

Fragen Sie einfach den KI-Assistenten in Ihrem Belegordner: Er antwortet mit Quellenangaben zu jedem Beleg, sodass Sie die Originale überprüfen können, bevor Sie die Liste verwenden.

Ist die Organisation von Belegen in Fabric kostenlos?

Datei-Uploads sind im kostenlosen Plan enthalten, der Speicherbegrenzungen und eine limitierte KI-Nutzung umfasst. Integrationen wie Gmail erfordern einen kostenpflichtigen Plan; Details finden Sie unter Preise.