Dokumente automatisch organisieren: So geht's

Eine Dokumentenbibliothek bleibt selten lange ordentlich. Word-Dateien mit dem Namen Dokument1.docx liegen neben einem Markdown-Export aus einem alten Tool, drei Kopien eines Angebots tragen leicht unterschiedliche Namen, und ein Schwung PDFs behält genau die Namen, die das System des Absenders ihnen gegeben hat. Das Ganze manuell zu sortieren bedeutet, jede Datei zu öffnen, um zu sehen, worum es sich handelt, zu entscheiden, wo sie hingehört, und dieselbe Entscheidung für jede neue Datei erneut zu treffen.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Dokumente üblicherweise organisiert werden, wo welcher Ansatz den größten Pflegeaufwand erfordert und wie Sie Fabric so einrichten, dass Dokumente direkt beim Eingang anhand ihres Inhalts beschrieben und gruppiert werden.

Wie Dokumente üblicherweise organisiert werden

Die Standardlösung ist eine Ordnerstruktur in Google Drive, OneDrive oder Dropbox – mit einem Ordner pro Projekt, Kunde oder Jahr und Unterordnern, die nach und nach hinzukommen. Ordner sind leicht verständlich und einfach zu teilen. Sie verlangen jedoch bei jedem Speichervorgang eine Entscheidung, und ein Dokument, das an zwei Orte gehört (beispielsweise ein Vertrag, der gleichzeitig als Zahlungsbeleg dient), landet entweder nur an einem von beiden oder wird dupliziert.

Ein Benennungsschema ist meist der nächste Schritt: ein Datum vorangestellt, ein Kundencode, eine Versionsnummer. Dateibenennungskonventionen funktionieren gut, solange eine einzelne, sorgfältige Person jede Datei verwaltet. Dokumente, die von anderen eingehen, behalten ihre ursprünglichen Namen, und das Umbenennen ist das Erste, was in einer stressigen Woche auf der Strecke bleibt.

Manche Teams verschieben Dokumente in Notion oder ein Wiki und fügen Eigenschaften wie Typ, Verantwortliche und Status manuell hinzu. Das Ergebnis ist eine sortierbare Tabelle, aber jede Eigenschaft ist ein Feld, das jemand ausfüllen muss – und die Tabelle veraltet, sobald das nachlässt. Die Desktop-Suche in Spotlight oder der Windows-Suche kann Dateien nach Namen und manchmal nach Text finden, deckt jedoch immer nur den einen Computer ab, auf dem sie ausgeführt wird.

Schritt 1: Bringen Sie Ihre Dokumente dorthin, wo Fabric sie lesen kann

Ziehen Sie einen Ordner mit Dokumenten per Drag-and-Drop in Fabric, fügen Sie Dateien ein oder klicken Sie in der Web- oder Desktop-App auf „Datei hochladen“. Der Upload bewältigt große Datenmengen auf einmal, sodass ein Archiv in einem einzigen Durchgang übertragen werden kann. Fabric liest DOCX-, TXT-, Markdown-, HTML- und JSON-Dateien, PDFs, PPT- und PPTX-Präsentationen sowie CSV- und XLSX-Tabellen.

Wenn Sie lieber weiterhin im Finder oder Datei-Explorer arbeiten möchten, bindet die Fabric-Desktop-App Fabric als virtuelles Laufwerk unter Mac, Windows und Linux ein. Wenn Sie ein Dokument auf diesem Laufwerk speichern, gelangt es direkt in Fabric, und die dortigen Dateien belegen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer, bis Sie sie öffnen.

In Google Drive gespeicherte Dokumente können über eine Verbindung eingebunden werden. Google Drive synchronisiert sich in beide Richtungen, sodass dessen Dateien in Fabric erstellt werden und Bearbeitungen auf beiden Seiten übernommen werden. Auch Google Docs, Google Slides, Google Sheets und Notion-Seiten können über Verbindungen integriert werden, wofür ein kostenpflichtiger Plan erforderlich ist.

Schritt 2: Prüfen Sie, was Fabric zu den einzelnen Dokumenten erfasst hat

Jedes Dokument wird direkt bei der Ankunft verarbeitet. Fabric erstellt Embeddings dafür, wodurch die Suche Treffer anhand der inhaltlichen Bedeutung findet, und verfasst eine kurze Zusammenfassung des Inhalts. Zudem extrahiert es Attribute wie den Inhaltstyp sowie die behandelten Konzepte und Themen und schlägt anschließend passende Tags auf Basis des Inhalts vor.

Öffnen Sie einige Dateien, um das Ergebnis zu sehen. Dokument1.docx entpuppt sich vielleicht als Entwurf einer Lieferantenvereinbarung über Lieferbedingungen – und die Zusammenfassung verrät Ihnen genau das, ohne dass Sie den Fließtext lesen müssen. Wenden Sie passende vorgeschlagene Tags an oder ergänzen Sie eigene Formulierungen und einen Kommentar. Tags funktionieren ordnerübergreifend, sodass ein einziges Dokument mehrere Tags tragen kann, ohne irgendwohin kopiert werden zu müssen.

Schritt 3: Intelligente Sammlungen für häufig benötigte Gruppen einrichten

Eine intelligente Sammlung füllt sich anhand von Inhalten ganz von selbst. Erstellen Sie jeweils eine für jede Dokumentart, die Sie häufig benötigen – etwa Angebote, Richtlinien, Meeting-Agenden oder Rechercheberichte –, und passende Dokumente tauchen dort auf, sobald sie hinzukommen. Ein im nächsten Monat gespeichertes Angebot wird automatisch zur Angebotssammlung hinzugefügt, ohne dass es jemand einsortieren muss.

Sammlungen existieren parallel zu Ihren Ordnern. Ein Dokument kann in einem Kundenordner liegen und gleichzeitig in einer Sammlung aller unterzeichneten Vereinbarungen sämtlicher Kunden erscheinen – genau diese übergreifende Ansicht ist in einer Ordnerstruktur nur schwer darstellbar. Zwei oder drei Sammlungen sind ein sinnvoller Startpunkt; fügen Sie weitere hinzu, sobald Sie merken, dass Sie immer wieder nach derselben Art von Dateien suchen.

Schritt 4: Fügen Sie nur so viel Struktur hinzu, wie Sie wirklich möchten

Ordner, Spaces, Tags, Kanban-Ansichten und Canvas sind in Fabric optional, und die Suche funktioniert auch völlig ohne sie. Viele nutzen lediglich einige wenige Hauptordner (Kunden, Verwaltung, Persönliches) und überlassen die Details Sammlungen und der Suche. Wie Sie digitale Dateien organisieren vertieft das Thema Ordnerstrukturen, falls Sie eine umfassendere Struktur bevorzugen.

Für Dokumente, die verschiedene Phasen durchlaufen – etwa Entwürfe auf dem Weg zur Freigabe –, schalten Sie den Ordner in eine Kanban-Ansicht mit einer Spalte pro Phase um. Wenn Sie zurück zur Listenansicht wechseln, werden keine Dateien verschoben.

Schritt 5: Dokumente anhand ihres Inhalts finden

Klicken Sie auf die Suche oder drücken Sie Cmd+F (Mac) bzw. Strg+F (Windows) und beschreiben Sie das Dokument. Die Fabric-Suche gleicht sowohl nach Bedeutung als auch nach Stichwörtern ab und liest den Text in jeder Datei. Eine Suchanfrage wie „Onboarding-Checkliste für externe Mitarbeiter“ liefert den passenden Treffer – ganz unabhängig vom Dateinamen. Setzen Sie Begriffe für eine exakte Übereinstimmung in Anführungszeichen und filtern Sie nach Tag, Speicherort oder Elementtyp, um die Ergebnisliste einzugrenzen.

Wenn Sie ein bestimmtes Dokument vor sich haben und ähnliche Dateien finden möchten, wählen Sie es aus und starten Sie eine Ähnlichkeitssuche. Um eine Antwort basierend auf einer Reihe von Dokumenten zu erhalten, öffnen Sie den Ordner und befragen Sie den KI-Assistenten. Dieser beschränkt sich auf diesen Ordner, zitiert die verwendeten Dokumente, und Sie können die Antwort als Notiz speichern.

Häufig gestellte Fragen

Verschiebt Fabric meine Dokumente von selbst in Ordner?

Nein. Fabric verfasst eine Zusammenfassung, extrahiert Attribute und schlägt Tags für jedes Dokument vor. Die von Ihnen eingerichteten intelligenten Sammlungen füllen sich anhand dieser Informationen selbsttätig. Ihre Ordner bleiben exakt so angeordnet, wie Sie sie hinterlassen haben.

Welche Dokumentformate kann Fabric lesen?

DOCX-, TXT-, Markdown-, HTML- und JSON-Dateien, PDFs, PPT- und PPTX-Präsentationen sowie CSV- und XLSX-Tabellen. Google Docs und Notion-Seiten werden über Verbindungen integriert, für die ein kostenpflichtiger Plan erforderlich ist.

Kann ich meine bestehende Ordnerstruktur beibehalten?

Ja. Übertragen Sie Ordner einfach so, wie sie sind, und Fabric verarbeitet die darin enthaltenen Dokumente. Intelligente Sammlungen und Tags bieten Ihnen zusätzliche Ansichten darüber hinaus, ohne dass etwas verschoben werden muss.

Was passiert mit Dokumenten, die ich später hinzufüge?

Sie werden bei der Ankunft auf die gleiche Weise verarbeitet und erscheinen in jeder intelligenten Sammlung, deren Kriterien sie erfüllen.

Wie finde ich ein Dokument, wenn ich mich nicht an den Dateinamen erinnere?

Beschreiben Sie den Inhalt. Die Suche gleicht Ergebnisse sowohl nach Bedeutung als auch nach Stichwörtern ab, und Treffer werden direkt an der richtigen Stelle geöffnet. Wie Sie eine Datei finden, wenn Sie den Namen nicht mehr wissen bietet weitere nützliche Techniken.

Kann ich Google-Drive-Dokumente organisieren, ohne sie aus Drive zu entfernen?

Ja. Mit der Google-Drive-Verbindung verbleiben die Dateien in Drive und werden gleichzeitig in Fabric angelegt, wobei Änderungen in beide Richtungen synchronisiert werden. Für Verbindungen ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.

Kann ich Dokumente mit Anmerkungen versehen, sobald sie in Fabric sind?

Ja. Sie können Text in Dokumenten und PDFs hervorheben und kommentieren sowie PDFs im Lesemodus anzeigen.

Kann ich das im kostenlosen Plan ausprobieren?

Der kostenlose Plan umfasst Datei-Uploads, Notizen und eine begrenzte KI-Nutzung mit Beschränkungen bei Speicherplatz und Dateigröße. Verbindungen zu Apps wie Google Drive erfordern einen kostenpflichtigen Plan. Unter Pläne und Preise finden Sie alle Details.