So organisieren Sie Verträge automatisch

Verträge treffen aus allen Richtungen ein. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) kommt unterschrieben über einen E-Signatur-Dienst zurück, ein Lieferant sendet seine Geschäftsbedingungen als PDF-Anhang, der Büromietvertrag ist ein Scan von vor einigen Jahren und ein Freiberufler-Vertrag wurde in Word verfasst und auf Papier unterzeichnet. Jeder Vertrag verbleibt dort, wo er gelandet ist, und wenn irgendwann die unausweichlichen Fragen aufkommen (welche Verträge sich automatisch verlängern oder wem Exklusivität zugesichert wurde), müssen sie einzeln nacheinander geöffnet werden.

Dieser Leitfaden zeigt, wie kleine Unternehmen und Teams Verträge üblicherweise verwalten, wo diese Methoden den größten Aufwand erfordern und wie Sie Fabric so einrichten, dass jeder Vertrag gelesen und nach Art gruppiert wird – mit der Möglichkeit, den gesamten Bestand gezielt zu befragen.

Wie Verträge üblicherweise organisiert werden

Die gängigste Methode ist ein freigegebener Ordner mit einem Unterordner pro Vertragspartner sowie einer Benennungsregel wie Datum, Partei und Vertragsart. Das ist kostengünstig und vertraut. Über eine E-Signatur-Plattform unterzeichnete Verträge verbleiben jedoch häufig im Archiv dieser Plattform, und Anhänge bleiben im jeweiligen E-Mail-Posteingang liegen – so enthält der Ordner einige Vereinbarungen, andere wiederum nicht.

Viele Teams führen zusätzlich ein Vertragsregister: eine Tabelle, in der jeder Vertrag mit Vertragsparteien, Beginn, Verlängerungsdatum und Kündigungsfrist aufgeführt ist. Ein solches Register macht Verlängerungen sichtbar – vorausgesetzt, jemand liest jeden neuen Vertrag und pflegt die Zeile ein. Der Artikel So behalten Sie Verlängerungsdaten im Blick geht näher auf diesen Aspekt ein.

Größere Unternehmen setzen Software für das Contract Lifecycle Management (CLM) mit Entwurfsvorlagen, Freigabe-Workflows und automatisch extrahierten Feldern ein. Diese Tools eignen sich für interne Rechtsabteilungen, die über die nötige Zeit für deren Konfiguration verfügen. Für ein kleineres Unternehmen übersteigen Einrichtung und Kosten oft den eigentlichen Bedarf, und die Register-Tabelle bleibt weiterhin im Einsatz.

Schritt 1: Alle Verträge an einem zentralen Ort zusammenführen

Ziehen Sie bestehende Verträge per Drag-and-Drop in Fabric oder klicken Sie auf „Datei hochladen“. Der Upload verarbeitet große Dateimengen auf einmal, sodass ein ganzer Archivordner in einem Zug übertragen werden kann. Fabric liest PDF- und DOCX-Dateien, und auch gescannte Verträge funktionieren, da die Suche fotografierten Text erfasst.

Bei Verträgen, die per E-Mail eingehen, leiten Sie die Nachricht oder den Anhang einfach an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. Diese nimmt E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse an. In einem Team können Sie zusätzliche Absender freigeben, damit jeder, der mit Verträgen arbeitet, diese direkt weiterleiten kann. Befindet sich Ihr Vertragsordner bereits in Google Drive, synchronisiert eine Verbindung ihn in beide Richtungen mit Fabric. Verbindungen erfordern ein kostenpflichtiges Abonnement.

Schritt 2: Verträge von Fabric lesen und zusammenfassen lassen

Jeder Vertrag wird direkt beim Eingang verarbeitet. Fabric erstellt Embeddings, damit die Suche das Dokument nach seiner Bedeutung finden kann, verfasst eine kurze Zusammenfassung, extrahiert Attribute wie Inhaltstyp und behandelte Themen und schlägt Tags vor. Ein zwölfseitiger Dienstleistungsvertrag könnte beispielsweise als einjähriger Design-Retainer mit monatlicher Vergütung und einer Kündigungsfrist von 60 Tagen zusammengefasst werden – vollkommen ausreichend, um ihn in einer Liste sofort zu erkennen.

Wenden Sie passende Tag-Vorschläge an und fügen Sie Notizen für Informationen hinzu, die nicht direkt aus dem Dokument hervorgehen, wie etwa „ersetzt durch Verlängerung 2025“ oder den internen Ansprechpartner. Diese Notizen bleiben fest mit der Datei verknüpft.

Schritt 3: Verträge mit intelligenten Sammlungen nach Art gruppieren

Richten Sie eine intelligente Sammlung (Smart Collection) für jede Art von Vereinbarung ein, mit der Sie arbeiten: NDAs, Kundenverträge, Lieferantenbedingungen, Arbeits- und Freelancer-Verträge, Mietverträge. Intelligente Sammlungen befüllen sich anhand des Inhalts automatisch. So wandert ein neu unterzeichneter NDA selbst dann in die NDA-Sammlung, wenn der Dateiname lediglich „Unterzeichnetes_Dokument.pdf“ lautet.

Behalten Sie Ordner pro Vertragspartner bei, wenn dies der gewohnten Arbeitsweise Ihres Teams entspricht; die Sammlungen bieten eine zusätzliche, übergreifende Sicht auf den gesamten Bestand. Fragt ein Anwalt nach allen in diesem Jahr unterzeichneten NDAs, genügt ein Klick auf die entsprechende Sammlung – ganz ohne manuelle Suche in jedem einzelnen Kundenordner.

Schritt 4: Klauseln durchsuchen und vertragsübergreifend Fragen stellen

Drücken Sie Befehlstaste+F (Mac) / Strg+F (Windows) und beschreiben Sie die gesuchte Klausel. Die Fabric-Suche durchsucht den Text in jedem Vertrag und öffnet die Treffer direkt auf der exakten Seite. Setzen Sie eine Formulierung in Anführungszeichen, wie etwa „Haftungsbeschränkung“, um nach dem genauen Wortlaut zu suchen.

Für vertragsübergreifende Fragen öffnen Sie den Vertragsordner und fragen den KI-Assistenten beispielsweise: „Welche dieser Verträge verlängern sich automatisch und welche Kündigungsfristen gelten?“ Er antwortet auf Basis der Verträge in diesem Ordner und zitiert das jeweilige Dokument, sodass Sie die Klausel direkt selbst öffnen und prüfen können. Speichern Sie die Antwort als Notiz, um Ihr Register aufzubauen oder zu aktualisieren.

Fabric hilft Ihnen dabei, den Inhalt Ihrer Verträge zu finden, zu lesen und zu vergleichen. Die rechtliche Auslegung der Klauseln und die Entscheidung über das weitere Vorgehen bleiben jedoch Ihnen und gegebenenfalls Ihrem Rechtsbeistand überlassen.

Beim Lesen können Sie eine Klausel markieren und einen Kommentar hinzufügen, um sie für einen Kollegen oder für das nächste Verlängerungsgespräch hervorzuheben. Der Kommentar bleibt an diese Textstelle geheftet, sodass jeder, der den Vertrag als Nächstes öffnet, den Grund für den Hinweis sofort sieht.

Schritt 5: Zugriffsrechte für jeden Vertrag steuern

Verträge enthalten häufig vertrauliche Preis- und Personaldaten. Beschränken Sie den Zugriff daher gezielt. Geben Sie Bereiche oder Dateien für bestimmte Personen mit den Rollen Betrachter, Kommentator, Bearbeiter oder Administrator frei, damit die Buchhaltung beispielsweise Lieferantenbedingungen einsehen kann, ohne Zugriff auf Arbeitsverträge zu erhalten.

Für zusätzliche Sicherheit klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner (oder öffnen Sie die Datei und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü), wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“ und vergeben Sie ein Passwort. Ein Passwort für einen Ordner gilt auch für später hinzugefügte Dateien. Es gibt keine Zurücksetzungsfunktion – bewahren Sie es daher in einem Passwort-Manager auf. Der Passwortschutz ist in den Abonnements „Pro“ und „Team“ verfügbar.

Häufig gestellte Fragen

Kann Fabric gescannte Verträge lesen?

Ja. Die Suche erfasst Text in PDFs und Bildern, einschließlich abfotografiertem Text. So können auch gescannte Dokumente anhand ihres Inhalts gefunden werden.

Sortiert Fabric Verträge automatisch in Ordner ein?

Nein. Fabric fasst jeden Vertrag zusammen, extrahiert Attribute und schlägt Tags vor. Die von Ihnen eingerichteten intelligenten Sammlungen befüllen sich daraufhin automatisch. Ihre bestehende Ordnerstruktur bleibt unverändert erhalten.

Wie finde ich eine bestimmte Klausel über alle meine Verträge hinweg?

Suchen Sie nach einer inhaltlichen Beschreibung oder setzen Sie den genauen Wortlaut in Anführungszeichen. Die Suchergebnisse springen direkt zu der Seite, auf der die Klausel vorkommt.

Kann mir die KI mitteilen, welche Verträge zur Verlängerung anstehen?

Sie können den KI-Assistenten direkt in Ihrem Vertragsordner fragen. Er antwortet unter Angabe von Quellenbelegen für jeden Vertrag. Überprüfen Sie die zitierten Klauseln, bevor Sie Entscheidungen treffen.

Ist Fabric ein Vertragsmanagementsystem (CLM)?

Fabric ist ein KI-Arbeitsbereich und Cloud-Speicher. Für Verträge übernimmt es das Lesen, Zusammenfassen und Gruppieren, und der KI-Assistent beantwortet Fragen dazu mit genauen Verweisen auf die jeweilige Vereinbarung.

Kann ich einen Ordner mit Verträgen mit einem Passwort schützen?

Ja, in den Abonnements „Pro“ und „Team“. Jeder Nutzer mit Zugriffsberechtigung muss das Passwort eingeben; der Zugriff bleibt anschließend sechs Stunden lang aktiv, bevor das Passwort erneut abgefragt wird.

Wie speichere ich Verträge, die per E-Mail eingehen?

Leiten Sie die E-Mail oder den Anhang einfach von Ihrer verifizierten Kontoadresse oder über einen freigegebenen Absender an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter.

Ist die Online-Speicherung von Verträgen sicher?

In Fabric steuern Sie den Zugriff über Rollen pro Bereich oder Datei sowie über den Passwortschutz in den Plänen „Pro“ und „Team“. Der Artikel Wichtige Dokumente sicher online aufbewahren erläutert die wichtigsten Kriterien. Prüfen Sie bitte, ob die Konfiguration Ihren individuellen rechtlichen und datenschutzbezogenen Compliance-Anforderungen entspricht.