Verträge hervorheben und mit Anmerkungen versehen – so geht's

Ein Freelancer unterzeichnet einen Dienstleistungsvertrag, ein Office-Manager verlängert einen Mietvertrag, ein Gründer prüft vor einem Gespräch mit dem Anwalt einen Lieferantenvertrag. In jedem Fall tragen einige wenige Klauseln das meiste Gewicht: Laufzeit und Verlängerung, Kündigungsfrist, Zahlungsbedingungen, Haftung und die Regelungen bei Vertragsbeendigung. Diese Klauseln zu markieren und Fragen dazu festzuhalten, ist der Weg, wie die meisten Menschen einen 20-seitigen Vertrag bewältigen, ohne etwas zu übersehen.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Verträge üblicherweise durchgearbeitet werden, wo Notizen oft verloren gehen und wie Sie Verträge in Fabric markieren und kommentieren, sie zur Prüfung mit einem Berater teilen und Klauseln später schnell wiederfinden können. Fabric stellt die Werkzeuge zum Lesen und Kommentieren bereit; die rechtliche Beurteilung der Klauseln verbleibt bei Ihnen und Ihrem Anwalt.

Wie Verträge üblicherweise durchgearbeitet werden

Den Vertrag auszudrucken und mit dem Stift durchzugehen, ist immer noch weit verbreitet und eignet sich gut für gründliches Lesen. Das markierte Exemplar landet anschließend jedoch oft in einer Schublade. Wenn dann ein Jahr später eine Frage zur Kündigungsfrist auftaucht, bedeutet das Wiederfinden der Stelle das Suchen nach dem Papier.

Word-Kommentare und das Nachverfolgen von Änderungen sind während der Verhandlung der Standard. Sie halten fest, wer was vorgeschlagen hat, was wichtig ist. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, verbleiben die kommentierten Entwürfe meist in einem E-Mail-Verlauf, während das signierte PDF ohne jegliche Notizen an anderer Stelle abgelegt wird.

Größere Organisationen nutzen Vertragsmanagement-Software, die Klauseln und Fristen erfasst. Für Freelancer, kleine Unternehmen oder einen Haushalt mit einem Mietvertrag und ein paar Dienstleistungsvereinbarungen ist das oft zu viel System für den tatsächlichen Bedarf. So landen wichtige Daten schließlich in einer Tabelle oder einer Kalendererinnerung, bei der der Bezug zur eigentlichen Klausel verloren gegangen ist.

Schritt 1: Verträge in einem geschützten Ordner ablegen

Erstellen Sie einen Ordner „Verträge“ und ziehen Sie die signierten PDFs sowie etwaige DOCX-Entwürfe hinein, oder klicken Sie auf „Datei hochladen“. Bei Verträgen, die per E-Mail eingehen, leiten Sie den Anhang an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter, die Nachrichten von Ihrer verifizierten Kontoadresse annimmt.

In den Pro- und Team-Plänen können Sie den Ordner mit einem Passwortschutz versehen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“ und geben Sie ein Passwort ein. Ein Passwort für einen Ordner gilt auch für Verträge, die Sie später hinzufügen. Der Zugriff bleibt 6 Stunden lang aktiv, bevor das Passwort erneut eingegeben werden muss. Da es keine Option zum Zurücksetzen gibt, speichern Sie es am besten in einem Passwort-Manager. Der Artikel Wichtige Dokumente sicher online aufbewahren behandelt Speichermöglichkeiten noch ausführlicher.

Schritt 2: Die entscheidenden Klauseln hervorheben

Öffnen Sie den Vertrag und markieren Sie die Klauseln, die Sie später wiederfinden müssen. Die Anmerkungen in Fabric funktionieren bei PDFs sowie bei Texten in DOCX-Dateien und bieten zwei Modi: eine einfache Textmarkierung oder eine Hervorhebung mit Kommentar.

Ein einheitliches Vorgehen hilft. Viele heben in jedem Vertrag dieselben fünf oder sechs Punkte hervor: Klauseln zu Laufzeit und Verlängerung, Kündigungsfristen, Zahlungsbeträge und Fälligkeiten, Haftungsbeschränkungen, Vertraulichkeit und Exklusivitätsklauseln. Die Beibehaltung derselben Kriterien sorgt dafür, dass ein kurzer Blick auf jeden Vertrag sofort die Kernbedingungen offenbart.

Schritt 3: Kommentare mit Fragen und Interpretationen hinzufügen

Fügen Sie jeder Markierung, bei der es nötig ist, einen Kommentar hinzu. Notieren Sie Ihr Verständnis der Klausel in einfachen Worten („automatische Verlängerung um 12 Monate, sofern nicht mit einer Frist von 60 Tagen gekündigt wird“), eine Frage an Ihren Anwalt oder eine Aufgabe wie „Kündigungsfrist vormerken“. Kommentare bleiben fest mit der Klausel verknüpft, und ein Klick auf die Ortsmarke des Kommentars springt direkt zur entsprechenden Stelle.

Erstellen Sie für Verlängerungs- und Kündigungstermine eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum und Erinnerungen und verknüpfen Sie den Vertrag damit. Mit den Aufgaben und Erinnerungen von Fabric ist die Datei nur einen Klick von der Aufgabe entfernt. Der Leitfaden Fristen und Verlängerungstermine im Blick behalten geht näher auf diesen Ablauf ein.

Schritt 4: Den Vertrag mit Anwalt oder Vertragspartner teilen

Klicken Sie auf „Teilen“ und weisen Sie Ihrem Berater die Rolle „Kommentator“ zu. Mit den Rollen und Berechtigungen von Fabric können externe Personen markieren und kommentieren, ohne die Datei selbst zu ändern. Externe Kontakte können Freigabelinks auch ohne Registrierung öffnen, sodass ein Anwalt den Link direkt aus Ihrer E-Mail aufrufen kann. Ist der Ordner passwortgeschützt, benötigt er zusätzlich das Passwort.

Ihre Fragen befinden sich bereits direkt an den Klauseln, sodass der Anwalt im jeweiligen Diskussionsverlauf darunter antworten kann. Markieren Sie erledigte Punkte einfach als abgeschlossen. Vor einem Telefonat dienen Ihnen die offenen Kommentare direkt als Agenda.

Schritt 5: Klauseln vertragsübergreifend finden und Fragen stellen

Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Befehl+F (Mac) / Strg+F (Windows). Die Fabric-Suche liest den Text in PDFs und Dokumenten und öffnet die Suchergebnisse exakt auf der jeweiligen Seite. Setzen Sie Wörter in Anführungszeichen, um nach genauen Wortlauten zu suchen, wie z. B. „Haftungsbeschränkung“ oder einer bestimmten Klauselnummer.

Bei Fragen, die mehrere Verträge betreffen, öffnen Sie den Ordner „Verträge“ und fragen Sie den KI-Assistenten. Dieser beschränkt sich auf diesen Ordner und belegt seine Quellen mit anklickbaren Verweisen. So liefert eine Frage wie „Welche dieser Verträge verlängern sich automatisch und welche Kündigungsfrist gilt?“ Antworten mit direkten Links zu den Klauseln. Prüfen Sie jede Antwort anhand des zitierten Texts, bevor Sie sich darauf verlassen. Der Leitfaden Sicherer Einsatz von KI bei vertraulichen Dokumenten fasst zusammen, was Sie im Vorfeld beachten sollten.

Häufig gestellte Fragen

Wie hebe ich Klauseln in einem Vertrags-PDF hervor?

Laden Sie das PDF in Fabric hoch, öffnen Sie es, wählen Sie die Klausel aus und markieren Sie sie. Sie können einen Kommentar hinzufügen, um festzuhalten, was die Klausel für Sie bedeutet.

Welche Klauseln sollte ich in einem Vertrag hervorheben?

Typische Punkte sind Laufzeit und Verlängerung, Kündigungsfristen, Zahlungsbedingungen, Haftung, Vertraulichkeit und Beendigung. Ihr Anwalt kann Sie dazu beraten, was für eine spezifische Vereinbarung wichtig ist.

Kann mein Anwalt einen geteilten Vertrag kommentieren?

Ja. Teilen Sie ihn mit der Berechtigung „Kommentator“, damit er Stellen markieren und kommentieren kann, ohne die Datei zu bearbeiten. Ein eigenes Fabric-Konto ist dafür nicht erforderlich.

Kann ich meine Verträge mit einem Passwort schützen?

Ja, in den Pro- und Team-Plänen. Da das Passwort nicht zurückgesetzt werden kann, bewahren Sie es am besten in einem Passwort-Manager auf. Einzelheiten zu den Plänen für Teams finden Sie auf der Preisseite für Teams.

Kann ich alle meine Verträge nach einer bestimmten Klausel durchsuchen?

Ja. Die Suche liest den Text in PDFs und Dokumenten aus. Setzen Sie den Wortlaut der Klausel in Anführungszeichen, um nach exakten Treffern zu suchen.

Kann mir die KI sagen, welche Verträge sich automatisch verlängern?

Der KI-Assistent kann Fragen auf Basis eines Vertragsordners beantworten und zitiert dabei die herangezogenen Klauseln. Prüfen Sie stets den zitierten Text und besprechen Sie rechtliche Fragen mit Ihrem Anwalt.

Wie behalte ich Kündigungsfristen von Verträgen im Auge?

Erstellen Sie eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum und Erinnerungen und verknüpfen Sie den Vertrag damit, sodass die Klausel nur einen Klick entfernt ist.

Ist Fabric ein Vertragsmanagementsystem?

Fabric ist ein Arbeitsbereich, in dem Sie Verträge neben Ihren übrigen Dateien ablegen, mit Anmerkungen versehen, durchsuchen und teilen können. Unter Datenschutz und Sicherheit wird erläutert, wie Fabric mit Ihren Daten umgeht; die Prüfung, ob dies bestimmte Compliance-Anforderungen erfüllt, obliegt Ihrer eigenen rechtlichen und sicherheitstechnischen Bewertung.