So haben Sie Ihre Dokumente auf jedem Gerät verfügbar

Dokumente vermehren sich, wenn sie zwischen Computern hin- und hergeschoben werden. Sie beginnen ein Angebot auf dem Arbeitslaptop, schicken es sich per E-Mail nach Hause, um es fertigzustellen, bearbeiten es auf dem Heim-PC und schicken es zurück. Bis Freitag gibt es angebot_v3_final.docx auf dem einen Rechner und angebot_v3_final_JS.docx auf dem anderen – und es ist unklar, welche Datei die neuesten Änderungen enthält.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Dokumente üblicherweise über verschiedene Geräte hinweg verfügbar gehalten werden, wo Versionschaos und verstreuter Speicherplatz entstehen und wie Sie eine einzige Version jedes Dokuments in Fabric aufbewahren können, die sich auf jedem genutzten Computer und Smartphone öffnen lässt.

Wie Dokumente normalerweise überall verfügbar gehalten werden

OneDrive mit Microsoft Word und Google Drive mit Google Docs sind die Standardlösungen, und sie funktionieren innerhalb ihrer eigenen Ökosysteme gut. Word-Dokumente werden automatisch auf OneDrive gespeichert und lassen sich auf jedem Gerät öffnen, das mit dem Konto angemeldet ist. Google Docs lassen sich in jedem Browser öffnen. Reibung entsteht, wenn beide aufeinandertreffen: Eine auf Google Drive hochgeladene Word-Datei wird konvertiert oder in einer Vorschau geöffnet, und ein als DOCX heruntergeladenes Google Doc wird zu einer separaten Kopie.

Viele Menschen haben zudem ein Arbeitskonto und ein privates Konto bei verschiedenen Diensten, dazu noch eine Dropbox von einem früheren Job, sodass Dokumente über mehrere Laufwerke verteilt sind. Das Senden von Dateien an sich selbst per E-Mail und USB-Sticks füllen die Lücken – und jedes Mal entsteht eine weitere Kopie.

Mit der Zeit verlagert sich die Frage: Es geht nicht mehr darum, wo sich ein Dokument befindet, sondern welche Kopie aktuell ist. So erkennen Sie, welche Dateiversion die neueste ist zeigt Wege auf, dieses Problem zu lösen, und So konsolidieren Sie Ihren Cloud-Speicher befasst sich damit, wie Sie die Anzahl der Laufwerke reduzieren können.

Schritt 1: Speichern Sie Ihre Dokumente auf dem Fabric-Laufwerk

Installieren Sie die Fabric-Desktop-App auf jedem Computer, den Sie verwenden. Sie ist für Mac, Windows und Linux verfügbar und fügt Fabric als virtuelles Laufwerk zu Ihrem Computer hinzu. Verschieben Sie Ihren Dokumentenordner aus dem Finder oder Datei-Explorer dorthin, und schon sieht jeder Computer mit der App dieselben Dateien.

Da sich das Laufwerk wie jeder andere Ordner verhält, öffnen Sie eine DOCX-Datei in Word, eine Tabelle in Excel oder eine Präsentation in PowerPoint direkt daraus. Dateien auf dem Laufwerk belegen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer und werden beim Öffnen gestreamt.

Ohne Desktop-App ziehen Sie Dateien einfach in die Web-App oder klicken auf „Datei hochladen“. Fabric unterstützt die Dokumentformate DOCX, TXT, Markdown, HTML und JSON, PPT- und PPTX-Präsentationen sowie CSV- und XLSX-Tabellen.

Schritt 2: Google Drive verbinden, falls Ihre Dokumente dort liegen

Sie müssen nicht alles aus Google Drive wegbewegen. Wählen Sie im Fabric Marketplace Google Drive aus, klicken Sie auf „Installieren“, melden Sie sich an und erteilen Sie die Berechtigungen. Fabric bestätigt die Verbindung, sobald Sie zurückgeleitet werden. Eine Google Drive-Verbindung ist eine tiefe Zwei-Wege-Synchronisierung: Dateien werden in Fabric erstellt und Änderungen in beide Richtungen übertragen.

Google Docs, Tabellen und Präsentationen können ebenfalls über Verbindungen eingebunden werden. Ihre Word-Dateien auf dem Fabric-Laufwerk und Ihre Google-Dateien befinden sich dann in einer gemeinsamen Bibliothek und tauchen in denselben Suchergebnissen auf. Für Verbindungen ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.

Schritt 3: Dokumente auf dem Smartphone öffnen

Installieren Sie die mobile Fabric-App auf iOS oder Android. Sie greift auf dieselbe Bibliothek zu – so steht der Vertrag, den Sie auf dem Arbeitslaptop gespeichert haben, bereit, um ihn während eines Telefonats oder im Wartezimmer zu überprüfen.

Dokumente, die zuerst auf Ihrem Smartphone ankommen, können den umgekehrten Weg nehmen. Tippen Sie in einer Mail- oder Messenger-App auf „Teilen“ und wählen Sie Fabric aus, oder leiten Sie eine E-Mail mit dem Anhang an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. In beiden Fällen ist die Datei auf Ihren Computern verfügbar, sobald Sie sich daran setzen.

In Fabric können Sie Textdokumente hervorheben und kommentieren, und diese Notizen bleiben mit der Datei verknüpft. Ein auf dem Smartphone hinzugefügter Kommentar ist also sofort da, wenn Sie das Dokument auf dem Desktop öffnen.

Schritt 4: Dokumente anhand ihres Inhalts finden

Klicken Sie auf einem beliebigen Gerät auf „Suchen“ oder drücken Sie Befehl+F (Mac) / Strg+F (Windows) und beschreiben Sie das Dokument. Die Fabric-Suche liest den Text in Dokumenten und gleicht sowohl nach Bedeutung als auch nach Schlüsselwörtern ab – so führt „Kündigungsfristklausel im Beratervertrag“ direkt zur richtigen Datei und Seite.

Fabric erstellt beim Hinzufügen außerdem eine kurze Zusammenfassung jedes Dokuments und extrahiert die Themen. Das ist besonders auf dem Smartphone hilfreich, wo das Öffnen mehrerer langer Dateien zur Überprüfung mühsam ist. Die Zusammenfassung verrät Ihnen, was in einer Datei steht, bevor Sie sie öffnen, und vorgeschlagene Tags bieten eine Möglichkeit, zusammengehörige Dokumente auf Wunsch zu gruppieren.

Verwenden Sie Anführungszeichen für exakte Wortgruppen, wie etwa einen Kundennamen oder eine Klauselnummer, und Filter, um die Ergebnisse auf einen Ordner, ein Tag oder einen bestimmten Objekttyp einzugrenzen.

Schritt 5: Dokumente gemeinsam mit anderen bearbeiten

Um ein Dokument von jemand anderem prüfen zu lassen, geben Sie es als Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter frei. Kommentatoren können Text hervorheben, Kommentare hinzufügen und jeden Kommentar als erledigt markieren, sobald er bearbeitet wurde. Externe Personen können geteilte Links öffnen, ohne sich registrieren zu müssen. Zusammenarbeit liefert dazu alle Details.

Wenn Sie eine schnelle Antwort aus einer Reihe von Dokumenten benötigen, öffnen Sie den Ordner und fragen Sie den KI-Assistenten. Er bezieht sich ausschließlich auf diesen Ordner, zitiert die verwendeten Dokumente und kann sowohl Tabellen als auch Fließtext lesen.

Häufig gestellte Fragen

Wie greife ich von meinem Heimcomputer auf meine Arbeitsdokumente zu?

Installieren Sie die Fabric-Desktop-App auf beiden Computern und speichern Sie die Dokumente auf dem Fabric-Laufwerk. Beide Rechner öffnen dann dieselben Dateien. Prüfen Sie zuvor die Richtlinien Ihres Arbeitgebers bezüglich der Speicherung von Arbeitsdateien.

Kann ich Word-Dokumente aus Fabric in Microsoft Word öffnen?

Ja. Mit der Desktop-App funktioniert das Fabric-Laufwerk wie jeder andere Ordner, sodass Sie eine DOCX-Datei von dort direkt in Word öffnen können.

Habe ich am Ende doppelte Kopien auf jedem Gerät?

Nicht, wenn Sie direkt aus Fabric heraus arbeiten. Jedes Gerät öffnet dieselbe Datei, anstatt eine eigene Kopie vorzuhalten, und Dateien auf dem Desktop-Laufwerk belegen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer.

Kann ich Fabric mit Google Docs verwenden?

Ja. Google Docs, Tabellen und Präsentationen werden über Verbindungen in Fabric integriert, und die Google Drive-Verbindung synchronisiert Dateien in beide Richtungen. Für Verbindungen ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.

Welche Dokumentformate unterstützt Fabric?

DOCX-, TXT-, Markdown-, HTML- und JSON-Dokumente, PPT- und PPTX-Präsentationen, CSV- und XLSX-Tabellen, PDFs und EPUB-E-Books.

Kann ich meine Dokumente auf dem Smartphone lesen?

Ja. Die Fabric-Apps für iOS und Android greifen auf dieselbe Bibliothek zu wie die Desktop- und Web-Apps.

Kann ich von meinem Smartphone aus Dokumentinhalte durchsuchen?

Ja. Die Suche liest in jeder Fabric-App den Text innerhalb von Dokumenten aus.

Gibt es einen kostenlosen Plan?

Ja. Der kostenlose Plan umfasst Datei-Uploads und Notizen mit Beschränkungen bei Speicherplatz und Dateigröße. Die Anbindung von Google Drive oder anderen Apps erfordert einen kostenpflichtigen Plan. Siehe Preise.