So erhalten Sie Kunden-Feedback zu einem Dokument

Ein Angebot geht als Word-Datei an den Kunden. Zwei Tage später kommt es als Angebot_v3_final_JM.docx mit nachverfolgten Änderungen von einer Person zurück, während ein Kollege auf die ursprüngliche E-Mail mit separaten Anmerkungen zum Preisabschnitt antwortet. Nun gibt es zwei Feedback-Versionen in zwei verschiedenen Kopien, und einige der Anmerkungen widersprechen sich.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Feedback zu einem Dokument üblicherweise eingeholt wird, warum diese Methoden zu doppelten Kopien und verlorenen Notizen führen und wie Sie ein einzelnes Dokument in Fabric freigeben, damit der Kunde Text direkt darin markieren und kommentieren kann.

Wie Feedback zu einem Dokument üblicherweise eingeholt wird

Das Versenden eines Word-Dokuments per E-Mail mit der Bitte um Nachverfolgung von Änderungen ist in vielen Branchen nach wie vor der Standard. Kunden kennen das Format, und die Änderungsnachverfolgung zeigt jede Bearbeitung deutlich an. Probleme entstehen, wenn mehr als eine Person auf Kundenseite das Dokument prüft, da oft jeder seine eigene Kopie bearbeitet und jemand die Versionen manuell zusammenführen muss.

Kommentare in Google Docs lösen das Problem mehrerer Kopien, da alle Prüfer in derselben Datei arbeiten. Manche Kunden arbeiten jedoch in Unternehmen, die Google-Konten einschränken oder externe Dokumente blockieren. Ein Freigabelink kann daher zu einer Reihe von Zugriffsanfragen führen, noch bevor überhaupt Feedback eingeht.

Eine dritte Option ist das Versenden einer PDF-Datei mit der Bitte um Anmerkungen per E-Mail. Der Kunde kann den Text nicht ändern, was von manchen bevorzugt wird. Das Feedback kommt dann in der Form „Seite 4, zweiter Absatz, der Satz über die Zeitpläne“ an, und jede Notiz muss mühsam der entsprechenden Stelle im Dokument zugeordnet werden.

Unabhängig vom gewählten Weg häufen sich die Versionsbezeichnungen an. Der Artikel Wie Sie erkennen, welche Dateiversion die neueste ist behandelt diese Seite des Problems.

Schritt 1: Das Dokument für den Kunden zugänglich machen

Erstellen Sie einen Bereich für den Kunden und einen Ordner für das Projekt. Wenn Sie den Bereich freigeben, sieht der Kunde nur diesen Bereich, sodass Dokumente für andere Kunden privat bleiben.

Fügen Sie das Dokument per Drag-and-Drop, durch Einfügen oder durch Klicken auf „Datei hochladen“ hinzu. Fabric unterstützt DOCX, TXT, Markdown, HTML und JSON. Sie können das Dokument auch direkt als Fabric-Notiz mit dem Notizen- und Dokumenten-Editor verfassen, wodurch Entwurf und Kundenkommentare von Beginn an am selben Ort bleiben.

Wenn Ihre Entwürfe in Google Docs liegen, synchronisiert eine Google Drive-Verknüpfung Ihre Dateien bidirektional mit Fabric. Verknüpfungen erfordern ein kostenpflichtiges Abonnement.

Schritt 2: Mit Kommentarrechten freigeben

Klicken Sie auf „Freigeben“ und weisen Sie dem Kunden die Rolle „Kommentator“ zu. Mit den Rollen und Berechtigungen von Fabric (Betrachter, Kommentator, Bearbeiter, Administrator) kann ein Kunde den Text markieren und kommentieren, ohne ihn ändern zu können. So behalten Sie die Kontrolle über den Wortlaut, während Sie das Feedback erfassen. Wenn der Kunde direkt bearbeiten soll, weisen Sie ihm stattdessen die Rolle „Bearbeiter“ zu.

Externe Personen können Freigabelinks ohne Registrierung nutzen, sodass beispielsweise Ansprechpartner aus der Rechts- oder Finanzabteilung des Kunden das Dokument direkt aus Ihrer E-Mail heraus öffnen und kommentieren können.

Für Feedback ist ein Freigabelink erforderlich. Veröffentlichte Links sind schreibgeschützt (mit optionaler Download-Möglichkeit) und unterstützen keine Kommentare.

Schritt 3: Den Kunden Text markieren und kommentieren lassen

Bei Textdateien können Kommentatoren Textstellen markieren und einen optionalen Kommentar hinzufügen. Die Notiz bleibt genau an den betreffenden Wörtern verankert, sodass aus „der Satz über die Zeitpläne“ ein hervorgehobener Satz mit dem dazugehörigen Kommentar wird. Die Seite zu Annotationen zeigt, wie Markierungen und Kommentare dargestellt werden.

Wenn mehrere Personen auf Kundenseite dasselbe Dokument prüfen, kommentieren alle in derselben Kopie und können auf die Kommentare der jeweils anderen antworten. Widersprüchliche Ansichten werden direkt nebeneinander in derselben Zeile angezeigt, sodass Sie diese sehen, bevor Sie mit der Überarbeitung beginnen. Die Kollaborationstools von Fabric bieten zudem @Erwähnungen, was hilfreich ist, wenn eine bestimmte Person eine Entscheidung treffen soll.

Eine kurze Nachricht zusammen mit dem Link hilft dem Kunden bei der Fokussierung. Der Hinweis „Bitte prüfen Sie den Leistungsumfang und die Zahlungsbedingungen; die Formatierung wird noch angepasst“ führt in der Regel zu nützlicheren Kommentaren als eine allgemeine Bitte um Feedback.

Schritt 4: Änderungen umsetzen und Kommentare als erledigt markieren

Gehen Sie die Kommentare der Reihe nach durch. Sobald Sie einen Punkt erledigt haben, markieren Sie ihn als abgeschlossen. Die Kommentare fungieren so als Checkliste, und der Kunde sieht direkt, was bereits bearbeitet wurde. Der Artikel Wie Sie Kundenfeedback als erledigt markieren geht näher auf diesen Workflow ein.

Bei Änderungen, die viele Stellen betreffen – wie das Umbenennen eines Produkts oder der Wechsel von „wir“ zum Unternehmensnamen –, kann der KI-Assistent das Dokument direkt bearbeiten. Jede Änderung wird mit den Optionen „Annehmen“ und „Ablehnen“ angezeigt, sodass Sie jede Anpassung prüfen, bevor sie übernommen wird. Sie können den Assistenten auch bitten, den überarbeiteten Entwurf mit dem Briefing im selben Ordner abzugleichen; die Antworten enthalten anklickbare Quellenverweise.

Schritt 5: Die finale Version senden

Sobald der Kunde das Dokument freigibt, veröffentlichen Sie es als Link. Klicken Sie auf „Freigeben“, öffnen Sie den Tab „Veröffentlichen“, klicken Sie auf „Link erstellen“, benennen Sie den Link und aktivieren Sie die Download-Option, falls der Kunde eine Kopie für seine Unterlagen benötigt. Downloads über veröffentlichte Links sind in jedem Tarif verfügbar. Sollte später eine kleine Korrektur erforderlich sein, aktualisiert die Bearbeitung der Quelldatei in Fabric auch die veröffentlichte Version, sodass der versendete Link immer aktuell bleibt.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich einen Kunden ein Word-Dokument kommentieren lassen, ohne Kopien hin und her zu mailen?

Laden Sie die DOCX-Datei in Fabric hoch und geben Sie sie für den Kunden mit Kommentarrechten frei. Alle Prüfer kommentieren in derselben Kopie, sodass nichts mehr zusammengeführt werden muss.

Können Kunden ein Dokument kommentieren, ohne ein Konto zu erstellen?

Ja. Externe Personen können Freigabelinks ohne vorherige Registrierung nutzen.

Kann ein Kunde einen bestimmten Satz markieren und dazu eine Notiz hinterlassen?

Ja. Kommentatoren können Text in einer Textdatei markieren und einen optionalen Kommentar hinzufügen. Die Notiz bleibt fest mit dieser Textstelle verknüpft.

Kann ich verhindern, dass ein Kunde das Dokument während der Prüfung bearbeitet?

Ja. Weisen Sie ihm die Rolle „Kommentator“ zu. Dadurch kann er Text markieren und kommentieren, aber den Inhalt nicht verändern.

Welche Dokumentformate können Kunden kommentieren?

Fabric unterstützt DOCX-, TXT-, Markdown-, HTML- und JSON-Dokumente sowie in Fabric erstellte Notizen. Google Docs können über die Google Drive-Verknüpfung eingebunden werden, wofür ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich ist.

Wie zeige ich einem Kunden, welches Feedback ich bereits umgesetzt habe?

Markieren Sie jeden Kommentar als erledigt, sobald er bearbeitet wurde. Der Kunde kann sehen, welche Kommentare abgeschlossen und welche noch offen sind.

Können mehrere Personen aus dem Team des Kunden dasselbe Dokument kommentieren?

Ja. Geben Sie es für jede Person mit Kommentarrechten frei. Alle kommentieren in derselben Kopie und können auf die Kommentare der anderen antworten.

Kann ich ein Dokument, das ich zur Abstimmung versende, mit einem Passwort schützen?

Ja, in den Tarifen Pro und Team. Da Passwörter nicht zurückgesetzt werden können, sollten Sie sie in einem Passwort-Manager speichern. Tarifdetails finden Sie auf der Preisseite.

Sollte ich für Kundenfeedback einen Freigabelink oder einen veröffentlichten Link verwenden?

Verwenden Sie für Feedback einen Freigabelink mit Kommentarrechten. Veröffentlichte Links dienen der Bereitstellung der finalen Version. Wie Sie einem Kunden nur Zugriff auf seine Dateien gewähren erklärt, wie Sie die Dokumente einzelner Kunden voneinander getrennt halten.