So finden Sie eine Tabelle anhand einer Beschreibung

Irgendwo gibt es eine Tabelle mit dem Event-Budget, aufgeschlüsselt nach Dienstleistern, und einer Spalte mit Angeboten, die jemand im letzten Herbst gesammelt hat. Sie heißt vielleicht Budget FINAL.xlsx, Mappe1.xlsx oder export_2025-09-14.csv, weil sie aus einem Buchhaltungstool exportiert wurde. Sie wissen, was darin erfasst ist. Sie wissen nur nicht, wie sie heißt oder auf welchem von drei Laufwerken sie gelandet ist.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Tabellen normalerweise gesucht werden, wenn man ihren Inhalt beschreiben, sie aber nicht benennen kann – und wie man sie in Fabric findet, indem man ihren Inhalt beschreibt und die KI bittet, sie zu lesen.

Wie Tabellen üblicherweise gesucht werden

Die Liste der zuletzt verwendeten Dateien in Excel und die Startseite von Google Tabellen decken die Dateien ab, die Sie kürzlich geöffnet haben. Nach allem, was älter ist, suchen die meisten im Dateisystem oder in Google Drive anhand des Namens. Bei Tabellen ist dieser Ansatz schwierig, da so viele davon Exporte mit automatisch generierten Namen sind oder Kopien, die beim Hin- und Herschicken Bezeichnungen wie „(1)“ und „v2“ erhalten haben.

Der nächste Schritt besteht meist darin, ein Wort aus einer Spaltenüberschrift zu erraten und danach zu suchen, dann potenzielle Treffer zu öffnen und deren Tabellenblätter zu überfliegen. Eine Tabelle besteht größtenteils aus Zahlen und kurzen Beschriftungen, weshalb ein geratenes Wort leicht ins Leere läuft. Unser Learn-Artikel über das Durchsuchen von Google Drive nach Dateiinhalten erklärt, was die bordeigene Suche von Drive hier leisten kann.

Wenn das fehlschlägt, fragt man meist die Person, die die Tabelle erstellt hat. Das funktioniert, sofern die Person noch im Unternehmen ist und sich erinnert. Bei Freiberuflern oder kleinen Teams bedeutet es jedoch oft, stattdessen E-Mail-Anhänge von vor mehreren Monaten durchforsten zu müssen.

Schritt 1: Bringen Sie Ihre Tabellen in einer einzigen Bibliothek zusammen

Ziehen Sie CSV- und XLSX-Dateien per Drag-and-drop in Fabric, fügen Sie sie ein oder klicken Sie auf „Datei hochladen“. Der Upload bewältigt auch große Datenmengen, sodass ein ganzer Ordner voller Exporte auf einmal importiert werden kann. Wenn eine Tabelle als Anhang angekommen ist, leiten Sie die E-Mail einfach an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter, und die Datei wird direkt mit übernommen.

Wenn Sie im Finder oder Datei-Explorer arbeiten, installieren Sie die Desktop-App. Sie bindet Fabric als virtuelles Laufwerk ein, sodass Sie Exporte direkt aus Excel oder dem Browser darin speichern können. Dateien werden beim Öffnen gestreamt und belegen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer.

Google Tabellen werden über eine Google Drive-Verbindung eingebunden. Installieren Sie diese über den Fabric Marketplace und melden Sie sich an, um die Berechtigungen zu erteilen. Google Drive synchronisiert sich in beide Richtungen, sodass die Tabellen in Fabric erscheinen und stets aktuell bleiben. Für Verbindungen ist ein kostenpflichtiges Abo erforderlich.

Schritt 2: Suchen Sie nach dem, was in der Tabelle erfasst ist

Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Cmd+F (Mac) / Strg+F (Windows) und beschreiben Sie die Tabelle: „Angebote von Dienstleistern für das Herbst-Offsite“, „Monatliche Werbeausgaben nach Kanal“ oder „Gästeliste mit Unverträglichkeiten“. Die Suche arbeitet hybrid, gleicht also sowohl nach Bedeutung als auch nach Stichwörtern ab. Sie müssen die genauen Spaltennamen nicht kennen.

Dass eine Beschreibung funktioniert, liegt daran, wie Fabric eingehende Dateien verarbeitet. Es erstellt Embeddings für die semantische Suche, verfasst eine Zusammenfassung der Datei und extrahiert Attribute wie den Inhaltstyp und die enthaltenen Konzepte. Eine Tabelle, die Rechnungszahlungen erfasst, kann über diese Zusammenfassung auch Treffer für eine Suche nach „wer schuldet uns noch Geld“ liefern.

Nutzen Sie den Filter nach Elementtyp, um die Ergebnisse auf Dateien zu beschränken, und fügen Sie einen Tag- oder Ordnerfilter hinzu, wenn Sie ungefähr wissen, wo sie liegen könnte.

Schritt 3: Bitten Sie den KI-Assistenten, die Treffer durchzulesen

Der KI-Assistent kann CSV- und XLSX-Dateien lesen, was besonders hilfreich ist, wenn mehrere Tabellen von außen betrachtet identisch aussehen. Fragen Sie einfach: „In welcher Tabelle sind die im September gezahlten Kautionen für den Veranstaltungsort aufgeführt?“, und er durchsucht Fabric sowie Ihre verknüpften Apps. Die Antwort enthält anklickbare Verweise auf die herangezogenen Dateien.

Damit die Suche gezielt bleibt, öffnen Sie den Ordner, in dem sich die Datei vermutlich befindet, und starten Sie den Assistenten dort. Er beschränkt sich dann auf diesen Ordner und analysiert alle darin enthaltenen Inhalte. Sie können den Ordner auch mit der rechten Maustaste anklicken und ihn zum Kontext des Assistenten hinzufügen, ohne ihn zu öffnen.

Mit Nachfragen lässt sich das Ergebnis weiter eingrenzen. Wenn die erste Antwort das Budget vom letzten Jahr liefert, fragen Sie einfach nach der Version mit dem Catering-Posten – der Assistent setzt die Suche genau dort fort.

Schritt 4: Nutzen Sie eine Tabelle, um verwandte Dokumente zu finden

Tabellen treten oft in Serien auf: Monatsberichte, Quartalsexporte oder eine Vorlage, die für jeden Kunden kopiert wird. Wenn Sie ein Exemplar finden, wählen Sie es aus und starten Sie eine Ähnlichkeitssuche. Fabric liefert Elemente zurück, die ihr inhaltlich ähneln – so tauchen meist auch die anderen Monate, frühere Entwürfe und zugehörige Notizen auf.

Das hilft auch, wenn die gesuchte Tabelle eine spätere Kopie einer anderen Datei war. Finden Sie die ursprüngliche Vorlage, starten Sie davon ausgehend eine Ähnlichkeitssuche, und die darauf basierenden Kundenversionen erscheinen meist direkt daneben. Danach genügt oft eine kurze Frage an den Assistenten, welche Version einen bestimmten Kunden oder Monat erwähnt.

Wenn die Gruppe sehr groß ist und Sie herausfinden müssen, welche Kopie die aktuelle ist, hilft unser Leitfaden So erkennen Sie, welche Dateiversion die neueste ist weiter.

Schritt 5: Wiederkehrende Tabellen leichter auffindbar machen

Wenn Sie jeden Monat dieselbe Art von Export ziehen, richten Sie dafür eine intelligente Sammlung ein. Intelligente Sammlungen befüllen sich automatisch anhand des Inhalts, sodass jeder neue Export ohne manuelles Ablegen direkt dort landet. Fabric schlägt außerdem Tags für jede Datei vor, und Sie können beim Speichern eigene Tags oder einen Kommentar hinzufügen.

Ordner stehen Ihnen weiterhin zur Verfügung, wenn Sie sie nutzen möchten – Suche und Assistent sind jedoch nicht auf sie angewiesen.

Häufig gestellte Fragen

Wie finde ich eine Excel-Datei, wenn ich den Namen nicht kenne?

Beschreiben Sie in der Fabric-Suche, was darin erfasst ist, zum Beispiel „Freelancer-Rechnungen für 2025“. Die Suche gleicht Inhalte semantisch ab, indem sie auf die Zusammenfassung und die Embeddings zurückgreift, die Fabric für jede Datei erstellt.

Kann Fabric die Inhalte von CSV- und XLSX-Dateien lesen?

Ja. Der KI-Assistent kann CSV- und XLSX-Dateien lesen, sodass Sie ihn fragen können, welche Tabelle bestimmte Zahlen oder Daten enthält.

Funktioniert das auch mit Google Tabellen?

Ja, über eine Google Drive-Verbindung, die Dateien in beide Richtungen synchron hält. Für Verbindungen ist ein kostenpflichtiges Abo erforderlich.

Wie finde ich einen CSV-Export mit einem kryptischen Dateinamen?

Suchen Sie nach dem Inhalt des Exports statt nach seinem Namen, oder bitten Sie den KI-Assistenten, ihn zu identifizieren. Beides basiert auf dem Inhalt und der Zusammenfassung der Datei.

Kann ich Fragen zu den Zahlen stellen, sobald ich die Datei gefunden habe?

Ja. Befragen Sie den KI-Assistenten zur Tabelle, und er antwortet mit Verweisen auf die jeweilige Quelle. Nützliche Antworten können Sie direkt als Notiz speichern.

Was passiert, wenn mir die Tabelle als Anhang geschickt wurde?

Leiten Sie sie an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. Sie akzeptiert E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse, und im Team können weitere Absender freigeschaltet werden.

Muss ich meine Tabellen umbenennen, damit das funktioniert?

Nein. Fabric orientiert sich am Inhalt der Datei, sodass Namen wie Mappe1.xlsx kein Hindernis beim Finden darstellen.

Ist diese Funktion im kostenlosen Abo verfügbar?

Uploads und eine eingeschränkte KI-Nutzung sind im kostenlosen Plan enthalten, der über Speicher- und Dateigrößenbeschränkungen verfügt. Die Verknüpfung mit Google Drive erfordert ein kostenpflichtiges Abo. Unter Preise finden Sie eine Übersicht der Leistungen der einzelnen Tarife.