So finden Sie eine Folie wieder, die Sie vor Monaten erstellt haben

Sie haben die Folie genau vor Augen. Ein Balkendiagramm, das drei Preisstufen vergleicht, eine blaue Kopfzeile, erstellt für eine Quartalsbesprechung irgendwann im letzten Frühjahr. Woran Sie sich nicht erinnern können, ist, in welcher Präsentation sie steckte, wie die Datei hieß oder ob die neueste Version in Ihren Downloads, auf einem freigegebenen Laufwerk oder in einer E-Mail liegt, die Sie an einen Kunden geschickt haben. Sie neu zu erstellen würde eine Stunde dauern, und das Ergebnis wäre doch ein wenig anders.

Dieser Leitfaden zeigt die üblichen Wege, wie nach alten Folien gesucht wird, wo diese Methoden an ihre Grenzen stoßen und wie man in Fabric eine Folie findet, indem man einfach beschreibt, was darauf zu sehen war.

Wie man üblicherweise nach einer alten Folie sucht

Die erste Anlaufstelle ist die Liste der zuletzt geöffneten Dateien in PowerPoint oder Keynote. Das funktioniert gut für Präsentationen, die in den letzten Wochen geöffnet wurden. Danach wechseln die meisten zum Dateisystem und suchen nach dem Dateinamen – was hilfreich ist, wenn die Präsentation einen einprägsamen Namen hat, aber weniger nützt, wenn sie „Final_v3_aktualisiert.pptx“ heißt.

Die Google Drive-Suche ist der nächste Versuch für alles, was in Google Slides erstellt wurde. Sie deckt jedoch nur ab, was sich auf diesem einen Laufwerk befindet, und Folien legen oft weite Wege zurück: eine Version in Drive, eine per E-Mail versendete Kopie, ein exportiertes PDF in einem Kundenordner, ein in einen Chat eingefügter Screenshot. Die Folie, an die Sie sich erinnern, könnte sich an jedem dieser Orte befinden.

Der Notbehelf besteht darin, die infrage kommenden Präsentationen nacheinander zu öffnen und die Miniaturansichten zu durchblättern – oder Kollegen zu fragen, ob sie sich erinnern, in welcher Präsentation das Diagramm war. Beide Wege führen am Ende ans Ziel. Beide dauern jedoch umso länger, je mehr Präsentationen existieren, und beide hängen davon ab, dass sich jemand an einen Dateinamen oder ein ungefähres Datum erinnert.

Schritt 1: Bringen Sie Ihre Präsentationen dorthin, wo eine einzige Suche sie erreicht

Ziehen Sie PowerPoint-Dateien (PPT und PPTX) in Fabric, fügen Sie sie ein oder klicken Sie auf „Datei hochladen“. Beim Hochladen können viele Dateien auf einmal verarbeitet werden, sodass ein alter Präsentationsordner in einem Zug übertragen werden kann. Auch als PDF exportierte Präsentationen lohnen sich, da die Suche den Text in PDFs liest und die Ergebnisse direkt auf der entsprechenden Seite öffnet.

Wenn Ihre Präsentationen in Ordnern auf Ihrem Computer liegen, bindet die Fabric Desktop-App Fabric als virtuelles Laufwerk unter Mac, Windows und Linux ein. Verschieben Sie einen Präsentationsordner wie jeden anderen Ordner hinein. Dateien dort belegen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer und werden beim Öffnen gestreamt.

Richten Sie für Google Slides eine Google Drive-Verbindung ein: Gehen Sie zum Fabric-Marktplatz, wählen Sie Google Drive, klicken Sie auf „Installieren“, melden Sie sich an und erteilen Sie die Berechtigungen. Google Drive nutzt eine bidirektionale Synchronisierung, sodass die Dateien in Fabric erstellt und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Verbindungen erfordern einen kostenpflichtigen Plan.

Schritt 2: Beschreiben Sie die Folie im Suchfeld

Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Befehl+F (Mac) / Strg+F (Windows) und tippen Sie in ganz normalen Worten ein, woran Sie sich bezüglich des Inhalts erinnern, z. B. „Vergleich der Preisstufen für Unternehmenskunden“ oder „Roadmap mit Q3-Startterminen“. Die Fabric-Suche ist hybrid und gleicht sowohl nach Bedeutung als auch nach Schlüsselwörtern ab – Ihre Worte müssen also nicht exakt mit dem Text auf der Folie übereinstimmen.

Das funktioniert, weil Fabric jede Präsentation beim Import verarbeitet. Es erstellt Embeddings (Vektoreinbettungen), die den Abgleich nach Bedeutung ermöglichen, verfasst eine kurze Zusammenfassung der Datei und extrahiert Attribute wie den Inhaltstyp und die behandelten Themen. Eine Präsentation aus einer Preisüberprüfung kann so auch bei einer Suche nach Abonnementmodellen auftauchen, selbst wenn dieser Begriff darin gar nicht vorkommt.

Mithilfe von Filtern lässt sich die Suche nach Elementtyp, Tag oder Speicherort in Ihren Dateien eingrenzen. Wenn Sie sich an eine exakte Formulierung erinnern, etwa einen Produkt-Codenamen oder eine Folienüberschrift, setzen Sie diese für einen exakten Treffer in Anführungszeichen.

Schritt 3: Gehen Sie von einer Präsentation aus, die Sie finden können

Manchmal ist die auffindbare Präsentation eine verwandte Version der gesuchten: das diesjährige Vorstands-Update, wenn Sie eigentlich das vom letzten Jahr brauchen. Wählen Sie sie aus und starten Sie eine Ähnlichkeitssuche. Fabric findet ähnliche Elemente in Ihrer gesamten Mediathek, was häufig frühere Entwürfe, verwandte Präsentationen und an Kunden versendete PDF-Exporte zutage fördert.

Bei Folien, die Sie als Bilder oder Screenshots gespeichert haben, berücksichtigt die Ähnlichkeitssuche Komposition, Farbe und Motiv. So kann ein Screenshot eines Diagramms zu weiteren führen, die ähnlich aussehen. Auch die Farbsuche ist hier nützlich: Fügen Sie einen HEX-Code ein oder wählen Sie Ihre Markenfarbe mit der Farbpipette aus, und Fabric liefert passende Bilder.

Schritt 4: Fragen Sie den KI-Assistenten, welche Präsentation es war

Wenn Ihre Erinnerung an die Folie nur vage ist, stellen Sie die Frage dem KI-Assistenten. Fragen Sie beispielsweise: „In welcher Präsentation war die Folie, die die Abwanderung nach Regionen vergleicht?“ Er durchsucht Fabric und Ihre verknüpften Apps, antwortet mit anklickbaren Verweisen auf die verwendeten Dateien und nimmt Folgefragen entgegen, falls die erste Antwort noch nicht ganz passt.

Wenn Sie ungefähr wissen, wo die Präsentation liegt, öffnen Sie zuerst diesen Ordner und starten Sie dann den Assistenten. Er beschränkt sich auf den Ordner und analysiert alles darin. Das ist hilfreich, wenn ein Kundenordner Dutzende Präsentationen enthält und Sie diejenige suchen, in der eine bestimmte Kampagne erwähnt wurde. Ein Rechtsklick auf einen Ordner mit der Option, ihn zum Kontext des Assistenten hinzuzufügen, bewirkt dasselbe, ohne ihn zu öffnen.

Der Wissenssuchbereich – rechts auf dem Suchbildschirm im Web und auf dem Desktop bzw. im unteren Menübereich auf Mobilgeräten – bietet dieselbe Suche über Fabric und verknüpfte Apps hinweg inklusive Folgefragen. Unter So durchsuchen Sie alle Ihre Apps auf einmal wird dieser Bereich genauer beschrieben.

Schritt 5: Sorgen Sie für eine leichte Strukturierung, wenn Sie möchten

Nichts von alledem setzt Ordner oder Tags voraus. Wenn Sie sich für das nächste Mal eine Abkürzung wünschen, richten Sie eine intelligente Sammlung für Präsentationen oder ein wiederkehrendes Meeting ein. Intelligente Sammlungen befüllen sich anhand des Inhalts von selbst, sodass neue passende Präsentationen dort ohne manuelles Einsortieren erscheinen. Fabric schlägt außerdem Tags für jede Datei vor, die Sie übernehmen oder ignorieren können.

Eindeutigere Dateinamen sind für andere dennoch hilfreich, besonders auf einem freigegebenen Laufwerk. Unter Dateinamenskonventionen finden Sie ein einfaches Schema, falls Ihr Team eines einführen möchte.

Häufig gestellte Fragen

Wie finde ich eine PowerPoint-Folie, wenn ich mich nicht an den Dateinamen erinnere?

Laden Sie Ihre Präsentationen in Fabric hoch und suchen Sie dann in normalen Worten nach dem Inhalt der Folie. Die Suche gleicht sowohl nach Bedeutung als auch nach Schlüsselwörtern ab, sodass eine Beschreibung des Themas für den Anfang genügt.

Funktioniert das auch mit Google Slides?

Ja, über eine Google Drive-Verbindung, die Dateien in beide Richtungen synchronisiert. Verbindungen erfordern einen kostenpflichtigen Plan.

Kann ich eine Folie anhand ihrer Farben finden?

Die Farbsuche funktioniert bei Bildern und eignet sich daher für Folien, die Sie als Screenshots oder Bildexporte gespeichert haben. Fügen Sie dazu einen HEX-Code ein oder nutzen Sie die Farbpipette.

Was ist, wenn mir die Präsentation per E-Mail geschickt wurde?

Leiten Sie die E-Mail oder den Anhang an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter, die Nachrichten von Ihrer verifizierten Kontoadresse akzeptiert. In einem kostenpflichtigen Plan können Sie auch Gmail oder Outlook verbinden und diese direkt über den Wissenssuchbereich durchsuchen.

Muss ich meine Präsentationen vorher in Ordnern sortieren?

Nein. Die Suche funktioniert ganz ohne Organisation, da Fabric jede Datei beim Hinzufügen zusammenfasst und Embeddings erstellt. Ordner, Tags und intelligente Sammlungen sind optional.

Zeigt mir der KI-Assistent, woher seine Antwort stammt?

Ja. Die Antworten belegen ihre Quellen mit anklickbaren Verweisen, sodass Sie die gefundene Präsentation öffnen und die Folie selbst prüfen können.

Kann ich auch vom Smartphone aus nach einer alten Präsentation suchen?

Ja. Die iOS- und Android-Apps bieten dieselbe Suche, wobei sich der Wissenssuchbereich in einem unteren Menüfach befindet. Sie finden sie auf der mobilen Download-Seite.

Kann ich das auch mit dem kostenlosen Plan nutzen?

Datei-Uploads sind im kostenlosen Plan enthalten, ebenso wie eine eingeschränkte KI-Nutzung; der Plan unterliegt jedoch Speicher- und Dateigrößenbeschränkungen. Für Verbindungen wie Google Drive ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich. Einzelheiten finden Sie unter Preise.