So finden Sie eine PDF-Datei anhand ihres Inhalts

Sie erinnern sich daran, dass in einer PDF-Datei eine 30-tägige Kündigungsfrist erwähnt wurde oder dass sie eine Tabelle enthielt, in der drei Anbieter preislich verglichen wurden. Sie wissen nicht mehr, wie die Datei hieß, in welchem Ordner sie abgelegt wurde oder ob sie per E-Mail oder Download eingegangen ist. Die Worte in Ihrem Kopf sind eine Umschreibung dessen, was in dem Dokument stand, und der Dateiname lautet wahrscheinlich so etwas wie scan_0032.pdf.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie man eine PDF-Datei normalerweise anhand ihres Inhalts aufspürt und wie Sie sie in Fabric finden, indem Sie den Inhalt beschreiben – selbst dann, wenn Ihre Formulierung nicht mit der des Dokuments übereinstimmt.

Wie man normalerweise nach einer PDF-Datei sucht, deren Namen man nicht kennt

Die erste Anlaufstelle ist oft die bordeigene Suche des Computers. Sowohl Spotlight auf dem Mac als auch die Windows-Suche indizieren den Text in vielen PDF-Dateien, sodass ein markantes Wort aus dem Dokument bereits zum Treffer führen kann. Das funktioniert gut, wenn Sie sich an einen exakten Begriff erinnern. Eine Umschreibung, wie etwa „die Klausel zur vorzeitigen Beendigung des Mietverhältnisses“, liefert hingegen meist gar keine nützlichen Ergebnisse oder eine lange Liste unpassender Dateien.

Cloud-Speicher wie Google Drive und Dropbox durchsuchen Dokumente ebenfalls von innen, was hilfreich ist, wenn jede PDF-Datei in genau diesem einen Konto liegt. In der Praxis verteilen sich PDFs jedoch oft auf das Cloud-Laufwerk, den Posteingang und den Download-Ordner – und jeder dieser Orte erfordert eine separate Suche mit ganz eigenen Eigenheiten.

Der letzte Ausweg besteht darin, infrage kommende Dateien nacheinander zu öffnen und jeweils Strg+F zu drücken. Manche laden auch einige potenziell passende PDFs bei ChatGPT hoch und fragen, in welcher davon das Thema erwähnt wird. Beide Ansätze funktionieren bei einer Handvoll Dateien, und beide setzen voraus, dass man bereits ungefähr weiß, welche Dateien überhaupt zu prüfen sind.

Schritt 1: Bringen Sie Ihre PDFs an einen Ort, den eine einzige Suche abdeckt

Ziehen Sie PDFs einfach per Drag-and-Drop in Fabric hinein, fügen Sie sie ein oder klicken Sie auf „Datei hochladen“, was auch große Mengen problemlos bewältigt. Wenn Sie lieber über den Finder oder den Datei-Explorer arbeiten, bindet die Fabric-Desktop-App Fabric als virtuelles Laufwerk unter Mac, Windows und Linux ein. Die dortigen Dateien werden beim Öffnen gestreamt, anstatt Speicherplatz auf der Festplatte zu belegen.

PDFs, die als E-Mail-Anhänge eingehen, können an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weitergeleitet werden, die E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse entgegennimmt. PDFs, die sich bereits in Google Drive befinden, lassen sich über eine Verbindung mit Zwei-Wege-Synchronisation übertragen. Für Verbindungen ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich.

Sobald ein PDF eintrifft, erstellt Fabric Einbettungen (Embeddings), damit die Suche es anhand der Bedeutung erfassen kann, verfasst eine kurze Zusammenfassung, extrahiert Attribute wie Inhaltstyp und Themen und schlägt Tags vor. Diese automatische Organisation erfolgt ganz ohne Ihr Zutun beim Ablegen, sodass ein PDF im Hauptverzeichnis Ihrer Bibliothek genauso leicht auffindbar ist wie in einem ordentlich gepflegten Ordner.

Schritt 2: Beschreiben Sie, was in dem PDF stand

Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Befehl+F (Mac) / Strg+F (Windows), und geben Sie in ganz normaler Sprache ein, woran Sie sich erinnern. Die Fabric-Suche ist hybrid und gleicht Inhalte gleichzeitig nach Bedeutung und nach Schlüsselwörtern ab. Eine Suchanfrage wie „Kündigungsfrist für das Mietverhältnis“ kann einen Mietvertrag finden, in dem steht: „Die Beendigung bedarf einer zweimonatigen schriftlichen Kündigung“, auch wenn die beiden Texte kaum Wörter gemeinsam haben.

Beschreiben Sie das Thema, den Zweck oder ein Detail, das Ihnen im Gedächtnis geblieben ist. „Lieferantenangebot mit Preisen pro tausend Einheiten“, „Schreiben der Stadtverwaltung zu Parkausweisen“ und „Studie zu Schlaf und Gedächtnis bei älteren Erwachsenen“ sind allesamt sinnvolle Suchanfragen. Wenn Sie ein Ergebnis öffnen, springt es direkt zu der Seite, auf der die Übereinstimmung vorkommt, sodass Sie ohne langes Blättern durch vierzig Seiten prüfen können, ob es die richtige Datei ist.

Gescannte PDFs funktionieren genauso. Die Suche umfasst auch Text in Bildern, einschließlich fotografiertem Text, sodass ein gescannter Brief einer Bank nach seinem Inhalt durchsucht werden kann. In So durchsuchen Sie Ihre gescannten Dokumente wird das Scannen ausführlicher behandelt.

Schritt 3: Schränken Sie die Ergebnisse ein

Wenn eine Beschreibung zu viele Ergebnisse liefert, fügen Sie einen Filter hinzu. Sie können die Ergebnisse nach Elementtyp einschränken (um nur PDFs anzuzeigen), nach Tags oder nach dem Speicherort in Ihrem Dateisystem, wie etwa einem Ordner „Arbeit“ oder „Haushalt“.

Wenn Ihnen ein Teil des Dokuments noch exakt in Erinnerung ist, setzen Sie ihn in Anführungszeichen. Begriffe in Anführungszeichen werden strikt abgeglichen, was sich hervorragend für Aktenzeichen, Policennummern, Personennamen und exakte Formulierungen eignet. Eine beschreibende Suchanfrage und ein Begriff in Anführungszeichen können kombiniert werden, sodass „Versicherungsverlängerung“ zusammen mit einer in Anführungszeichen gesetzten Policennummer die Auswahl sehr schnell eingrenzt.

Wenn Sie ein PDF finden, das dem Gesuchten ähnelt, aber nicht genau das richtige ist – wie etwa die Vorjahresversion eines Berichts –, wählen Sie es aus und starten Sie die Ähnlichkeitssuche. Fabric sucht in Ihrer gesamten Bibliothek nach ähnlichen Elementen, wodurch häufig die neuere Ausgabe oder ein verwandtes, längst vergessenes Dokument zum Vorschein kommt.

Schritt 4: Fragen Sie den KI-Assistenten, wenn Sie nur den ungefähren Inhalt kennen

Manchmal lautet die Frage eher „In welchem Dokument stand das eigentlich?“ als nach einem konkreten Suchbegriff. Fragen Sie den KI-Assistenten einfach so etwas wie: „In welchem PDF wurde die Vertragsstrafe bei Lieferverzug erwähnt?“ Er führt eine agentenbasierte Suche über Fabric und Ihre verknüpften Apps durch und antwortet mit anklickbaren Verweisen auf die Quelldateien, sodass Sie das herangezogene PDF direkt öffnen und überprüfen können.

Um den Fokus des Assistenten gezielt zu lenken, öffnen Sie einen Ordner und starten Sie den Assistenten dort – so beschränkt er sich auf diesen Ordner. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken und ihn dem Kontext des Assistenten hinzufügen, ohne ihn zu öffnen. Nachfragen sind jederzeit möglich: Bitten Sie ihn beispielsweise, das gefundene PDF mit einem anderen zu vergleichen, und speichern Sie eine nützliche Antwort direkt als Notiz ab.

Der Bereich für die Wissenssuche (Knowledge Search) – auf dem Desktop und im Web rechts auf dem Suchbildschirm oder mobil im unteren Menübereich – führt dieselbe Art von Suche über Fabric und verknüpfte Apps wie Gmail oder Outlook durch. Das ist besonders praktisch, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob das PDF überhaupt gespeichert oder lediglich empfangen wurde.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich ein PDF finden, ohne mich an exakte Wörter daraus zu erinnern?

Ja. Die Fabric-Suche gleicht sowohl nach Bedeutung als auch nach Schlüsselwörtern ab, sodass eine Beschreibung in Ihren eigenen Worten auch ein PDF finden kann, das ganz andere Formulierungen verwendet.

Funktioniert die Suche auch bei gescannten PDFs?

Ja. Die Suche erfasst Text in PDFs und Bildern, einschließlich abfotografiertem Text, sodass gescannte Briefe und Formulare anhand ihres Inhalts durchsucht werden können.

Wie suche ich nach einer exakten Formulierung in einem PDF?

Setzen Sie die Formulierung in Anführungszeichen. Begriffe in Anführungszeichen werden strikt abgeglichen, was sich besonders für Namen, Referenznummern und konkrete Wortlaute empfiehlt.

Kann ich die Suchergebnisse ausschließlich auf PDFs beschränken?

Ja. Verwenden Sie dazu den Filter nach Elementtyp. Sie können die Ergebnisse außerdem nach Tags oder nach dem Speicherort in Ihren Dateien filtern.

Zeigt das Suchergebnis an, an welcher Stelle im PDF sich der Treffer befindet?

Ja. Wenn Sie ein Ergebnis öffnen, gelangen Sie direkt zu der genauen Seite, auf der die Übereinstimmung vorkommt.

Kann mir die KI sagen, welches PDF einen bestimmten Fakt enthält?

Ja. Fragen Sie einfach den Fabric-KI-Assistenten; er antwortet mit anklickbaren Verweisen auf die verwendeten PDFs, sodass Sie die Quelle direkt nachprüfen können.

Was ist, wenn ich mich weder an den Namen noch an den Dateityp erinnern kann?

Beschreiben Sie einfach, worum es ging, und überlassen Sie den Abgleich der Suche. In So finden Sie eine Datei, wenn Sie deren Namen nicht mehr wissen werden weitere Ansätze für beliebige Dateitypen beschrieben.

Muss ich meine PDFs organisieren, bevor ich sie durchsuchen kann?

Nein. Fabric fasst jedes PDF direkt beim Eingang zusammen, extrahiert Attribute und die Suche liest die Inhalte aus – Ordner und Tags sind daher rein optional.

Kann ich PDFs auch im kostenlosen Tarif durchsuchen?

Datei-Uploads sind im kostenlosen Tarif enthalten, die Nutzung der KI ist dort jedoch begrenzt. Für das Verknüpfen von Google Drive oder anderen Apps ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich. Informationen zu den aktuellen Tarifen finden Sie unter Preise.