So finden Sie eine Meeting-Aufzeichnung anhand einer Beschreibung

Ein Kunde fragt, was bezüglich des Starttermins vereinbart wurde, und Sie wissen, dass dies irgendwann im Frühjahr in einem Gespräch zur Sprache kam. Es gab wöchentliche Check-ins, zwei Workshops und eine Handvoll spontaner Telefonate – alle aufgezeichnet, alle mit Namen wie „Wöchentlicher Sync“ oder „Zoom-Meeting 87412“. Die Aufnahme, die Sie benötigen, ist eine von dreißig, und der relevante Teil befindet sich irgendwo in der Mitte.

Diese Seite zeigt, wo Meeting-Aufzeichnungen normalerweise landen und wie man sie durchsucht. Zudem erfahren Sie, wie Sie sie in Fabric aufnehmen oder hochladen können, um die richtige Aufnahme einfach anhand der besprochenen Themen zu finden.

Wo Meeting-Aufzeichnungen normalerweise gespeichert werden

Jedes Video-Call-Tool speichert seine Aufzeichnungen an einem anderen Ort. Zoom legt Cloud-Aufzeichnungen im eigenen Webportal ab oder speichert lokale Dateien in einem Zoom-Ordner auf Ihrem Computer. Microsoft Teams speichert in OneDrive oder SharePoint, und Google Meet im Google Drive des Organisators. Jede Liste ist nach Datum und Meeting-Namen sortiert, und die Meeting-Namen sind oft wiederkehrende Kalendertitel, sodass ein Dutzend Anrufe denselben Namen tragen.

Einige dieser Tools erstellen auch Transkripte, und KI-Notizassistenten wie Otter treten Anrufen als Bot bei, um sie zu transkribieren. Beides macht die Inhalte innerhalb des jeweiligen Tools durchsuchbar. Schwierig wird es, wenn Meetings über verschiedene Tools hinweg stattfinden: ein interner Anruf über Teams, ein Kundengespräch über Zoom, ein persönlicher Workshop, der mit dem Smartphone aufgezeichnet wurde. Jedes Tool muss separat durchsucht werden, und das Transkript liegt getrennt von den Notizen, Folien und Dokumenten, um die es im Meeting ging.

Ohne Transkripte besteht die Methode darin, den Kalender nach wahrscheinlichen Terminen zu durchsuchen, jede Aufnahme zu öffnen und mühsam durchzuspringen. Vielleicht erinnert sich jemand anderes besser, also wird eine Nachricht verschickt: „In welchem Meeting haben wir über den Launch gesprochen?“ Dieser Ansatz führt zwar zum Ziel, kann aber bei dreißig Aufnahmen einen ganzen Nachmittag in Anspruch nehmen.

Schritt 1: Anrufe mit der Desktop-App aufzeichnen

Installieren Sie die Fabric-Desktop-App auf Mac, Windows oder Linux. Wenn Sie ein Gespräch in Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet starten, erkennt Fabric das Meeting und bietet an, die Transkription zu starten. Es tritt kein Bot dem Anruf bei, sodass die anderen Teilnehmer keinen Notizassistenten in der Teilnehmerliste sehen. Wie Sie Meeting-Notizen erstellen, ohne dass ein Bot dem Anruf beitritt, beschreibt die Einrichtung im Detail.

Das Transkript wird während des Gesprächs in Echtzeit erstellt, und Sie können es durchsuchen oder der KI Fragen stellen, während das Meeting noch läuft. Notizen, die Sie vor oder während des Meetings machen, stehen direkt neben dem Transkript. Wenn das Meeting endet, analysiert Fabric Ihre Notizen zusammen mit dem Transkript und erstellt eine Zusammenfassung.

Für persönliche Besprechungen starten Sie einfach manuell eine Meeting-Notiz in einer beliebigen Fabric-App, auch auf Ihrem Smartphone; dieselbe Zusammenfassung wird erstellt, sobald Sie die Aufnahme beenden. Das Aufzeichnen und Transkribieren von Meetings erfordert ein kostenpflichtiges Abonnement.

Schritt 2: Bereits vorhandene Aufzeichnungen hochladen

Auch ältere Aufzeichnungen können in dieselbe Mediathek aufgenommen werden. Laden Sie sie von Zoom, Teams oder Meet herunter und ziehen Sie sie einfach per Drag-and-Drop in Fabric oder klicken Sie auf „Datei hochladen“. Fabric transkribiert hochgeladene Video- und Audiodateien in den Formaten MP4, MOV, WebM, MP3, WAV und M4A – dies deckt die gängigen Exportformate dieser Tools ab. Transkripte sind durchsuchbar und können bearbeitet werden.

Aufzeichnungen, die von Meet auf Google Drive gespeichert wurden, können auch über eine Google Drive-Verbindung übertragen werden, die Dateien in beide Richtungen synchronisiert. Verbindungen erfordern ein kostenpflichtiges Abonnement.

Sobald eine Aufnahme hinzugefügt wird, erstellt Fabric Embeddings, damit die Suche nach inhaltlicher Bedeutung erfolgen kann, verfasst eine Zusammenfassung, extrahiert Themen und schlägt Tags vor. Intelligente Sammlungen („Smart Collections“) können Aufzeichnungen dann automatisch für Sie gruppieren – beispielsweise jeden Anruf, in dem über Preise gesprochen wurde –, ohne dass Sie eine einzige Datei umbenennen müssen. Die Zusammenfassung bietet Ihnen zudem einen schnellen Überblick über die Inhalte jedes Anrufs.

Schritt 3: Nach den besprochenen Inhalten suchen

Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Cmd+F (Mac) / Strg+F (Windows) und beschreiben Sie das Gespräch. Die Fabric-Suche gleicht Transkripte nach ihrer inhaltlichen Bedeutung ab; so kann die Eingabe „als wir vereinbart haben, den Start zu verschieben“ genau den Anruf finden, in dem jemand sagte: „Lasst uns das Go-Live auf die zweite Juniwoche verlegen“.

Öffnen Sie das Ergebnis, und Sie gelangen direkt zum passenden Zeitstempel, sodass Sie die Aussage im Kontext überprüfen können, anstatt eine einstündige Aufnahme von vorne durchhören zu müssen.

Beschreiben Sie Entscheidungen, Einwände oder Themen statt des Meetings selbst: „Vorbehalte des Kunden bezüglich der Onboarding-Gebühr“ oder „Diskussion über die Einstellung eines zweiten Designers“. Setzen Sie Kundennamen oder Projektcodes in Anführungszeichen, um eine exakte Übereinstimmung zu erzielen. Filtern Sie nach Speicherort, wenn sich die Aufzeichnungen des Kunden in einem eigenen Ordner oder Bereich („Space“) befinden, oder nach Objekttyp, um nur Aufzeichnungen anzuzeigen.

Schritt 4: Den KI-Assistenten über alle Meetings hinweg befragen

Bei Fragen, die mehrere Anrufe betreffen, ist der KI-Assistent schneller als das manuelle Durchlesen einzelner Ergebnisse. Öffnen Sie den Ordner eines Kunden, starten Sie den Assistenten dort (sodass er auf diesen Ordner beschränkt ist) und fragen Sie: „Wann haben wir zum ersten Mal über das Startdatum gesprochen und was hat sich danach geändert?“ Die Antwort nennt die entsprechenden Aufzeichnungen mit anklickbaren Zeitstempeln.

Rückfragen sind problemlos möglich, und Sie können die Antwort als Notiz speichern, um sie weiterzuleiten oder aufzubewahren. Wenn sich die Frage auf einen bestimmten Satz bezieht, den jemand geäußert hat, wird dies unter So finden Sie eine bestimmte Aussage aus einem Meeting wieder ausführlich erklärt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie finde ich eine Meeting-Aufzeichnung, wenn ich das Datum nicht kenne?

Transkribieren Sie Ihre Aufzeichnungen in Fabric und suchen Sie nach den besprochenen Inhalten. Die Ergebnisse öffnen sich direkt am passenden Zeitstempel, sodass das Datum nicht erforderlich ist.

Zeichnet Fabric Anrufe von Zoom, Teams und Google Meet auf?

Mit der installierten Desktop-App erkennt Fabric Besprechungen in Zoom, Microsoft Teams und Google Meet und bietet an, diese zu transkribieren. Dem Anruf tritt kein Bot bei.

Kann ich alte Zoom-Aufzeichnungen in Fabric hochladen?

Ja. Laden Sie sie von Zoom herunter und laden Sie die Dateien in Fabric hoch. Fabric transkribiert MP4 und M4A sowie weitere gängige Formate.

Kann ich eine persönliche Besprechung aufzeichnen?

Ja. Starten Sie eine Meeting-Notiz manuell in einer beliebigen Fabric-App, auch auf Ihrem Smartphone; Fabric erstellt eine Zusammenfassung, sobald Sie die Aufnahme beenden.

Was liefert Fabric nach einem Meeting?

Es analysiert das Transkript zusammen mit allen Notizen, die Sie sich gemacht haben, und erstellt eine schriftliche Zusammenfassung des Meetings.

Kann ich ein Meeting durchsuchen, während es noch läuft?

Ja. Das Transkript wird in Echtzeit erstellt, und Sie können es bereits während des Gesprächs durchsuchen oder die KI dazu befragen.

Kann mir die KI sagen, in welchem Meeting eine Entscheidung getroffen wurde?

Ja. Fragen Sie einfach den KI-Assistenten. Er antwortet mit anklickbaren Verweisen auf die Aufzeichnungen inklusive Zeitstempeln.

Kann ich die Aufzeichnungen der einzelnen Kunden getrennt aufbewahren?

Ja. Erstellen Sie für jeden Kunden einen Bereich („Space“) oder Ordner und speichern Sie dessen Aufzeichnungen dort. Die Suche kann auf diesen Speicherort gefiltert werden, und der KI-Assistent lässt sich auf diesen Ordner beschränken, wenn Sie Fragen zu den Besprechungen dieses Kunden stellen.

Benötige ich für die Meeting-Transkription ein kostenpflichtiges Abonnement?

Ja. Das Aufzeichnen und Transkribieren von Meetings erfordert einen kostenpflichtigen Plan. Unter Preise finden Sie die aktuellen Tarife.