So finden Sie ein Dokument anhand seiner Beschreibung

Ein Kollege fragt nach „diesem Angebot, das wir für das Museum gemacht haben, dem mit der schrittweisen Einführung“. Sie wissen, dass es existiert. Es könnte eine Word-Datei auf dem gemeinsamen Laufwerk sein, ein Google Doc, das jemand begonnen hat, eine Notion-Seite oder eine Präsentation, die letztendlich zur endgültigen Version wurde. Es könnte Proposal_v3_final heißen, oder Museum_Entwurf, oder etwas, das überhaupt nichts mit Museen zu tun hat, weil es von einem früheren Pitch wiederverwendet wurde.

Diese Seite beschreibt die üblichen Wege, wie Menschen nach einem Dokument suchen, das sie zwar beschreiben, aber nicht benennen können – und wie Sie in Fabric danach suchen, indem Sie es beschreiben, über alle gespeicherten Dateien und verknüpften Apps hinweg.

Wie Menschen normalerweise nach einem Dokument suchen

Die meisten Menschen beginnen an dem Ort, an dem sie das Dokument vermuten. Google Drive, OneDrive und Dropbox durchsuchen alle Dateiinhalte, und Notion sowie Confluence durchsuchen ihre eigenen Seiten. Jedes Tool funktioniert innerhalb seiner eigenen Grenzen gut. Wenn die Dokumente eines Teams jedoch auf drei oder vier Tools verteilt sind, bedeutet das Finden eines Dokuments, dieselbe Suche in jedem Tool mit jedes Mal leicht unterschiedlichen Ergebnissen und Syntaxen zu wiederholen.

Auf einem Computer findet die Spotlight- oder Windows-Suche lokale Dateien nach Namen und Teilen des Inhalts. Listen zuletzt geöffneter Dateien helfen, wenn das Dokument vor Kurzem geöffnet wurde. Beides hilft wenig bei einer Datei aus dem letzten Jahr, an die Sie sich nur noch anhand des Themas erinnern.

Der letzte Ausweg ist, jemanden zu fragen, meistens in Slack: „Hat jemand das Dokument, in dem wir die schrittweise Einführung dargelegt haben?“ Das funktioniert, wenn die richtige Person da ist und sich erinnert. Bei Beratungsunternehmen, Agenturen und Forschungsteams hängt das Wissen in alten Dokumenten oft genau von dieser Art von Erinnerung ab – und diese verblasst, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Schritt 1: Dokumente und Apps in einer einzigen Suche zusammenführen

Fabric unterstützt DOCX-, TXT-, Markdown-, HTML- und JSON-Dateien, PowerPoint-Präsentationen in PPT und PPTX sowie CSV- und XLSX-Tabellenkalkulationen neben PDFs. Ziehen Sie Dateien hinein, fügen Sie sie ein oder klicken Sie auf „Datei hochladen“, was auch große Mengen auf einmal verarbeitet. Notizen, die Sie in Fabric verfassen, sind ebenfalls Dokumente.

Um direkt aus dem Finder oder Datei-Explorer zu arbeiten, installieren Sie die Fabric-Desktop-App. Sie bindet Fabric als Laufwerk auf Mac, Windows und Linux ein, und ein Team kann ein Laufwerk auf diese Weise teilen, sodass das Angebot, das das gesamte Team bearbeitet, an einem zentralen Ort liegt.

Dokumente, die sich in anderen Tools befinden, können dort bleiben. Über Verbindungen werden Google Docs, Slides und Sheets sowie Notion-Seiten aus Fabric heraus durchsuchbar, und die Google-Drive-Verbindung synchronisiert Dateien in beide Richtungen. Um eine Verbindung einzurichten, gehen Sie zum Fabric-Marketplace, wählen Sie die App aus, klicken Sie auf „Installieren“, melden Sie sich an und gewähren Sie die Berechtigungen. Für Verbindungen ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.

Schritt 2: Fabric jedes Dokument verstehen lassen

Sobald ein Dokument eingeht, erstellt Fabric Embeddings, damit die Suche es anhand der Bedeutung zuordnen kann, verfasst eine Zusammenfassung, extrahiert Inhaltstyp sowie Themen und schlägt Tags vor. Das ist intelligente Organisation, und das bedeutet, dass die Suche eine Datei namens Proposal_v3_final anhand ihres Inhalts finden kann: ein Angebot für eine schrittweise Einführung für ein Museum.

Intelligente Sammlungen können Dokumente dann nach Inhalt zusammenstellen, z. B. jedes Angebot oder jedes Vorstands-Update, ohne dass jemand sie manuell ablegen muss. Ordner, Bereiche und Tags sind optional, und die Suche funktioniert mit oder ohne sie gleichermaßen. Wie man digitale Dateien organisiert behandelt schlanke Strukturen, die sich hervorragend darüberlegen lassen.

Schritt 3: Das Dokument in der Suche beschreiben

Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Cmd+F (Mac) / Strg+F (Windows) und beschreiben Sie, worum es in dem Dokument ging. Die Fabric-Suche ist hybrid und gleicht Bedeutung und Schlüsselwörter gemeinsam ab. „Angebot für ein Museum mit schrittweiser Einführung“ kann eine Präsentation finden, deren Folien von „Phase 1: Pilot-Galerie“ sprechen und das Wort „Museum“ im Dateinamen überhaupt nicht verwenden.

Gute Beschreibungen nennen Zweck und Inhalt: „Onboarding-Checkliste für neue externe Mitarbeiter“, „Tabelle zum Vergleich von drei Veranstaltungsort-Angeboten“, „Styleguide mit Regeln für Überschriften und Großschreibung“. Setzen Sie einen Kundennamen, einen Projektcode oder eine genaue Formulierung in Anführungszeichen für eine exakte Übereinstimmung. Filtern Sie nach Elementtyp, um nur Dokumente anzuzeigen, oder nach Speicherort, um im Bereich eines bestimmten Kunden zu bleiben. Wenn die ersten Ergebnisse nah dran, aber nicht ganz richtig sind, fügen Sie ein weiteres Detail hinzu, an das Sie sich erinnern, z. B. die Branche des Kunden oder eine Zahl aus dem Budget, und suchen Sie erneut.

Wenn Sie einen passenden Treffer finden, wie etwa eine frühere Version des Angebots, wählen Sie ihn aus und starten Sie die Ähnlichkeitssuche, um verwandte Dokumente aufzurufen. Dadurch kann eine spätere Version zum Vorschein kommen oder die Präsentation, die auf Grundlage des schriftlichen Angebots erstellt wurde.

Schritt 4: Verknüpfte Apps durchsuchen und die KI fragen

Um Ihre verbundenen Apps einzubeziehen, klicken Sie in das Knowledge-Search-Panel rechts auf dem Suchbildschirm im Web und auf dem Desktop oder im unteren Menü auf dem Smartphone. Es führt eine agentische Suche über Fabric und die von Ihnen verbundenen Apps hinweg durch, und Sie können dort Folgefragen stellen. Wie Sie alle Ihre Apps auf einmal durchsuchen beschreibt diese Einrichtung im Detail.

Der KI-Assistent führt dieselbe Suche aus. Fragen Sie: „Wo ist das Museumsangebot mit der schrittweisen Einführung und was waren die Phasen?“, und er antwortet mit anklickbaren Verweisen auf die gefundenen Dokumente. Um ihn auf einen Bereich zu beschränken, öffnen Sie einen Ordner und starten Sie den Assistenten dort, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner und fügen Sie ihn zum Kontext des Assistenten hinzu.

Häufig gestellte Fragen

Wie finde ich ein Dokument, wenn ich mich nicht an den Namen erinnern kann?

Beschreiben Sie, worum es ging. Die Fabric-Suche gleicht Dokumente sowohl nach Bedeutung als auch nach Schlüsselwörtern ab, sodass der Dateiname nicht übereinstimmen muss.

Welche Dokumenttypen kann Fabric durchsuchen?

DOCX, TXT, Markdown, HTML, JSON, PPT und PPTX, CSV und XLSX, PDFs und Fabric-Notizen. Google Docs, Slides und Sheets sowie Notion-Seiten werden über Verbindungen eingebunden.

Kann ich Google Docs und Notion zusammen durchsuchen?

Ja, sobald beide verbunden sind. Das Knowledge-Search-Panel und der KI-Assistent durchsuchen Fabric und Ihre verknüpften Apps gemeinsam. Für Verbindungen ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.

Kann ich Tabellenkalkulationen durchsuchen?

Fabric unterstützt CSV- und XLSX-Dateien, und der KI-Assistent kann sie lesen, sodass Sie Fragen zum Inhalt einer Tabelle stellen können.

Wie finde ich die neueste Version eines Dokuments?

Finden Sie eine Version und führen Sie dann eine Ähnlichkeitssuche durch, um verwandte Dateien anzuzeigen. Wie Sie Google Drive nach Dateiinhalten durchsuchen hilft ebenfalls, wenn sich die Versionen in Drive befinden.

Kann ich eine Suche auf die Dokumente eines Kunden beschränken?

Ja. Filtern Sie nach Speicherort oder öffnen Sie den Ordner des Kunden und fragen Sie den KI-Assistenten, der sich dann auf diesen Ordner beschränkt.

Muss ich Dokumente taggen, damit die Suche funktioniert?

Nein. Fabric fasst jedes Dokument beim Eingang zusammen und extrahiert Themen, sodass die Suche auch ohne Tags oder Ordner funktioniert.

Kann mein Team dieselben Dokumente durchsuchen?

Ja. Teilen Sie einen Bereich mit Ihrem Team und legen Sie die Rolle jeder Person als Betrachter, Kommentator, Bearbeiter oder Administrator fest. Informationen zu Tarifen finden Sie unter Preise für Teams.