So finden Sie eine Klausel in all Ihren Verträgen

Einige Fragen betreffen alle Verträge auf einmal. Welche unserer Lieferantenverträge verlängern sich automatisch? Wo haben wir einer unbegrenzten Haftung zugestimmt? Welche Kundenverträge erlauben eine Kündigung mit einer Frist von 30 Tagen? Die Antwort verbirgt sich in einer Klausel in jedem Vertrag, und jeder Vertrag formuliert sie auf seine eigene Weise, unter einer anderen Überschrift, auf einer anderen Seite.

Dieser Leitfaden zeigt, wie eine Klausel üblicherweise über einen ganzen Stapel von Verträgen hinweg geprüft wird und wie Sie dies in Fabric mit bedeutungsvoller semantischer Suche, exakten Treffern und einem KI-Assistenten tun können, der die Fundstellen mit Links zu jeder Quelle auflistet.

Wie eine Klausel über Verträge hinweg normalerweise geprüft wird

Der manuelle Weg besteht darin, jeden Vertrag zu öffnen und Strg+F für ein wahrscheinliches Wort zu verwenden: „verlängern“, „kündigen“, „Haftung“. Bei einer Handvoll Verträgen ist das gründlich. Bei vierzig Verträgen dauert es einen ganzen Nachmittag, und eine reine Stichwortsuche kann eine Klausel übersehen, die statt „verlängert sich“ die Formulierung „gilt für aufeinanderfolgende Zeiträume von zwölf Monaten fort“ enthält.

Viele Teams führen eine Tabelle mit den wichtigsten Bedingungen: Vertragspartner, Startdatum, Verlängerung, Kündigungsfrist. Das bietet einen schnellen Überblick, wenn sie gepflegt wird. Es hängt jedoch davon ab, dass jemand jeden neuen Vertrag liest, die Zeile ausfüllt und die Klausel jedes Mal auf dieselbe Weise interpretiert.

Größere Organisationen nutzen Vertragsmanagement-Software, die genau dafür entwickelt wurde und preislich auf Rechtsabteilungen ausgelegt ist. Für ein kleines Unternehmen, ein Studio oder eine Beratung besteht die realistische Alternative oft darin, einen Anwalt mit der Prüfung des Stapels zu beauftragen – was für rechtliche Entscheidungen die richtige Wahl ist, aber ein teurer Weg, um herauszufinden: „Wo steht das?“

Schritt 1: Alle Verträge in einem Ordner ablegen

Laden Sie signierte PDFs und Word-Dateien hoch, indem Sie sie in Fabric ziehen oder auf „Datei hochladen“ klicken, was auch große Mengen bewältigt. Leiten Sie Verträge, die per E-Mail eingehen, an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. Gescannte Papierverträge funktionieren ebenfalls, da die Suche Text in Fotos und gescannten Seiten erkennt.

Für diese Aufgabe ist es wichtig, sie in einem Ordner oder Space aufzubewahren, da der KI-Assistent auf einen Ordner beschränkt werden kann. Wenn sie in Google Drive liegen, bindet eine bidirektionale Google Drive-Verbindung sie ein und hält sie synchron; Verbindungen erfordern einen kostenpflichtigen Plan. Unser Learn-Leitfaden zum Organisieren von Kundendateien bietet Ideen für die Strukturierung nach Kunden.

Schritt 2: Nach der Klausel anhand ihrer Bedeutung suchen

Öffnen Sie die Suche über die Schaltfläche oder mit Cmd+F (Mac) / Strg+F (Windows) und beschreiben Sie die Klausel: „Vertrag verlängert sich automatisch, wenn nicht gekündigt“, „Haftungsobergrenze“, „Kunde kann mit Frist kündigen“. Die Suche ist hybrid und gleicht sowohl nach Bedeutung als auch nach Stichwörtern ab. So kann sie bei einer Anfrage zur automatischen Verlängerung auch eine Klausel finden, die als „aufeinanderfolgende Zeiträume von zwölf Monaten“ formuliert ist.

Die Ergebnisse öffnen sich genau auf der entsprechenden Seite im jeweiligen Vertrag, sodass Sie direkt zur Klausel gelangen, anstatt vom Deckblatt aus zu scrollen. Filtern Sie nach Ordnerpfad, um die Suche auf Ihre Verträge zu beschränken, oder nach Tags, wenn Sie diese nach Kunde oder Jahr getaggt haben.

Wenn Sie eine Klausel finden, auf die Sie später zurückkommen möchten, markieren Sie sie und fügen Sie einen Kommentar im PDF hinzu. Eine Notiz wie „30 Tage, muss schriftlich erfolgen“ befindet sich direkt an der Klausel selbst und bietet der nächsten Suche einen klaren Anhaltspunkt.

Schritt 3: Exakten Wortlaut mit Anführungszeichen abgleichen

Standardklauseln verwenden oft denselben Wortlaut wieder, insbesondere wenn Ihre Verträge auf einer gemeinsamen Vorlage basieren. Setzen Sie eine Phrase in Anführungszeichen, wie z. B. „schadlos halten“ oder „geltendes Recht“, und die Suche gleicht diese exakt ab.

Beide Sucharten gemeinsam zu verwenden, funktioniert hervorragend. Anführungszeichen erfassen jeden Vertrag, der auf Ihrer Vorlage basiert. Die bedeutungsorientierte Suche erfasst Verträge, die von der Gegenseite entworfen wurden und in denen derselbe Gedanke mit anderen Worten formuliert ist.

Anführungszeichen sind auch der schnellste Weg, um einen definierten Begriff über den gesamten Bestand hinweg zu überprüfen. Die Suche nach „Vertrauliche Informationen“ in Anführungszeichen zeigt jeden Vertrag an, der genau diese Formulierung verwendet – ein schneller erster Schritt, bevor man liest, wie der Begriff jeweils definiert wird. Derselbe Ansatz funktioniert für Parteinamen, Produktnamen und die Titel von Anhängen oder Anlagen, auf die sich mehrere Verträge beziehen.

Schritt 4: Den KI-Assistenten bitten, jedes Vorkommen aufzulisten

Öffnen Sie den Vertragsordner und starten Sie den KI-Assistenten, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und fügen Sie ihn zum Kontext des Assistenten hinzu. Er ist dann auf diesen Ordner beschränkt und analysiert alle darin enthaltenen Inhalte. Fragen Sie: „Liste jeden Vertrag mit einer Klausel zur automatischen Verlängerung auf, zusammen mit der Kündigungsfrist, die für eine Kündigung erforderlich ist.“ Die Antwort enthält anklickbare Verweise zu jeder Quelle, sodass Sie jeden Eintrag mit dem Dokument abgleichen können.

Folgefragen verfeinern die Liste: „Welche davon verlängern sich in den nächsten sechs Monaten?“ oder „Welche nennen kein anwendbares Recht?“ Ein Abonnement deckt Modelle mehrerer KI-Labore ab, darunter Gemini, OpenAI und Claude, falls Sie vergleichen möchten, wie unterschiedliche Modelle denselben Bestand interpretieren.

Betrachten Sie das Ergebnis als Recherchehilfe. Der Assistent lokalisiert und zitiert Klauseln; ob eine Klausel Sie schützt oder wie sie nachverhandelt werden sollte, ist eine Entscheidung, die Ihnen und Ihren Rechtsberatern obliegt.

Schritt 5: Die Antwort als Referenznotiz speichern

Speichern Sie die Antwort des Assistenten als Notiz, und Sie erhalten eine Klauselübersicht, die direkt auf jeden Vertrag verlinkt. Behalten Sie sie im Vertragsordner, ergänzen Sie sie, wenn neue Verträge hinzukommen, und sie wird zur schlanken Version der Tabelle für wichtige Vertragsbedingungen. Verlängerungsdaten im Blick behalten zeigt, wie Sie mit den gefundenen Ergebnissen weiterarbeiten.

Wenn Sie möchten, dass neue Verträge automatisch erfasst werden, befüllt sich eine intelligente Sammlung anhand des Inhalts selbsttätig.

Häufig gestellte Fragen

Wie durchsuche ich alle meine Verträge nach einer bestimmten Klausel?

Bewahren Sie die Verträge in Fabric auf und suchen Sie nach der Klausel, indem Sie sie beschreiben oder den exakten Wortlaut in Anführungszeichen setzen. Die Ergebnisse öffnen sich direkt auf der Seite, auf der die Klausel vorkommt.

Kann die Suche eine Klausel finden, die einen anderen Wortlaut verwendet?

Ja. Die Suche gleicht sowohl nach Bedeutung als auch nach Stichwörtern ab, sodass eine Beschreibung der Klausel auch anders formulierte Versionen finden kann.

Kann die KI jeden Vertrag auflisten, der eine automatische Verlängerungsklausel enthält?

Ja. Fragen Sie den KI-Assistenten in Ihrem Vertragsordner, und er listet die Treffer auf – inklusive anklickbarer Verweise zu jeder Quelle.

Kann ich die KI auf meine Verträge beschränken?

Ja. Öffnen Sie den Ordner, bevor Sie den Assistenten aufrufen, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und fügen Sie ihn zum Kontext des Assistenten hinzu.

Funktioniert das auch bei gescannten Verträgen?

Ja. Die Suche umfasst Text in Bildern und Scans, einschließlich abfotografiertem Text.

Ist dies ein Ersatz für eine rechtliche Prüfung?

Nein. Fabric hilft Ihnen dabei, Klauseln schnell zu finden und zu zitieren. Die rechtliche Interpretation liegt bei Ihnen und Ihrem Anwalt.

Kann ich die Ergebnisse behalten?

Ja. Speichern Sie die Antwort des Assistenten als Notiz, wodurch die Verlinkungen zu den einzelnen Verträgen erhalten bleiben.

Welchen Plan benötige ich?

Das Hochladen und eine begrenzte KI-Nutzung sind im kostenlosen Plan enthalten. Die Anbindung von Google Drive erfordert einen kostenpflichtigen Plan. Unter Preise erfahren Sie, was die einzelnen Pläne beinhalten.