Wie Sie ein Kundenportal erstellen

Eine Kundenbeziehung bringt einen stetigen Fluss an Material mit sich: das Briefing, den Vertrag, Recherche, Entwürfe, Feedbackrunden, finale Dateien, Rechnungen. Wenn diese per E-Mail und über verschiedene geteilte Links versendet werden, fragt der Kunde am Ende nach Dingen, die Sie bereits gesendet haben, und Sie verbringen Zeit damit, E-Mail-Verläufe zu durchforsten, um sie erneut zu senden.

Diese Seite ist eine praktische Anleitung: wie Sie Schritt für Schritt ein Portal in Fabric für einen Kunden einrichten und dies für den nächsten wiederholen. Weiterführende Gedanken dazu, was ein Portal enthalten sollte und wie man eines betreibt, finden Sie unter So richten Sie ein Kundenportal ein.

Wie Freelancer und Agenturen Dateien normalerweise mit Kunden teilen

Die meisten beginnen mit einem geteilten Google Drive- oder Dropbox-Ordner pro Kunde. Das ist vertraut und kostet wenig. Im Laufe einer längeren Zusammenarbeit füllt sich der Ordner mit Entwürfen, Duplikaten und Dateien mit dem Namen final_v2, und die Berechtigungen geraten durcheinander, wenn interne Arbeitsdateien neben Dingen liegen, die der Kunde sehen soll. Feedback findet weiterhin per E-Mail statt, getrennt von den Dateien.

Einige Teams nutzen für jeden Kunden ein Projekttool wie Notion mit Seiten, die Links und Updates enthalten. Das sieht aufgeräumter aus, allerdings nutzen viele Kunden das Tool selbst nicht, sodass Zugriff und Bearbeitung auf deren Seite umständlich sein können und die Dateien meist woanders liegen.

Spezielle Kundenportal-Software bündelt die Dateifreigabe mit Rechnungsstellung, Formularen und Messaging. Das eignet sich für Agenturen, die all das in einem Produkt haben möchten. Für kleinere Studios und Freelancer bedeutet es ein weiteres Abonnement und ein weiteres Login, das jedem Kunden erklärt werden muss, und das Portal ist getrennt von dem Ort, an dem die Arbeit entsteht.

Schritt 1: Einen Space für den Kunden erstellen

Erstellen Sie in Fabric einen neuen Space nur für diesen Kunden und benennen Sie ihn nach ihm. Der Space trennt das Material dieses Kunden von Ihren anderen Kunden und Ihrer internen Arbeit, und genau diesen Space teilen Sie im nächsten Schritt mit ihm.

Legen Sie innerhalb des Space eine einfache Ordnerstruktur an. Ein gängiger Aufbau ist: Briefing und Verträge, In Bearbeitung, Zur Überprüfung und Finale Liefergegenstände. Halten Sie die Struktur flach; Kunden finden sich in wenigen, übersichtlichen Ordnern leichter zurecht als in einem tief verschachtelten Verzeichnisbaum.

Verschieben Sie hinein, was Sie bereits haben: Ziehen Sie Dateien hinein, nutzen Sie „Datei hochladen“ oder kopieren Sie sie über das Fabric-Desktop-Laufwerk in den Space. Wenn Sie den Fortschritt visuell verfolgen möchten, stellen Sie den Arbeitsordner auf die Kanban-Ansicht um und nutzen Sie Spalten für jede Phase, wobei die Dateien selbst als Karten fungieren.

Schritt 2: Den Space mit dem Kunden teilen

Teilen Sie den Space mit Ihren Ansprechpartnern auf Kundenseite. Diese sehen nur diesen Space und nicht den Rest Ihres Fabric-Workspaces – das ist das Kernprinzip des Portals. Wie Sie einem Kunden nur Zugriff auf seine Dateien gewähren beschreibt diesen Schritt ausführlicher.

Wählen Sie die Rolle für jede Person: Betrachter, Kommentator, Bearbeiter oder Administrator. Rollen können auf Space-Ebene und für einzelne Dateien festgelegt werden, sodass ein Kunde beispielsweise den Prüfordner kommentieren, Verträge jedoch nur ansehen kann. Externe Personen können geteilte Links ohne Registrierung nutzen. Rollen und Berechtigungen erklärt, was die einzelnen Rollen erlauben.

Wenn bestimmtes Material nur für Ihr Team bestimmt ist, bewahren Sie es in einem separaten internen Space auf. Auf diese Weise landet nichts Privates versehentlich im Space des Kunden.

Schritt 3: Feedback direkt im Portal sammeln

Sobald ein Entwurf fertig ist, legen Sie ihn im Prüfordner ab. Ein Kunde mit Kommentator-Berechtigung kann Kommentare direkt am Werk hinterlassen: zeitgestempelte Kommentare zu Video und Audio, mit Zeichnungen auf Video-Frames; Zeichnungen mit Kommentaren auf Bildern; und Markierungen mit Kommentaren in Textdateien.

Jeder Kommentar kann als erledigt markiert werden, sodass das Feedback für eine Runde als Checkliste fungiert. Sowohl Sie als auch der Kunde können sehen, was erledigt wurde und was noch offen ist, was Rückfragen per E-Mail reduziert. Weitere Funktionen zur Zusammenarbeit, wie Kommentar-Threads und der Aktivitätsverlauf, helfen, wenn mehrere Personen auf Kundenseite beteiligt sind.

Schritt 4: Finale Dateien über einen veröffentlichten Link übergeben

Zur Übergabe veröffentlichen Sie den Ordner für finale Liefergegenstände. Klicken Sie auf „Teilen“, öffnen Sie den Reiter „Veröffentlichen“ und klicken Sie auf „Link erstellen“. Benennen Sie den Link, wählen Sie, ob Downloads erlaubt sein sollen (in jedem Tarif verfügbar), und entscheiden Sie, ob Suchmaschinen ihn indexieren dürfen. Ein Ordner wird als Webseite veröffentlicht, und das Bearbeiten der Dateien in Fabric aktualisiert die veröffentlichte Version.

In den Pro- und Team-Tarifen können Sie den Ordner mit einem Passwortschutz versehen. Jeder, der ihn öffnet, gibt das Passwort ein, der Zugriff bleibt sechs Stunden lang bestehen, und es gibt keine Möglichkeit zum Zurücksetzen des Passworts – bewahren Sie es also in einem Passwort-Manager auf. Aktivieren Sie beim Erstellen des Links die Link-Analytics, um Aufrufe im Zeitverlauf mit Datum, Ort und Gerät jedes Besuchs zu sehen. Mit Pro können Sie zudem unter Ihrer eigenen Domain veröffentlichen.

Schritt 5: Den Kundenverlauf für Ihr Team durchsuchbar halten

Da Briefing, Entwürfe, Feedback und finale Dateien in einem gemeinsamen Space liegen, kann der KI-Assistent Fragen zum Projekt beantworten. Öffnen Sie einen Ordner im Space und fragen Sie beispielsweise, was der Kunde in Runde zwei zur Farbpalette gesagt hat. Er beschränkt sich auf diesen Ordner und gibt seine Quellen an. Auch Meeting-Aufzeichnungen mit dem Kunden können im selben Space abgelegt werden. Fabric für die Kundenarbeit zeigt, wie Teams darauf aufbauen.

Wenn der nächste Kunde unterschreibt, erstellen Sie einen neuen Space mit derselben Ordnerstruktur und teilen ihn mit ihm. Jedes Portal bleibt separat.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Kundenportal?

Ein privater Bereich, in dem ein Kunde die Dateien, Updates und Ergebnisse für sein Projekt einsehen und in der Regel Feedback geben kann, ohne die Arbeit anderer Kunden zu sehen.

Können Kunden das Portal ohne ein Fabric-Konto nutzen?

Ja. Externe Personen können geteilte Links ohne Registrierung nutzen.

Wie stelle ich sicher, dass ein Kunde nur seine eigenen Dateien sieht?

Erstellen Sie einen Space für diesen Kunden und teilen Sie nur diesen Space mit ihm. Er sieht dann ausschließlich diesen Space und nichts anderes in Ihrem Workspace.

Können Kunden Dateien im Portal kommentieren?

Ja, wenn Sie ihnen die Berechtigung „Kommentator“ oder „Bearbeiter“ erteilen. Sie können Videos, Audio, Bilder und Text kommentieren, und Kommentare können als erledigt markiert werden.

Kann ich Kunden-Liefergegenstände mit einem Passwort schützen?

Ja, in den Pro- und Team-Tarifen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie „Passwortschutz hinzufügen“.

Kann ich sehen, wann ein Kunde die finalen Dateien öffnet?

Mit Link-Analytics bei einem veröffentlichten Link (Pro und Team) sehen Sie Besuche mit Datum, Ort und Gerät. Die Analytics erfassen nicht den Namen des Besuchers; geben Sie daher jedem Ansprechpartner einen eigenen benannten Link, wenn Sie die Personen unterscheiden müssen.

Kann das Portal meine eigene Domain verwenden?

Veröffentlichte Links können im Pro-Tarif eine eigene Domain nutzen, die über die Domain-Auswahl in der Veröffentlichungsansicht eingerichtet wird.

Wie viel kostet der Betrieb eines Kundenportals in Fabric?

Das Veröffentlichen inklusive Download-Option ist im kostenlosen Tarif enthalten; Passwortschutz, Analytics und eigene Domains erfordern einen kostenpflichtigen Tarif. Die Team-Preise werden nicht pro Nutzer berechnet. Siehe Team-Preise.