So sichern Sie Ihre Meeting-Aufzeichnungen

Meeting-Aufzeichnungen landen dort, wo der Anruf stattgefunden hat. Zoom speichert sie in einem Ordner auf dem Laptop des Hosts oder in der Zoom-Cloud, Microsoft Teams legt Aufzeichnungen in OneDrive oder SharePoint ab und Google Meet speichert sie in einem Ordner im Google Drive des Organisators. Aufzeichnungen können zudem aufgrund von Aufbewahrungsrichtlinien ablaufen oder verschwinden, wenn die Person, die den Anruf veranstaltet hat, das Unternehmen verlässt.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Teams Meeting-Aufzeichnungen üblicherweise aufbewahren, wo diese Kopien meist verloren gehen und wie Sie sie in einer einzigen Fabric-Bibliothek sichern können, in der jeder Anruf transkribiert wird und nach dem Gesagten durchsuchbar ist.

Wie Meeting-Aufzeichnungen üblicherweise aufbewahrt werden

Der gängigste Ansatz ist, Aufzeichnungen dort zu belassen, wo das Meeting-Tool sie abgelegt hat. Das erfordert keinen Aufwand und ist für einen einmaligen Anruf völlig in Ordnung. Über Monate hinweg verstreut dies jedoch die Anrufe eines Teams über mehrere Host-Konten und drei verschiedene Plattformen. Wer dann nach dem Kunden-Kickoff vom letzten Frühjahr sucht, muss wissen, wer der Host war und welches Tool verwendet wurde.

Einige Teams laden Aufzeichnungen nach jedem Anruf in einen gemeinsamen Drive-Ordner herunter. Das bietet einen zentralen Speicherort und eine Kopie außerhalb der Plattform. Allerdings sind die Dateien groß, die Downloads erfolgen manuell und der Ordner füllt sich mit Namen wie zoom_0.mp4, die nichts über das Gespräch aussagen.

Meeting-Bots und Transkriptionsdienste führen ein durchsuchbares Archiv der Anrufe, denen sie beigetreten sind. Transkripte sind zwar beliebt, doch das Archiv liegt normalerweise in einer separaten App – getrennt von den Notizen, Dokumenten und Folien, um die es im Meeting ging. Wie Sie finden, was jemand in einem Meeting gesagt hat beleuchtet dieses Suchproblem genauer.

Schritt 1: Laden Sie Ihre bereits vorhandenen Aufzeichnungen hoch

Laden Sie zunächst die wichtigsten Aufzeichnungen von Zoom, Teams und Meet herunter und konzentrieren Sie sich dabei auf Anrufe mit Entscheidungen, Kundenvereinbarungen oder Schulungsinhalten, die es wert sind, behalten zu werden. Ziehen Sie die heruntergeladenen Dateien per Drag-and-Drop in Fabric im Web oder auf dem Desktop, oder verwenden Sie „Datei hochladen“. Der Upload unterstützt viele Dateien auf einmal, und Formate wie MP4, MOV, WebM, MP3, WAV und M4A werden alle für die spätere Transkription unterstützt.

Benennen Sie Dateien beim Hochladen nach Möglichkeit um oder fügen Sie einen Kommentar mit dem Namen des Kunden oder des Projekts hinzu. Fabric erstellt eine kurze Zusammenfassung jedes Elements und schlägt Tags vor, aber eine eigene Beschriftung wie „Acme-Verlängerungsgespräch, März“ hilft dennoch, wenn Sie eine lange Liste von Aufzeichnungen durchsuchen.

Schritt 2: Neue Aufzeichnungen automatisch an Fabric weiterleiten

Google Meet-Aufzeichnungen landen in Google Drive. Eine Google Drive-Verbindung überträgt diese Dateien über einen tiefen bidirektionalen Sync in Fabric, sodass neue Aufzeichnungen ganz ohne manuellen Download erscheinen. Für Verbindungen ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.

Installieren Sie für lokale Zoom-Aufzeichnungen die Fabric-Desktop-App. Sie bindet Fabric als virtuelles Laufwerk ein, sodass Sie den Aufzeichnungspfad von Zoom in den Einstellungen auf einen Ordner dieses Laufwerks festlegen können. Jede Aufzeichnung wird dann direkt in Fabric gespeichert, und die Dateien auf dem Laufwerk belegen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer.

Schritt 3: Zukünftige Meetings direkt in Fabric aufzeichnen

Das einfachste Backup ist, von vornherein direkt in Fabric aufzuzeichnen. Wenn die Desktop-App installiert ist, starten Sie einfach einen Anruf in Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet – Fabric erkennt das Meeting und bietet an, die Transkription zu starten. Kein Bot tritt dem Anruf bei. Das Transkript erscheint in Echtzeit, und Sie können es durchsuchen sowie der KI Fragen stellen, während das Meeting noch läuft.

Notizen, die Sie vor oder während des Anrufs machen, stehen direkt neben dem Transkript. Nach dem Ende des Meetings analysiert Fabric beides zusammen und erstellt eine Zusammenfassung. Bei persönlichen Meetings vor Ort können Sie in jeder Fabric-App manuell eine Meeting-Notiz starten. KI-Meeting- und Sprachnotizen behandelt dies ausführlicher, und wie man Meeting-Notizen macht, ohne dass ein Bot dem Anruf beitritt führt Sie durch Ihren ersten Anruf. Das Aufzeichnen von Meetings erfordert einen kostenpflichtigen Plan.

Schritt 4: Den Rückstand transkribieren und durchsuchen

Hochgeladene Aufzeichnungen können transkribiert werden, sodass die gesprochene Sprache zu durchsuchbarem Text wird. Transkripte können bearbeitet werden, was bei Produkt- und Personennamen hilfreich ist. Die Transkription erfordert einen kostenpflichtigen Plan.

Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Befehl+F (Mac) / Strg+F (Windows) und tippen Sie ein, woran Sie sich erinnern. Die Suche gleicht die Bedeutung über Transkripte und den Rest Ihrer Bibliothek hinweg ab, und die Ergebnisse springen direkt zum exakten Zeitstempel. Setzen Sie eine Phrase in Anführungszeichen, wie z. B. „Zahlungsziel 60 Tage netto“, wenn Sie nach dem genauen Wortlaut suchen.

Um Antworten über mehrere Anrufe hinweg abzurufen, öffnen Sie den Aufnahmeordner und fragen Sie den KI-Assistenten, beispielsweise: „Was hat der Kunde in unseren letzten fünf Gesprächen über das Startdatum gesagt?“. Er zitiert jede Quelle mit einem Zeitstempel, den Sie anklicken können, um die Stelle anzuhören.

Schritt 5: Dem Team Zugriff auf das Archiv gewähren

Legen Sie die Aufzeichnungen in einem geteilten Space ab, damit das gesamte Team sie durchsuchen kann – nicht nur die Person, die den Anruf veranstaltet hat. Rollen und Berechtigungen können auf Space- und Dateiebene mit den Rollen Betrachter, Kommentator, Bearbeiter und Administrator festgelegt werden. Ein Kommentator kann zeitgestempelte Kommentare zu einer Aufzeichnung hinterlassen, was sich hervorragend dazu eignet, Stellen zu markieren, die sich ein Kollege anhören sollte.

Fügen Sie bei Aufzeichnungen, die sensible Gespräche enthalten, im Pro- oder Team-Plan ein Passwort hinzu. Da dieses nicht zurückgesetzt werden kann, sollten Sie es sicher aufbewahren. Die Team-Preise finden Sie auf der Seite für Team-Pläne.

Häufig gestellte Fragen

Wo werden Zoom-Aufzeichnungen gespeichert und wie sichere ich sie?

Lokale Aufzeichnungen werden in einem Ordner auf dem Computer des Hosts gespeichert, Cloud-Aufzeichnungen verbleiben im Zoom-Konto des Hosts. Laden Sie die benötigten Aufnahmen herunter und laden Sie sie in Fabric hoch, oder legen Sie den lokalen Aufnahmeordner von Zoom auf einen Ordner des virtuellen Fabric-Desktop-Laufwerks fest.

Wie sichere ich Google Meet-Aufzeichnungen?

Meet speichert Aufzeichnungen im Google Drive des Organisators. Verbinden Sie Google Drive mit Fabric, und die Dateien werden in beide Richtungen synchronisiert. Für Verbindungen ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.

Wie sichere ich Microsoft Teams-Aufzeichnungen?

Laden Sie die Aufzeichnung von OneDrive oder SharePoint herunter, wo Teams sie speichert, und laden Sie sie in Fabric hoch. Zeichnen Sie zukünftige Anrufe mit der Fabric-Desktop-App auf, die Teams-Meetings automatisch erkennt.

Kann ich Meetings aufzeichnen, ohne dass ein Bot beitritt?

Ja. Die Fabric-Desktop-App erkennt Anrufe in Zoom, Teams und Google Meet und transkribiert sie ganz ohne Bot. Hierfür ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.

Kann ich alte Meeting-Aufzeichnungen nach bestimmten Aussagen durchsuchen?

Ja, sobald sie transkribiert sind. Die Suche durchsucht Transkripte und öffnet die Ergebnisse am genauen Zeitstempel.

Werden Meeting-Aufzeichnungen den Speicherplatz meines Laptops belegen?

Nicht, wenn Sie sie auf dem Fabric-Desktop-Laufwerk speichern. Aufzeichnungen werden von dort gestreamt, wenn Sie sie abspielen, und belegen keinen Speicherplatz auf dem Computer – was bei einstündigen MP4-Dateien einen großen Unterschied macht.

Kann ich der KI Fragen zu einer Reihe von Meeting-Aufzeichnungen stellen?

Ja. Öffnen Sie den Ordner und den KI-Assistenten oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und fügen Sie ihn dem Kontext des Assistenten hinzu. Die Antworten verweisen auf Zeitstempel in den Aufzeichnungen.

Welche Dateiformate kann ich hochladen und transkribieren?

Videoformate wie MP4, MOV und WebM sowie Audioformate wie MP3, WAV und M4A. Die Transkription erfordert einen kostenpflichtigen Plan.