So stellen Sie der KI Fragen zu Ihren E-Mails

In E-Mails werden viele Vereinbarungen festgehalten – meistens ganz unabsichtlich. Ein Liefertermin wird in der zwölften Antwort eines Threads bestätigt. Ein Vermieter erwähnt die Mieterhöhung beiläufig. Ein Kunde ändert den Projektumfang in einer E-Mail mit dem Betreff „Kurze Frage“. Wenn Sie dieses Detail später brauchen, ist die Frage einfach, doch die Suche dauert ewig.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie die meisten Menschen nach Antworten in ihrem Posteingang suchen und wie Sie Ihre E-Mails mit Fabric verknüpfen oder wichtige Threads weiterleiten können. So können Sie dem KI-Assistenten Fragen stellen und erhalten Antworten mit Verweisen auf die entsprechenden Nachrichten.

Wie man normalerweise Antworten in seinen E-Mails findet

Die Posteingangssuche ist meist das erste Mittel der Wahl – anhand des Absendernamens, eines Stichworts oder eines Datumsbereichs. Sowohl Gmail als auch Outlook unterstützen Suchoperatoren, mit denen sich die Ergebnisse gut eingrenzen lassen. Schwierig wird es, wenn man sich nur noch an den Inhalt einer Nachricht erinnert, nicht aber an den genauen Wortlaut, oder wenn die Antwort über einen Thread und zwei Anhänge verteilt ist.

Labels, Ordner und Regeln sorgen für Ordnung – zumindest bei denjenigen, die sie pflegen. Sie müssen vorab eingerichtet werden und geraten oft durcheinander, sobald sich Absender und Projekte ändern. Manche nutzen auch die integrierten KI-Funktionen ihres E-Mail-Programms, um den aktuell geöffneten Thread zusammenzufassen.

Einen langen Thread in ChatGPT zu kopieren, ist ein weiterer gängiger Ansatz. Das beantwortet zwar die aktuelle Frage, doch der Thread verbleibt im Chatverlauf – getrennt vom Vertrag, der Rechnung oder den Besprechungsnotizen, zu denen er gehört. Bei der nächsten Frage zum selben Lieferanten fängt man wieder von vorne an.

Schritt 1: Gmail oder Outlook verknüpfen

Fabric bietet Integrationen für Gmail und Outlook. Gehen Sie zum Fabric-Marketplace, wählen Sie die App aus und klicken Sie auf „Installieren“. Es erscheint ein Berechtigungsbildschirm: Melden Sie sich bei Ihrem E-Mail-Konto an und erteilen Sie die Freigaben. Anschließend werden Sie zu Fabric zurückgeleitet, wo die erfolgreiche Verbindung bestätigt wird.

Sobald die Verknüpfung aktiv ist, können der Assistent und die Suche Ihre E-Mails bei der Beantwortung von Fragen einbeziehen – neben den Dateien und Notizen, die sich bereits in Fabric befinden. Für Integrationen ist ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich; auf der Preisseite sehen Sie, welche Tarife sie enthalten.

Schritt 2: Wichtige Threads weiterleiten

Leiten Sie bestimmte Nachrichten einfach an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter. Dadurch wird die E-Mail samt Anhängen als Element in Fabric gespeichert, das Sie direkt neben den zugehörigen Arbeitsunterlagen ablegen können. Fabric akzeptiert nur E-Mails von Ihrer verifizierten Kontoadresse; in Teams können Sie zusätzliche Absenderadressen freigeben.

Das Weiterleiten eignet sich besonders für Threads, die zu einem bestimmten Projekt gehören. Die E-Mails mit einem Handwerker landen im Renovierungsordner neben dem Kostenvoranschlag und dem Grundriss. Die Änderungswünsche eines Kunden gehören in dessen Ordner direkt neben den Vertrag. Wenn Sie später in diesem Ordner eine Frage stellen, bezieht der Assistent diese E-Mails automatisch mit ein.

Sie können jedem gespeicherten Element – auch weitergeleiteten E-Mails – Kommentare oder Tags hinzufügen. Ein Tag mit dem Namen des Lieferanten oder Kunden ermöglicht es Ihnen, Suchergebnisse später gezielt nach dessen Nachrichten zu filtern. Eine kurze Notiz wie „Hier wurde der Endpreis vereinbart“ sorgt dafür, dass die entscheidende E-Mail in einem langen Verlauf sofort ins Auge fällt.

Schritt 3: Dem Assistenten Fragen stellen

Öffnen Sie den KI-Assistenten und stellen Sie Ihre Frage. Er führt eine agentenbasierte Suche über Fabric und Ihre verbundenen Apps hinweg durch. So kann eine Frage wie „Welches Lieferdatum hat Northgate für die zweite Bestellung bestätigt?“ direkt anhand eines Gmail-Threads beantwortet werden – selbst wenn Sie diesen nie in Fabric gespeichert haben. Die Antworten enthalten anklickbare Quellenverweise, sodass Sie die Nachricht direkt aufrufen und vollständig nachlesen können.

Bei weitergeleiteten E-Mails öffnen Sie einfach den Ordner, in dem Sie diese aufbewahren, und starten dort den Assistenten. Dieser beschränkt sich automatisch auf diesen Ordner und analysiert alle darin enthaltenen Inhalte. Das ist ideal für Fragen, bei denen sowohl die E-Mail als auch die begleitenden Dokumente wichtig sind: „Stimmt der Kostenvoranschlag in diesem Ordner mit den per E-Mail vereinbarten Absprachen des Handwerkers überein?“ Alternativ können Sie den Ordner auch mit der rechten Maustaste anklicken und zum Kontext des Assistenten hinzufügen.

Schritt 4: Den Wissensbereich für Folgefragen nutzen

Klicken Sie auf „Suchen“ oder drücken Sie Befehl+F (Mac) bzw. Strg+F (Windows). Klicken Sie anschließend in den Bereich für die Wissenssuche – im Web und auf dem Desktop finden Sie diesen rechts im Suchfenster, auf mobilen Geräten im unteren Menü. Hier werden Fabric und Ihre verbundenen Apps gemeinsam durchsucht, und Sie können gezielte Folgefragen stellen. Im Artikel So durchsuchen Sie alle Ihre Apps auf einmal wird dieser Bereich ausführlicher erklärt.

Folgefragen helfen dabei, sich von einer vagen Ausgangsfrage zum Ziel vorzutasten. Fragen Sie zum Beispiel: „Was hat die Steuerberaterin zur vierteljährlichen Steuererklärung gesagt?“, danach „Wann war das?“ und schließlich „Hat sie das Formular als Anhang mitgeschickt?“ Wenn Sie eine bestimmte Datei suchen, die per E-Mail gesendet wurde, finden Sie nützliche Suchtipps unter Alte E-Mail-Anhänge schnell finden.

Schritt 5: Dem Assistenten direkt eine E-Mail schreiben

Jede KI in Fabric verfügt über ein eigenes E-Mail-Postfach. Sie können dem Assistenten aus jedem beliebigen E-Mail-Programm eine Frage senden – besonders praktisch von unterwegs auf dem Smartphone, wenn die benötigte Antwort in einer früheren Nachricht oder einer Datei in Fabric verborgen liegt.

Hilfreiche Antworten lassen sich direkt als Notiz speichern. Eine Notiz mit dem Titel „Vereinbarungen mit Northgate 2026“ lässt sich deutlich schneller finden und teilen als ein Thread mit vierzig Antworten. Zudem erfasst die semantische Suche die Inhalte auch anhand ihrer Bedeutung, wenn Sie später danach suchen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann die KI mein Gmail-Konto durchsuchen?

Ja. Verknüpfen Sie Gmail über den Fabric-Marketplace, damit der KI-Assistent und die Suche Ihre E-Mails einbeziehen können. Für Verbindungen ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.

Funktioniert Fabric mit Outlook?

Ja. Outlook ist eine der E-Mail-Integrationen von Fabric und lässt sich genauso einrichten wie Gmail.

Kann ich die KI zu E-Mails befragen, ohne mein Postfach zu verbinden?

Ja. Leiten Sie die gewünschten E-Mails einfach an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weiter und befragen Sie den Assistenten anschließend in dem Ordner, in dem Sie sie abgelegt haben.

Zeigt mir die KI, aus welcher E-Mail eine Antwort stammt?

Ja. Antworten verweisen mit anklickbaren Quellen auf die jeweiligen Nachrichten, sodass Sie das Original jederzeit öffnen und den genauen Wortlaut überprüfen können.

Kann ich Fragen stellen, die sich sowohl auf E-Mails als auch auf Dokumente beziehen?

Ja. Der Assistent durchsucht Fabric und Ihre verbundenen Apps gemeinsam, und Ordner können weitergeleitete E-Mails direkt neben relevanten Dateien enthalten.

Wer kann E-Mails an meine Fabric-Adresse senden?

Ausschließlich Ihre verifizierte Fabric-Kontoadresse sowie eventuelle zusätzliche Absenderadressen, die Sie für ein Team freigegeben haben.

Kann ich einen langen E-Mail-Thread mit KI zusammenfassen?

Ja. Bitten Sie den Assistenten einfach, den Thread zusammenzufassen oder aufzulisten, was von wem entschieden wurde. Das Ergebnis können Sie bei Bedarf als Notiz speichern.

Wie geht Fabric mit meinen E-Mail-Daten um?

Integrationen nutzen den offiziellen Anmelde- und Berechtigungsdialog Ihres E-Mail-Anbieters. Wie Fabric Ihre Daten schützt, erfahren Sie auf der Datenschutz- und Sicherheitsseite. Prüfen Sie diese Bestimmungen anhand der Richtlinien Ihres Unternehmens, bevor Sie ein geschäftliches Postfach verknüpfen.

Kann ich der KI eine Frage per E-Mail senden?

Ja. Jede KI in Fabric besitzt ein eigenes E-Mail-Postfach, sodass Sie Fragen von jedem beliebigen E-Mail-Client aus senden können.