So stellen Sie einer KI Fragen zu einer Tabelle

Eine Tabellenkalkulation bringt oft eine Frage mit sich. Ihre Bank exportiert die Transaktionen eines Jahres als CSV-Datei und Sie möchten wissen, wie viel Sie für Software ausgegeben haben. Ein Kollege schickt eine Budgetmappe mit sechs Reitern und fragt, ob die Marketingausgaben gestiegen sind. Ein Umfragetool liefert Ihnen 400 Zeilen mit Antworten, und der nützliche Teil verbirgt sich irgendwo in der Freitextspalte.

Dieser Leitfaden zeigt, wie man üblicherweise Antworten aus Tabellenkalkulationen gewinnt und wie Sie eine Tabelle zu Fabric hinzufügen können, um den KI-Assistenten in natürlicher Sprache dazu zu befragen – zusammen mit den zugehörigen Dokumenten im selben Gespräch.

Wie man üblicherweise Antworten aus einer Tabelle erhält

Filter, Sortierungen und Pivot-Tabellen in Excel oder Google Sheets sind die Standardwerkzeuge, und für Menschen, die sie täglich nutzen, sind sie schnell und präzise. Für gelegentliche Nutzer kann das Erstellen einer Pivot-Tabelle zur Beantwortung einer einzigen Frage länger dauern, als die Frage wert ist, und das Ergebnis muss neu erstellt werden, sobald sich die Daten ändern.

Formeln sind der nächste Schritt. SUMMEWENN und SVERWEIS beantworten die meisten Fragen zu Summen und Übereinstimmungen, erfordern jedoch saubere Daten und Kenntnisse über den Spaltenaufbau. Freitextspalten wie Umfragekommentare oder Transaktionsbeschreibungen lassen sich mit Formeln kaum analysieren.

Viele Menschen kopieren mittlerweile Zeilen in ChatGPT oder laden die Datei in einen Chatbot hoch. Das funktioniert bei Freitextfragen gut. Allerdings fehlt der Tabelle dabei meist ihr Kontext: die Rechnungen hinter den Ausgabenposten, das Briefing, das die Budgetkategorien erklärt, oder die Vorjahresversion zum Vergleich.

Schritt 1: Fügen Sie die Tabelle zu Fabric hinzu

Fabric liest CSV- und XLSX-Dateien, und die KI kann sie interpretieren. Ziehen Sie die Datei einfach per Drag-and-Drop in die Web- oder Desktop-App, fügen Sie sie ein oder klicken Sie auf „Datei hochladen“. Exporte aus Banking-Apps, Buchhaltungstools und Umfrageplattformen liegen meist in einem dieser beiden Formate vor.

Für Tabellen in Google Sheets können Sie Google Drive über den Fabric-Marketplace verknüpfen. Die Google Drive-Verbindung synchronisiert in beide Richtungen, sodass die Datei in Fabric stets aktuell bleibt, wenn andere sie bearbeiten. Verbindungen erfordern einen kostenpflichtigen Plan. Tabellen, die als E-Mail-Anhang eingehen, können an Ihre Fabric-E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.

Schritt 2: Stellen Sie die Tabelle in ihren Kontext

Eine Zahlentabelle beantwortet mehr Fragen, wenn der Assistent erkennen kann, worauf sich die Zahlen beziehen. Erstellen Sie einen Ordner für die jeweilige Aufgabe und fügen Sie die Tabelle zusammen mit allen erklärenden Unterlagen hinzu: dem Projektbriefing, den Rechnungen oder Belegen hinter einem Ausgabenexport, der E-Mail mit den Zielvorgaben oder der Arbeitsmappe des Vorjahres.

Freelancer nutzen oft einen Ordner pro Kunde, in dem Rechnungsübersicht, Verträge und Zahlungsbelege zusammenliegen – wie in Wie man Rechnungen als Freelancer organisiert beschrieben. Die gleiche Struktur eignet sich für ein Haushaltsbudget, einen Förderbericht oder den Export einer Vertriebspipeline.

Schritt 3: Fragen zu den Daten in natürlicher Sprache stellen

Öffnen Sie im Ordner den KI-Assistenten, der seinen Fokus automatisch auf die Dateien in diesem Ordner richtet. Um das manuelle Öffnen zu überspringen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und fügen Sie ihn zum Kontext des Assistenten hinzu.

Fragen Sie genau das, wofür Sie sonst eine Formel bauen würden – so formuliert, wie Sie es ganz normal sagen würden. „Welche Lieferanten tauchen in diesem Export am häufigsten auf?“ „Was sind die häufigsten Beschwerden in der Kommentarspalte?“ „Welche Budgetposten sind höher als in der Vorjahresmappe?“ „Gibt es Transaktionen in der CSV-Datei, zu denen keine passende Rechnung in diesem Ordner liegt?“ Fragen, die Daten aus Tabellen und Dokumenten kombinieren, sind manuell am schwersten zu beantworten.

Die Antworten enthalten anklickbare Quellenangaben, sodass Sie die zugrunde liegende Datei direkt öffnen können. Bei Zahlen, die in eine Steuererklärung, einen Vorstandsbericht oder eine Rechnung einfließen, sollten Sie diese vor der Verwendung anhand der Tabelle überprüfen – genau so, wie Sie die Arbeit eines Kollegen kontrollieren würden.

Schritt 4: Mit Folgefragen verfeinern

Fragen zu Tabellenkalkulationen führen meist zu weiteren Fragen. Wenn der Assistent meldet, dass die Softwareausgaben gestiegen sind, fragen Sie, welche Abonnements dafür verantwortlich waren. Wenn er die häufigsten Umfragebeschwerden auflistet, bitten Sie um einige repräsentative Kommentare zu jedem Punkt. Jeder Schritt verfeinert die Antwort, ohne dass Sie die ursprüngliche Anfrage neu formulieren müssen.

Die verfügbaren Modelle stammen von verschiedenen Anbietern (Gemini, OpenAI, Claude, DeepSeek, Grok, Qwen und andere), alle gebündelt in einem Abonnement. Wenn Ihnen die Antwort eines Modells auf eine Datenfrage ungenau vorkommt, können Sie dieselbe Frage an ein anderes Modell stellen und die Ergebnisse vergleichen.

Schritt 5: Erkenntnisse speichern und regelmäßig wiederholen

Speichern Sie eine nützliche Antwort als Notiz ab, damit das Ergebnis direkt bei den Daten bleibt. Eine kurze Notiz wie „Q3 Softwareausgaben: Wichtigste Anstiege und Gründe“ lässt sich später leichter wiederfinden als ein Chatverlauf, und die Fabric-Suche erfasst sie anhand ihrer Bedeutung, wenn Sie in einigen Monaten danach suchen.

Wenn dieselbe Analyse jede Woche oder jeden Monat anfällt, können Hintergrund-Agenten nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan ausgeführt werden – gesteuert über einen Prompt in natürlicher Sprache, der die Aufgabe beschreibt, und mit genauer Kontrolle darüber, auf welche Ordner der jeweilige Agent zugreifen darf. Wiederkehrende Datenanalysen gehören zu den häufigsten Anwendungsfällen. Hintergrund-Agenten sind in den Plänen Pro und Team verfügbar.

Häufig gestellte Fragen

Kann die KI eine Excel-Datei lesen?

Ja. Die KI von Fabric kann XLSX- und CSV-Dateien lesen, sodass Sie Fragen zu einer Tabelle stellen können, sobald diese in Fabric hochgeladen wurde.

Kann ich der KI Fragen zu einem Google Sheet stellen?

Ja, indem Sie Google Drive verbinden. Die Verbindung synchronisiert in beide Richtungen und erfordert einen kostenpflichtigen Plan.

Muss ich Formeln beherrschen, um eine Tabelle mit KI zu analysieren?

Nein. Sie fragen in ganz normaler Alltagssprache, wie z. B. „In welchem Monat waren die Ausgaben am höchsten?“, und der Assistent antwortet auf Basis der Datei mit einem Verweis, den Sie anklicken und öffnen können.

Kann die KI Fragen beantworten, indem sie eine Tabelle und andere Dokumente zusammen analysiert?

Ja. Legen Sie beides in einen gemeinsamen Ordner und öffnen Sie dort den Assistenten. Er analysiert sämtliche Inhalte im Ordner, sodass eine Frage sowohl auf die Tabelle als auch auf die begleitenden Dokumente zurückgreifen kann.

Sollte ich den von der KI gelieferten Zahlen vertrauen?

Betrachten Sie sie als Ausgangspunkt und überprüfen Sie jede Zahl, auf die Sie sich stützen wollen, anhand der Quelldatei. Die zitierten Quellenverweise führen Sie direkt dorthin.

Kann ich die Freitextspalte in einem Umfrageexport analysieren?

Ja. Bitten Sie den Assistenten, die Kommentare nach Themen zu gruppieren oder konkrete Beispiele für eine bestimmte Beschwerde herauszufiltern.

Wie stelle ich Fragen zu meinen Kontoauszügen oder Rechnungen?

Laden Sie den CSV-Export oder die Auszüge selbst hoch und befragen Sie den Assistenten in diesem Ordner. Der Artikel Wie Sie der KI Fragen zu Ihren Rechnungen und Dokumenten stellen geht noch genauer auf private Unterlagen ein.

Kann ich im kostenlosen Plan Fragen zu einer Tabelle stellen?

Ja, mit eingeschränkter KI-Nutzung. Die Google Drive-Verbindung und die Hintergrund-Agenten erfordern kostenpflichtige Pläne. Eine Übersicht über die enthaltenen Leistungen finden Sie unter Preise.

Kann ich mit Tabellen aus meinem lokalen Dateisystem arbeiten?

Ja. Die Fabric-Desktop-App bindet Fabric unter Mac, Windows und Linux als Laufwerk ein, sodass Sie Exporte direkt in einem Fabric-Ordner speichern können.